Organização e Métodos (O & M): Significado e Aceitação

Leia este artigo para aprender sobre o significado, aceitação, necessidade, objetivos, princípios e etapas da Organização e Métodos (O & M).

Significado da Organização e Método (O & M):

O & M tem sido reconhecido há muito tempo como uma parte importante da gestão de escritórios em muitos países, incluindo a Índia.

O termo “O & M” pode ser descrito como as atividades do grupo de pessoas no governo ou outros órgãos públicos ou em empresas privadas, que são solicitadas a aconselhar administradores ou gerentes sobre questões de organização e método, de modo a aumentar a eficiência. do trabalhador, do trabalho pelo qual o gerente é responsável - fornecendo um serviço melhor ou mais barato, ou ambos.

Aceitação de O & M:

O trabalho de O & M é conselho. Portanto, o sucesso da O & M dependerá do grau em que ou para o qual um conselho é aceito pelos gerentes de escritório.

A aceitação do conselho depende de três fatores:

1. O trabalho intrínseco do conselho.

2. A habilidade do pessoal de O & M em formular o conselho e aceitá-lo.

3. O valor que o gerenciamento atribui ao trabalho de O & M.

Necessidade de O & M:

Surgiria uma questão sobre por que o O & M deve ser adotado no escritório.

Tendo entendido o que é O & M, as razões pelas quais ele deve ser adotado são explicadas:

1. O funcionário de O & M traz um frescor e independência de visão que, juntamente com o conhecimento do administrador, podem lançar uma nova luz sobre os problemas.

2. Ele foi treinado em técnicas especializadas de investigação.

3. Ele tem mais oportunidade de testar idéias contra a experiência do trabalho SIMILIAR feito em outro lugar.

4. Ele normalmente se concentra em um trabalho e dedica tempo suficiente para a investigação e os pensamentos, enquanto o administrador tem que DESVIAR sua atenção entre muitos assuntos, a maioria dos quais tende a parecer mais urgente do que o problema de organização ou método.

5. Sendo independente em ação, ele está em condições de prosseguir qualquer linha de investigação frutífera e, sendo uma parte da organização, ele não precisa ter nenhum preconceito em favor da prática estabelecida ou ser influenciado pela relação de pessoal.

6. Ele não está confinado em uma seção ou divisão, mas abrange toda a organização como um todo.

Objetivos da O & M:

Os objetivos ou objetivos da O & M são:

1. Para trazer uma consciência na equipe.

2. A eliminação de resíduos em todas as atividades é o objetivo principal de O & M.

3. Melhoria do serviço prestado pelo trabalho de escritório.

4. Codificação do procedimento de trabalho.

5. Melhoria na precisão.

6. Melhoria no fluxo de trabalho.

7. Melhoria da produção de trabalhos existentes.

Princípios de O & M:

Os seguintes são os princípios orientadores da O & M:

1. Princípio do Trabalho de Fluxo:

É necessário que o trabalho flua para o empregado de maneira regular. Os fluxos irregulares de trabalho, por vezes, são muito pesados e, em outros momentos, insignificantes, tendendo a causar um sentimento de desânimo aos funcionários. Ele nunca tem a sensação de 'subir no topo do mundo'. Um fluxo uniforme de trabalho é, portanto, desejável.

2. Princípios da 'Promoção' da Participação de Todos os Funcionários:

Este é o básico para o sucesso de qualquer atividade em qualquer organização, mais ainda no caso de O & M, que envolve mudanças, inovações, melhorias que podem ser apresentadas por muitos funcionários. É necessário promover um sentimento de participação de todos os funcionários.

3. Princípio da Redução de Distância :

Os papéis e as pessoas no escritório devem seguir o caminho mais curto. Rotas longas e sinuosas são um desperdício em termos de esforço, dinheiro e eficiência. O oficial de O & M deve estudar as rotas tomadas por homens e papéis e reorganizá-los de uma maneira que eles percorram a menor distância.

4. Princípio de Dominação das Atividades de Trabalho:

Sempre que possível, a recópia deve ser evitada e as atividades do trabalho devem ser combinadas. Em certos tipos de trabalho, a re-cópia ocorrerá, mas todo e qualquer sistema e tipo de trabalho deve ser estudado pelo oficial de O & M e a combinação do trabalho deve ser feita.

