Formas modernas de comunicação - fax, e-mail e videoconferência

Formas modernas de comunicação - fax, e-mail e videoconferência!

Os avanços tecnológicos das últimas décadas possibilitaram a transmissão de mensagens impressas, imagens e até performances ao vivo para todos os que chegam ao mundo com velocidade.

Com um único toque, você pode enviar comunicações para vários destinos. Não apenas grandes casas de negócios, mas até mesmo pequenas e médias empresas as utilizam em seu dia-a-dia. Entre esses meios estão fax, internet / e-mail e videoconferência.

Fax:

Assim como o telefone convencional transporta voz, um aparelho de fax ou fac-símil carrega mensagens impressas (palavras e imagens em formato de fotocópia) do instrumento emissor para o instrumento receptor.

O remetente de uma mensagem de fax prepara a cópia em uma folha (geralmente não maior que o tamanho A4) que pode ser alimentada na máquina de fax. Ele disca o número de destino, obtém o tom de fax e alimenta a mensagem na máquina.

A mensagem impressa é convertida em sinais eletrônicos à medida que o papel passa pela máquina de fax. Essa mensagem é recebida da mesma forma na outra extremidade do rolo de papel que está conectado à máquina.

As máquinas de fax podem ter esses recursos adicionais:

(A) ativação remota:

O proprietário pode usar um dispositivo de controle remoto para operar a máquina.

Apesar da falha de energia:

(B) O aparelho de fax pode ser feito para funcionar mesmo durante uma falha de energia.

(C) Memória:

A mensagem enviada pode ser retida na memória da máquina. No final do recebimento, na ausência de papel, a mensagem pode ser gravada na máquina para o desenvolvimento de uma impressão posterior.

(D) secretária eletrônica:

Na extremidade de recepção, não precisa haver um operador para receber mensagens de entrada. Eles são recebidos automaticamente.

Vantagens:

(A) O fax permite uma transmissão precisa de um documento, incluindo fotos e manuscrito. Faxes coloridos também são uma possibilidade.

(B) Fax pode ser enviado através de um computador, caso em que é restrito às mensagens criadas no computador.

(D) Os faxes são admissíveis como prova no tribunal. A este respeito, eles são superiores ao email.

(E) Com o recurso de discagem repetida, um número ocupado pode ser alcançado assim que ficar livre.

Desvantagens:

(a) É caro comparado ao email e post.

(b) Às vezes a recepção é borrada devido a defeitos do canal ou falha mecânica em qualquer extremidade.

(c) No final do remetente ou do destinatário, o documento para pessoas erradas pode ser exposto. Por isso, muitas vezes é difícil manter sigilo no envio e recebimento de uma mensagem de fax.

(d) No final do recebimento, a mensagem é impressa ao custo do recebedor. No caso de mensagens indesejadas, o receptor deve arcar com o custo.

Mensagens de fax de amostra:

Existem novas convenções sobre a elaboração e o envio de uma mensagem de fax. Existe uma tendência para minimizar o espaço vertical da letra.

Se uma carta comercial for enviada por fax, ela será formatada de uma das seguintes maneiras:

Número de fax do espécime 1:

Corporação ABC:

1, MG Road, Nagpur

Mensagem de fax:

Para LMN Inc., Mumbai

De José De Cunha

Assunto Deficiência na sua remessa

Data 4 de julho de 2011

Página / s 1

Gostaríamos que você tome nota imediata do déficit em sua remessa datada de 01 de julho de 2011 para nós, que deveria conter 40 bacias de aço inoxidável, mas contém apenas 30. Nós confiamos que você irá verificar com a sua seção de despacho e fazer o bem o déficit com a maior brevidade. Por favor confirme por um fax.

