Proteção de informações confidenciais por acordos de não divulgação (NDAs) e processos internos

Proteção de informações confidenciais de uma empresa por meio de Contratos de Não Divulgação (NDAs) e Processos Internos!

A importância dos segredos comerciais aumentou nesta era da informação moderna. Além disso, a quantidade de dados e informações classificadas como confidenciais aumentou. Informações confidenciais podem estar relacionadas a fórmulas de produtos, documentos de processos de negócios, listas de clientes, documentos financeiros e informações bancárias.

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No decorrer de seu trabalho, os funcionários são expostos a informações de natureza confidencial. Miller (2000) destacou o papel dos profissionais na partilha de conhecimento tácito quando se deslocam de uma empresa para outra. É preciso ter cuidado para garantir que eles não exponham informações confidenciais também.

Muitos fornecedores e clientes também estão expostos aos segredos da empresa, especialmente em um empreendimento empresarial que tem poucos clientes ou fornecedores que podem estar trabalhando muito próximos do empreendimento.

No caso de joint ventures com empresas estrangeiras ou mesmo se o empreendimento tiver algumas empresas multinacionais como clientes, o empreendimento terá que cumprir as leis estrangeiras e é provável que seja responsável por violações relativas à divulgação de informações confidenciais que lhes são reservadas. Por exemplo, recentemente, vários funcionários do call center foram pegos tentando vender informações confidenciais de clientes.

A estratégia para garantir proteção a informações confidenciais envolve o uso de Acordos de Não Divulgação (NDAs) e fortes processos internos.

Acordos de não divulgação (NDAs):

Os NDAs são celebrados com os funcionários, mas também podem ser usados ​​no caso de fornecedores, clientes e potenciais financiadores. Para ser eficaz na finalidade pretendida, um NDA deve ter os seguintes elementos:

1. Um NDA deve definir quais informações são confidenciais.

2. Deve haver cláusulas sobre restrições à divulgação, cópia e uso de informações.

3. Deve haver cláusulas sobre restrições ao uso de informações no emprego e no término do emprego. No caso de fornecedores, financiadores, etc., restrições durante o período de associação e posteriormente.

4. Deve mencionar os requisitos relativos ao retorno de documentos confidenciais e documentação após o término da associação.

5. Deverá ter especificação de cláusulas penais como retenção de salário, imposição de multas, etc.

6. A adição de uma cláusula de não concorrência em um NDA impede que funcionários e fornecedores criem empresas concorrentes ou ajudem os concorrentes. No entanto, cláusulas de não concorrência muito rigorosas não serão mantidas em um tribunal e serão julgadas improcedentes.

7. Também deve ser tomado cuidado para garantir que os funcionários não violem os direitos de terceiros, usando suas informações confidenciais para o seu próprio negócio. Por exemplo, um novo recruta pode usar a lista de clientes confidenciais do seu empregador anterior para fazer campanhas de vendas para o seu produto. Os funcionários devem ser obrigados a indenizar o empreendimento em caso de tais violações.

Processos Internos:

Deve haver fortes controles internos e processos para proteger informações confidenciais. Há uma série de medidas proativas que um empreendimento pode tomar para garantir que as chances de uma violação sejam mínimas. Algumas dessas etapas são discutidas aqui:

1. Os funcionários devem ser obrigados a perceber sua responsabilidade de proteger o material confidencial. A empresa também pode informar os funcionários e outras pessoas sobre as implicações legais da violação da confidencialidade dos segredos comerciais.

2. Os funcionários devem ser educados para identificar material confidencial.

3. Os dados e informações confidenciais devem ser marcados como tal, indicando claramente para quem é a informação pretendida.

4. O acesso a material sensível ou áreas sensíveis do local de trabalho deve ser restrito em uma base de necessidade de conhecimento.

5. Interações e divulgação para terceiros devem ser canalizadas através de funcionários responsáveis ​​especificados.

6. Ao sair de uma organização, um funcionário deve ser lembrado de suas obrigações com relação a informações confidenciais por meio de uma entrevista de saída. O funcionário deve ser solicitado a assinar um documento reafirmando sua obrigação. Da mesma forma, quando um fornecedor encerra sua relação com a empresa, uma reunião pode relembrar o fornecedor da confidencialidade das informações a que ele / ela foi exposto e de suas obrigações contratuais de manter a confidencialidade.