5. Princípio da essencialidade:

Cada atividade deve ser justificada por sua essencialidade e as desnecessárias devem ser eliminadas. O princípio das essencialidades visa minimizar os elementos não produtivos que devem ser reduzidos a um mínimo absoluto e os chamados elementos produtivos de um procedimento devem ser maximizados.

Passos Envolvidos no Trabalho O & M:

O trabalho de O & M passou a significar uma atividade importante em uma organização e muitos livros foram escritos sobre o assunto.

Nós nos confinaremos aos passos básicos:

1. Seleção do Trabalho ou Tarefas:

Pode haver muitas áreas que podem ser adequadas para O e M. No entanto, todo o trabalho não pode ser feito ao mesmo tempo, apenas um limitado pode ser submetido à investigação O e M. Seria apropriado consultar o gerente do escritório, a filial ou o chefe do departamento, antes que a tarefa seja considerada mais adiante.

2. O Formulário de Inquérito :

Os seguintes fatores estão levando em conta com referência à consulta:

a) Verificação do objetivo

b) Especificação de responsabilidades e deveres

d) O sistema e o método utilizado

e) A medição do trabalho

f) Cálculo do custo do trabalho

g) Emprego de máquinas e equipamentos de escritório

h) Movimento e esforço físico

(i) condições de trabalho

(j) Desenho de formulário.

Vamos discutir brevemente cada ponto:

(a) Verificação de Propósito:

A forma de investigação pode ser decidida apenas com um propósito. O oficial do OCM deve obter dos interessados uma declaração de propósito de cada parte separada da atividade ou procedimento que está sendo revisado.

(b) Especificação de deveres e responsabilidades:

É necessário preparar uma especificação correta de deveres e responsabilidades do povo. Isto, evidentemente, é uma tarefa muito difícil, pois nem sempre é fácil dar uma imagem clara e uma definição de deveres e responsabilidades das pessoas.

(c) Necessidade do usuário ou cliente:

Os procedimentos e ações do escritório devem ser estudados não apenas do ponto de vista daqueles que estão engajados neles, mas também do ponto de vista dos clientes - seja um membro do público em geral, uma seção específica do povo ou um grupo de uma organização empresarial.

(d) Sistema e o Método Utilizado:

Os sistemas de escritório e os métodos usados devem ser estudados no contexto do objeto para o qual foram adotados. Um esforço deve ser feito para descobrir a maneira mais simples de se fazer um trabalho.

e) Medição do trabalho:

Medindo o trabalho, ou seja, medindo a quantidade de trabalho realizado em um período de tempo selecionado, pode-se obter as informações precisas sobre o volume, a incidência, a frequência e a realização do trabalho e a velocidade na qual ele é realizado.

(f) Custeio do Trabalho:

O custo do trabalho é uma indicação muito útil de eficiência. O estudo O e M deve fazer uso deste conceito para facilitar a comparação.

g) Emprego de Máquinas e Equipamentos para Escritórios:

Um inquérito deve ser feito das máquinas de escritório e do equipamento usado para examinar os procedimentos envolvidos.

(h) Movimento e Esforço Físico:

Embora a maioria dos funcionários que trabalham em um escritório usem cérebro ao invés de força, uma quantidade mínima de esforço físico também está envolvida, por exemplo, para manuseio de papéis, movimentação de arquivos, uso de máquinas, movimentos ocasionais de móveis etc.

A forma de investigação envolve a redução de fadigas, devido ao esforço físico, fluxo suave do trabalho, elaborando rotas mais curtas possíveis para o fluxo de papéis e movimento de pessoas etc.

(i) Condições de Trabalho:

É bem conhecido que condições de trabalho adequadas são propícias ao trabalho. O escritório de O e M deve descobrir as situações e os trabalhos em que os padrões mais elevados de condições de trabalho do que aqueles normalmente previstos para o trabalho devem ser observados para promover a eficiência. É necessário prestar mais atenção às unidades da máquina para minimizar seu efeito sobre os trabalhadores envolvidos e as pessoas que trabalham nas unidades próximas.

(j) Design de formulário:

Formulários são parte muito importante do trabalho de escritório. O O & M oficial deve estudar os procedimentos para os quais os formulários foram projetados para que sugestões adequadas possam ser feitas.