José De Cunha

Gerente de compras

Número de fax do espécime 2

Importadores e Exportadores Apex:

1244 Dock Yard Street, Mumbai.

Mensagem de fax:

Para Kiran Jhaver Inc. De Raj Desai

Fax No. AIE / 233 Assunto Extensão de L / C

Data 30 de junho de 2011 Páginas 2, incluindo esta

Conforme solicitado por você, organizamos a prorrogação da L / C com data de 1º de janeiro de 2011, com vencimento em 30 de junho, até 31 de julho de 2011. Uma cópia dela está sendo enviada ao lado. Esperamos que você tire proveito disso e envie as roupas dentro desta data. Caso não seja possível, seremos obrigados a cancelar o pedido. Por favor, mantenha-se em contato e informe o progresso no envio do pedido.

Raj Desai

Dy. Diretor Geral

Internet e e-mail:

A Internet é uma rede internacional de computadores que conecta computadores de setores como agências governamentais, empresas, instituições educacionais e indivíduos. Ele recebe informações, armazena e permite que sejam lidas satisfazendo certas condições.

Provedores de serviços de Internet (ISPs) permitem criar um ID de e-mail grátis, na esperança de recuperar o custo através dos anúncios aos quais o usuário é exposto durante o uso do e-mail. Um endereço de e-mail típico lê [protegido por e-mail]. Alguns outros ISPs são bsnl, yahoo, hotmail e Gmail.

Observe o uso de apenas e-mails de letras minúsculas (pequenas) em IDs.

Toda vez que o usuário quiser enviar mensagens ou checar o e-mail recebido, ele pode acessar sua identidade digitando uma senha que torna a conta de e-mail privada. No entanto, depois de ter enviado para o mecanismo de e-mail você não sabe quem pode ler esta informação "privada" longe. Como tal e-mail não garante 100% de sigilo.

Vantagens:

(a) O e-mail é de longe o meio mais rápido e barato de enviar informações impressas (tanto verbais quanto não verbais). Com um clique do botão, centenas de páginas de informações podem ser enviadas para centenas de endereços de e-mail em todo o mundo (a serem observadas pelos destinatários ao verificar a correspondência recebida ou a caixa de entrada).

(b) Nenhum papel é necessário. As mensagens podem ser criadas diretamente no computador e adicionadas de diferentes arquivos de computador, CDs, disquetes, etc.

(d) É informal e permite que o remetente permaneça anônimo (já que ele pode usar qualquer nome como seu ID de e-mail. Por exemplo, JK Singh pode usar udankhatola como seu nome de e-mail).

(e) Organizações e editoras tomam conhecimento das mensagens enviadas via e-mail. Jornais e revistas imprimem cartas enviadas via e-mail.

(f) Contanto que você carregue sua senha com você, você pode abrir sua conta de e-mail em qualquer computador no mundo que tenha essa facilidade. Você continua desimpedido, mesmo com um celular. Você pode simplesmente entrar em um cybercafé, pagar o aluguel e usar o email. E-mail é extraordinariamente portátil.

(g) Você pode ter um catálogo de endereços em sua conta de e-mail, gravar os e-mails recebidos e editá-los, e assim por diante.

(h) Quando você responde a uma mensagem de e-mail, a mensagem do remetente é enviada automaticamente de volta a ele para pronta referência.

(i) Como necessidade humana e guia de imaginação, mais inovações são possíveis.

(j) Email pode habilitar uma conferência eletrônica em andamento. Pessoas em todo o mundo podem “conhecer” na internet e conferir um tópico de interesse comum.

(k) O receptor não precisa responder de uma só vez como no telefone, mas pode levar o seu tempo. O envio de emails ajuda a evitar uma interface direta.

(l) Em uma organização, um subordinado pode rapidamente e diretamente alcançar um superior no email. O e-mail torna a organização mais democrática (já que os indivíduos têm mais chances de serem ouvidos pela pessoa adequada, mesmo que estejam vários níveis acima).

Desvantagem:

(i) E-mail, por causa do potencial anonimato, continua sendo um canal informal de comunicação.

(ii) Excesso de uso e inundação de mensagens indesejadas (especialmente de anunciantes) é uma grande desvantagem deste sistema. A menos que tenhamos o cuidado de bloquear anúncios indesejados, encontraremos a caixa de entrada cheia de ofertas que talvez sejam duvidosas e insinceras. Passar por e-mails é um dos maiores problemas para aqueles que dependem de e-mail para suas necessidades de comunicação.

