Enchimento de escritório: assunto e recursos
Leia este artigo para saber mais sobre o Office Filing. Depois de ler este artigo, você aprenderá sobre: 1. Assunto do arquivamento no escritório 2. Características do arquivamento no escritório.
Subject Matter de arquivamento no escritório:
Um arquivo é um contêiner no qual papéis e documentos são inseridos para preservação. Tal preservação é necessária para referência, orientação, evidência e história. O arquivamento deve ser feito de maneira sistemática, classificada, metódica, organizada, segura e definida.
Sistemática:
Existem dois sistemas de arquivamento - centralizado e descentralizado. Ambos os sistemas têm vantagens e desvantagens. Uma escolha tem que ser feita.
Classificado:
Os arquivos podem ser classificados de diferentes maneiras - em termos de assunto, em termos de território, partido ou nome, ou uma combinação de dois ou mais dos itens acima. Os nomes podem ser classificados em ordem alfabética, numérica ou alfabética-numérica.
Metódico:
Existem diferentes métodos para manter os arquivos - horizontal, lateral e vertical. Qualquer método deve ser adotado.
Arrumado:
Papéis, documentos, etc. devem ser inseridos de maneira ordenada, para que pareçam limpos e se tornem mais protegidos.
Garantido:
Os arquivos devem ser mantidos por muito tempo e, às vezes, por um tempo muito longo. Os arquivos, portanto, devem ser mantidos de maneira segura. Eles devem ser protegidos contra roubo ou destruição por fogo, insetos, etc. Nos dias atuais, vários tipos de armários estão disponíveis para o propósito.
Definido:
A localização de cada arquivo deve ser definida para que possa ser encontrada no menor tempo possível.
Recursos do arquivamento no escritório:
O arquivamento como parte da função de gravação de um escritório possui os seguintes recursos distintivos:
(1) equipamento:
A operação de arquivamento precisa de uma variedade de equipamentos: os arquivos ou pastas, prateleiras, prateleiras ou armários, bandejas e cestos, cartões diferentes (cartões de guia ou cartões de indexação), etc. A maioria dos equipamentos tem especificação.
(2) Método:
Existem diferentes métodos para manter os arquivos - horizontal, lateral e vertical. O método vertical ou o método mais recente é o melhor.
(3) Procedimento:
Passo a passo, certas operações devem ser seguidas desde a obtenção do pedido para o preenchimento de um papel e, finalmente, a destruição ou a limpeza.
(4) Pessoal:
Pessoal especialmente treinado é necessário para realizar o trabalho.
(5) Princípios:
Existem certos princípios que devem ser seguidos para arquivamento eficiente.
(6) Indexação:
O arquivamento deve ser acompanhado de indexação para completar as operações.