3. Análise de como o trabalho é organizado:

Neste método, os seguintes fatores desempenham um papel importante:

(a) A estrutura da organização.

(b) Planejamento e controle da organização.

(d) Classificação dos funcionários - por exemplo, promoções, transferências, etc.

(e) Gestão de pessoal.

Imensos estudos devem ser feitos pelo O e M nos pontos sugeridos acima.

4. Recolha de factos e números:

Este trabalho deve ser feito de forma econômica e seletiva. É inútil ir em busca de fatos cegos que resultem na coleta de dados que não podem ser usados adequadamente. Somente aqueles fatos devem ser coletados que sejam relevantes para o propósito. O oficial O e M terá que empregar seus julgamentos e experiência para determinar os fatos a serem coletados. Ao obter os fatos, não basta anotar o que aconteceu.

Os seguintes fatores estão envolvidos no processo:

(a) Método de obtenção da informação

b) Gravação de informações

(d) A natureza, quantidade, propósito e as pessoas que fazem o trabalho.

5. O Estudo de Dados e Formando a Conclusão:

O próximo passo em O e M relaciona-se ao estudo de dados e à formação de conclusão. Pensar e raciocinar não deve limitar-se a nenhum estágio específico de designação.

As etapas a seguir estão envolvidas no estudo dos dados:

(a) Estudando os dados

(b) Aproveitando a experiência e o conhecimento

Ferramentas estatísticas, como análise de regressão, análise de co-relação, análise de fatores etc., também são usadas para extrair as interpretações, etc., e para chegar a uma conclusão.

6. Formulando Proposta e Buscando Arranjos:

Uma proposta, para ser aceitável, deve possuir os seguintes recursos:

(a) Deve ser prático.

(b) A proposta deve ser bem testada. Se não for assim, o departamento encarregado de implementar a proposta deve fazê-lo de bom grado e sem qualquer dificuldade.

c) As propostas, sempre que necessárias, devem ser apoiadas por gráficos, diagramas, etc.

7. Escrevendo o relatório O e M:

A redação do relatório O e M é a culminação do inquérito O e M.

Ao escrever o relatório O e M, seria útil ter em mente os seguintes pontos:

(a) Discussões

(b) Destinatários

c) Relatórios intercalares formais

(d) Decidir sobre a natureza e a forma do relatório

e) A estrutura do relatório.

8. Apresentação de um relatório formal:

Uma vez que o relatório tenha sido finalizado de forma adequada e formal, ele deve ser enviado sem demora, porque os fatos ficam desatualizados. Ao enviar o relatório, seria essencial descobrir o número de cópias que devem ser preparadas para o propósito. O relatório deve ser submetido aos executivos que o encomendaram.

9. Implementações:

A tarefa dos oficiais O e M não termina necessariamente com o relatório.

Ele tem que se associar à implementação do relatório e uma ação adicional pode ser necessária no seguinte:

(a) Mudanças de procedimento simples são dadas no relatório, mas quando mais informações são necessárias, o oficial de O e M deve vir em auxílio da pessoa em questão.

(b) Quando mudanças substanciais dos procedimentos estiverem envolvidas, as recomendações devem ser formuladas em detalhes. O O & M oficial deve prestar toda a ajuda possível na implementação de grandes mudanças de procedimentos em relação a máquinas e equipamentos, formulários e artigos de papelaria, layout, treinamento e informações, e programas e cronogramas.

(c) Onde procedimentos especializados estiverem envolvidos, seria sábio para a administração unir o pessoal de O e M para sua implementação.

(d) Para esclarecer mal-entendidos sobre as outras recomendações, pode ser desejável que o pessoal de O e M esclareça os pontos de recomendação.

10. Revisão:

O e M trabalho requer uma revisão constante e acompanhamento do resultado das atribuições que ajudará todos os interessados a formar um amplo julgamento sobre o fracasso ou sucesso do trabalho O e M. Ao fazer o julgamento, os fatores do escritório devem ser levados em consideração, e a equipe e a equipe de revisão do O e M devem examinar mais de perto e objetivamente o seu trabalho.

Pode prevenir e reduzir as reivindicações por pessoal extra, máquinas e algumas recomendações, embora não imediatamente aceitas, podem mais tarde ser vistas como tendo tido uma influência útil na organização do trabalho.