(iii) Um não pode ser privado enquanto estiver usando o computador para enviar por e-mail. Nesse sentido, o sigilo é perdido.

(iv) Caso o destinatário não consiga abrir sua conta de e-mail assim que uma mensagem for recebida, a mensagem não poderá funcionar para ele.

Diretrizes para o uso de email:

E-mail é um meio novo e peculiar de comunicação, trazendo em suas próprias convenções:

(1) Sua mensagem de e-mail pode ser lida por mais pessoas do que o pretendido. Então você tem que tomar cuidado.

(2) Na mensagem de e-mail deve ter todos os elementos de boa composição como brevidade, clareza, cortesia.

(3) Você pode usar o mecanismo de verificação ortográfica do computador para garantir a ortografia correta.

(4) O formato de e-mail no computador fornece para enviar e mencionar cc (cópia carbono) e linha de assunto. Estes podem ser escritos para a conveniência do receptor.

(5) Se um único email contiver mensagens para várias seções de uma organização, elas podem ser separadas no estágio de composição.

(6) Você não deve usar todas as maiúsculas para escrever uma mensagem, pois isso parece estranho e rude.

(7) Ao responder a uma mensagem, apenas a parte essencial dela pode ser citada e o restante excluído.

(8) Você pode criar a mensagem em um programa diferente (como o WordPad ou o bloco de notas) e transferi-la para o seu email.

(9) Se você revisar na tela do computador, seja extremamente cuidadoso.

Pode-se notar que a data e a hora da transmissão da mensagem e a identificação do remetente são automaticamente transmitidas por e-mail. Ainda é costume escrever o seu endereço de e-mail no corpo da mensagem de e-mail.

O código de e-mail é fornecido no corpo da mensagem, especialmente quando você convida uma resposta com um código diferente. Se houver um intervalo de tempo entre a composição de uma mensagem e o envio, por qualquer motivo, a data da composição pode ser escrita.

Videoconferência e Teleconferência:

Este modo de comunicação começa em teleconferência. Vários telefones estão conectados simultaneamente uns aos outros. A teleconferência é uma facilidade que permite que pessoas em diferentes partes do mundo tenham uma reunião de áudio (em oposição ao diálogo), economizando tempo de trânsito e estadia no hotel. Ele ajuda a debater uma variedade de opiniões sobre um assunto para chegar a uma conclusão mais rápida.

Um avanço adicional nessa tecnologia é a teleconferência por computador. Os participantes podem reagir às mensagens e contribuições para o conhecimento dos outros. Eles podem nem estar presentes simultaneamente na teleconferência do computador, mas adicionar sua contribuição conforme sua conveniência.

A videoconferência, no entanto, é o mais próximo possível de ver e ouvir um ao outro sem estar presente juntos. As tecnologias usadas em uma videoconferência são: tela do monitor, câmera, microfone, codec (compressor descomprimir ou), controle de equipamento em cada local e conectividade com a Internet. Com o passar do tempo, isso está se tornando mais popular e mais fácil de usar. Você costuma vê-lo em entrevistas de TV.

Você costuma vê-lo em entrevistas de TV. Para uma videoconferência, os participantes entram em uma sala especial em seus respectivos locais, equipados com o gadget. Eles podem ver, ouvir, falar com os outros e mostrar exposições sem presença física juntos.

Todo o processo pode ser gravado em fitas de vídeo. Como alguém disse jocosamente, com exceção dos lanches e café, tudo o mais é transmissível em uma videoconferência. Actualmente, o privilégio das casas de negócios mais ricos, videoconferências estão definidas para ganhar maior popularidade.

Salas de aula de vídeo são outra possibilidade neste campo, onde um membro do corpo docente especialista pode ensinar um número de classes em um número de cidades simultaneamente e responder às perguntas dos participantes.