Manual de Orçamento e Vantagens do Manual de Orçamento
Manual de orçamento e vantagens do manual de orçamento!
Manual de orçamento:
Um manual de orçamento estabelece os detalhes da estrutura organizacional, os procedimentos e programas de rotina a serem seguidos para o desenvolvimento de orçamentos para vários itens e os deveres e responsabilidades dos executivos em relação à operação do sistema de controle orçamentário.
O CIMA London define um manual de orçamento como “um cronograma ou livreto de documentos que define, inter alia, as responsabilidades das pessoas envolvidas na rotina e os formulários e registros necessários para o controle orçamentário”. Assim, é um documento escrito que orienta os executivos na elaboração de vários orçamentos. Os orçamentos devem ser elaborados tendo em vista os objetivos da organização indicados no manual do orçamento.
A responsabilidade e as funções de cada executivo em relação à orçamentação são anotadas no manual do orçamento para evitar duplicações ou sobreposições de responsabilidades. As etapas e os métodos para o desenvolvimento de vários orçamentos e o método de relatar o desempenho em relação ao orçamento são registrados no manual do orçamento.
Em suma, é um documento escrito que dá tudo relacionado à preparação e execução de vários orçamentos. Deve ser claro e não deve haver ambiguidade. O manual é dividido em seções separadas para que cada gerente possa ser emitido apenas aquela seção apropriada ao seu trabalho e responsabilidades.
A seguir, alguns dos assuntos mais importantes abordados em um Manual de Orçamento:
1. Introdução e breve explicação dos objetos, benefícios e princípios do controle orçamentário.
2. Organograma com os títulos de diferentes funcionários com explicação completa dos deveres de cada um para o sistema operacional e preparação de orçamentos departamentais e funcionais.
3. Uma declaração mostrando a responsabilidade e autoridade dada a cada gerente para aprovação de orçamentos, comprovantes e todos os outros formulários e documentos que os autorizem a gastar o dinheiro. A autoridade para conceder aprovação deve ser claramente indicada.
4. Todo o processo do programa orçamentário, incluindo a tabela de horários para relatórios periódicos. Uma agenda deve ser desenhada para isso.
5. Finalidade, forma da amostra e número de cópias a serem usadas para cada relatório e declaração. Os centros orçamentais envolvidos também devem ser indicados de forma clara.
6. A duração dos períodos orçamentais e os períodos de controlo devem ser claramente indicados.
7. O procedimento a ser seguido em todo o sistema deve ser explicado em termos claros.
8. Um método de contabilidade e controle de despesas.
9. Esboço dos principais orçamentos e suas relações contábeis.
10. Explicação dos principais orçamentos.
Vantagens do Manual de Orçamento:
A seguir estão vantagens derivadas do uso de um manual de orçamento:
(a) Todo mundo sabe por escrito que qual é o seu papel, o que deve ser feito e como deve ser feito no sistema de controle orçamentário.
(b) Como tudo está escrito, a ambiguidade é evitada e a dependência da memória é eliminada.
(c) Como um dos objetivos da orçamentação é a comunicação, é importante ter um manual de orçamentos para que todos na organização possam consultá-lo para orientação e informação sobre o processo orçamentário.
