Situações que fazem da coordenação uma tarefa muito difícil
A coordenação não pode ser obtida pela força ou imposta pela autoridade. Alcançar a coordenação por meio de ordens é um exercício fútil. Existem situações ou problemas que dificultam a coordenação.
1. Objetivos mal definidos e compreendidos:
Será impossível conseguir a coordenação se os objetivos da empresa não estiverem claramente definidos. Cada indivíduo e cada departamento deve entender o que é esperado deles pela organização. A alta gerência deve declarar claramente os objetivos para a empresa como um todo. Os vários planos formulados na empresa devem ser inter-relacionados e projetados para se encaixarem. Só então a organização pode ser coordenada.
2. Divisão indevida do trabalho:
A divisão do trabalho é um dos requisitos mais importantes da organização eficaz. Se as tarefas não forem diferenciadas e atribuídas aos indivíduos de acordo com suas habilidades e qualificações, será muito difícil coordenar as atividades da empresa.
3. Organização estruturada em III:
Quando o grau de formalização, extensão do grau de controle de centralização, etc. não são claramente entendidos e as atividades não são adequadamente departamentalizadas, uma organização muito mal estruturada emergirá dificultando a coordenação.
4. Linhas de autoridade definidas em III:
A coordenação nunca pode ser alcançada se as linhas de autoridade não estiverem claramente definidas. A autoridade deve ser delegada de forma clara. O indivíduo deve saber o que é esperado dele por seu (s) superior (es). Uma vez que a autoridade é aceita, o subordinado deve ser responsabilizado pelos resultados, em sua área de trabalho. Não deve haver espaço para sobreposição de autoridade e desperdício de esforço (s).
5. Comunicação deficiente:
Um fluxo suave de comunicação bidireccional é um pré-requisito de coordenação, se as redes de comunicação não forem desenvolvidas, uma empresa nunca poderá ser coordenada. O contato pessoal é geralmente considerado o meio mais eficaz de comunicação para se conseguir a coordenação. Outros meios de comunicação, como registros, relatórios, também podem ser usados para fornecer informações oportunas e precisas a vários grupos em uma organização.
6. Liderança ineficaz:
Segundo McFarland, a coordenação real só pode ser alcançada através de uma liderança eficaz. A alta administração, para esse fim, deve ser capaz de fornecer:
(i) um ambiente de trabalho propício,
(ii) alocação adequada de trabalho,
(iii) incentivos para o bom trabalho, etc. Deve persuadir subordinados, ter identidade de interesses e adotar uma perspectiva comum.