Necessidade de Sistema de Informação de Recursos Humanos em Organização Moderna (HRIS)
A fim de conduzir pesquisa de pessoal e auditoria de pessoal e contabilidade de recursos humanos, o gerente de pessoal exige muitos dados relacionados aos funcionários que trabalham na organização.
No entanto, o sistema de registros manuais é considerado inadequado e insuficiente para atender aos requisitos de informação de uma organização empresarial moderna. Em outras palavras, a dificuldade em manter e as deficiências do sistema de registros manuais podem ser declaradas como as razões básicas como a necessidade de SIRH. Estes são elaborados posteriormente.
A dificuldade aqui refere-se aos dados volumosos sobre os funcionários, o que não é viável rastrear manualmente. Além disso, os dados precisam ser atualizados de tempos em tempos, o que torna o trabalho administrativo bastante trabalhoso e dispendioso. Alastair Evans afirma o custo, a precisão, a fragmentação, a duplicação e a dificuldade de análise como algumas das dificuldades associadas ao sistema de registros manuais.
A transferência manual de dados de um registro para outro aumenta a chance de erro que afeta a precisão e a confiabilidade dos dados mantidos. As inscrições podem ser passadas duas vezes; os dados podem ser transferidos para documentos errados, causando confusão.
Como os dados / informações são mantidos de forma fragmentada, ou seja, os registros manuais são mantidos em locais separados, administrados por pessoas diferentes em departamentos diferentes, informações completas de um funcionário não estão prontamente disponíveis em um local central. Isso dificulta o processo de tomada de decisão da organização. O mesmo sublinha a necessidade de HRIS.
Venkata Ratnam e Srivastava declararam três propósitos como a necessidade de HRIS:
1. Para armazenar dados e informações para cada funcionário para referência imediata.
2. Fornecer uma base para a tomada de decisões em questões cotidianas de pessoal (por exemplo, concessão de licença), bem como para planejar, orçar, implementar e monitorar uma série de funções de recursos humanos.
3. Fornecer dados / retornos ao governo e outro público.
Hemendra Verma, consultora de software, realizou uma pesquisa e destacou a necessidade de HRIS para os seguintes propósitos:
1. Verificou-se que há muito pouco tempo alocado no tratamento de informações em relação à função de RH, pode ser por causa do tempo necessário para lidar com a informação abundante.
2. Há uma falta de informação sobre recursos humanos na indústria em todos os níveis.
3. O SIRH ajudaria a alcançar a “igualdade” em áreas como promoção, transferência, nomeação, etc.
4. A HRIS ajuda a liquidar as quotas dos empregados a tempo, com respeito a fundos de pensão, aposentadoria, gratificação, LT C. e remuneração por licença, etc.
5. Uma vez que o perfil de uma pessoa é inserido no computador, recuperando as informações torna-se mais fácil e também envolve menos custos e diminui as chances de erros.
Algumas pessoas usam dois termos, dados e informações de forma intercambiável. Mas há uma distinção entre os dois conceitos. Os dados são números brutos e não analisados e fatos sobre eventos, enquanto a informação é a forma de dados analisada e organizada.
Por exemplo, o montante do lucro líquido é um dado porque nenhum significado pode ser atribuído ao valor absoluto do lucro líquido. Mas, o lucro é expresso como uma porcentagem das vendas, ele transmite determinado significado e é chamado de informação. N. Upadhya distinguiu de forma muito concisa os dados da informação, afirmando: “Dados organizados significativos podem ser definidos como informação”.
Antes de definirmos o HRIS, parece na adequação do contexto definir primeiro - Management Information System (IMS). A MIS é uma estrutura formal, geralmente informatizada, para fornecer informações gerenciais relacionadas a operações internas e fatores externos para facilitar o processo de tomada de decisões.
Agora, aplicando este conceito no contexto de HRM, o HRIS pode ser definido da seguinte forma:
O HRIS é uma forma sistemática de armazenar dados e informações para cada funcionário para auxiliar no planejamento, na tomada de decisões e no envio de devoluções e relatórios para as agências externas.
