Tipos Essenciais de Comunicação Organizacional (com Diagrama)

Tipos Essenciais de Comunicação Organizacional!

A. Comunicação de acordo com a estrutura organizacional:

1. Comunicação Formal:

Tal comunicação é aquela que está associada à estrutura formal da organização e ao status oficial ou a posição do comunicador e do receptor. Viaja através dos canais formais, posições oficialmente reconhecidas no organograma. A comunicação formal é principalmente em preto e branco.

Assim, é uma tentativa deliberada de regular o fluxo de comunicação, de modo a garantir que a informação flua de forma suave, precisa e oportuna. A comunicação formal é uma tentativa deliberada de regular o fluxo de comunicação, de modo a garantir que a informação flua de forma suave, precisa e oportuna.

Nós frequentemente nos deparamos com a frase "através do canal apropriado". Ele enfatiza a essência do canal formal de comunicação. Por exemplo, quando o Gerente Geral emite instruções (por causa de sua posição sênior na organização), é uma comunicação formal.

As formas de comunicação formal são as seguintes:

(i) reuniões departamentais,

(ii) Conferência,

(iii) telefonemas,

(iv) boletins informativos da empresa,

(v) Entrevistas especiais e publicações e mensagens para fins especiais.

A principal vantagem da comunicação formal é que os canais oficiais permitem que a informação rotineira e padronizada passe sem reivindicar muita atenção gerencial. Essencialmente, os executivos e gerentes podem dedicar a maior parte do seu precioso tempo a assuntos de extrema importância.

Mas, ao mesmo tempo, a fraqueza da comunicação formal não deve ser ignorada. A comunicação através do canal de comando dificulta enormemente o fluxo livre e ininterrupto de informações.

2. Comunicação Informal:

A comunicação informal também é conhecida como 'Grapevine'. É livre de todo tipo de formalidade porque é usada em relações informais entre as partes, como amizade, filiação no mesmo clube ou associação.

As pessoas nos níveis executivos também usam comunicação informal quando acham difícil coletar informações dos trabalhadores. Tal comunicação inclui comentários, sugestões etc. Pode ser transmitida por um simples olhar, gesto, sorriso ou mero silêncio.

Gerentes e executivos também favorecem o crescimento e o desenvolvimento da rede informal de comunicação. Este processo, na verdade, serve um propósito muito útil na divulgação de certas informações que, no interesse geral da organização, não podem ser transmitidas através dos canais oficiais.

Além disso, também oferece aos altos e altos uma visão mais clara do que os subordinados pensam e sentem. Mas, ao mesmo tempo, as fraquezas da comunicação informal também são dignas de nota. Pode-se mencionar que esse processo muitas vezes tende a transmitir informações e fatos distorcidos, mal interpretados e imprecisos e de meia-verdade, dependendo das circunstâncias e da mensagem. Mas ainda assim, executivos e gerentes não podem acabar com a comunicação informal.

B. Comunicação de acordo com a direção:

1. Comunicação descendente:

A comunicação que flui dos superiores para os subordinados é chamada de comunicação descendente. Em uma estrutura organizacional, os executivos devem exercer seus poderes para alcançar os objetivos desejados, o que implica que eles podem estar envolvidos na emissão de ordens, instruções e diretrizes políticas para as pessoas nos níveis mais baixos. Isso pode ser chamado de comunicação descendente. Sob comunicação descendente, o desempenho imediato de um trabalho é esperado.

Katz e Kahn identificaram elementos vivos da comunicação descendente:

1. Diretivas de tarefas específicas; Instruções de trabalho.

2. Informações destinadas a produzir compreensão da tarefa e sua relação com outras tarefas organizacionais; raciocínio de trabalho.

3. Informações sobre procedimentos e práticas organizacionais.

4. Feedback ao subordinado sobre seu desempenho.

5. Informação de caráter ideológico para inculcar senso de missão, doutrinação de metas.

A comunicação do superior ao subordinado pode ser cara a cara, bem como através de memorandos escritos, ordens, descrições de trabalho, etc.

2. Comunicação Ascendente:

Em uma comunicação ascendente, espera-se que as pessoas do nível inferior tenham comunicação com aqueles que estão acima delas. É apenas o reverso da comunicação descendente. Esse tipo de comunicação inclui reações e sugestões de trabalhadores, suas queixas, etc. Conteúdos de comunicação ascendente são relatórios, reações, sugestões e propostas preparadas para a apresentação ao chefe.

A comunicação ascendente pode ser dividida em quatro categorias com base no que o funcionário diz:

(i) sobre si mesmo, seu desempenho e problemas,

(ii) sobre os outros e seus problemas,

(iii) sobre políticas e práticas organizacionais, e

(iv) sobre o que precisa ser feito e como isso pode ser feito.

As principais características da comunicação ascendente são:

(1) é condensado e resumido conforme passa por vários níveis na hierarquia. Ele dá feedback sobre a extensão da eficácia da comunicação descendente. Este feedback é usado para melhorar a eficácia da comunicação.

(2) Ele fornece a gestão sobre os pontos de vista, reações, atitudes, sentimentos e moral dos funcionários.

(3) fornece meios de controle.

(4) Por fim, fornece informações e data para a tomada de decisões.

A comunicação ascendente pode ser distorcida devido à natureza dos relacionamentos superior-subordinados. Não é provável que um funcionário forneça informações que possam afetá-lo adversamente. Além disso, ele pode transmitir informações erradas para impressionar seus superiores. Ela flui através de muitos meios, por exemplo, cadeia de comando, caixas de sugestões, contatos pessoais, pesquisas de atitude e moral, procedimento de reclamações, linhas privadas, sindicatos etc.

3. Comunicação Horizontal:

Quando a comunicação ocorre entre duas ou mais pessoas subordinadas da mesma pessoa ou aquelas que estão trabalhando no mesmo nível de organização, a comunicação é conhecida como comunicação horizontal (lateral).

A comunicação entre gerentes funcionais ou entre subordinados trabalhando sob um chefe, a comunicação entre gerentes de várias fábricas é o exemplo de tal comunicação. A comunicação horizontal pode ser oral e escrita.

A comunicação horizontal satisfaz as necessidades das pessoas para saber de seus próprios colegas sem levar em conta outros níveis da organização. É realmente difícil para uma organização funcionar eficientemente sem esses fluxos de comunicação horizontais. Embora o projeto de organização formal não forneça tais fluxos de comunicação, ele é necessário para a coordenação e integração de diversas funções organizacionais.

Uma vez que a comunicação horizontal organizacional normalmente não existe na facilitação é deixada para os gerentes individuais. A comunicação peer to peer necessária para a coordenação e também pode fornecer satisfação das necessidades sociais.

C. De acordo com o modo de expressão:

1. Comunicação Oral ou Verbal:

A comunicação oral é uma comunicação direta entre dois indivíduos. Na comunicação oral, ambas as partes, ou seja, remetente e receptor trocam suas idéias através de palavras orais tanto em conversas cara a cara ou através de qualquer dispositivo mecânico ou elétrico como telefone, teleconferência etc. Quando é face a face, a pessoa se comunicando pode fazer perguntas ou explicações ou, por vezes, quando a comunicação não é devidamente compreendida, ele pode esclarecer o significado.

A comunicação oral é geralmente possível quando pode haver um contato direto ou uma mensagem a ser transmitida que não é de natureza permanente. Reuniões e conferências, palestras e entrevistas são outros meios de comunicação.

A comunicação oral goza de certas vantagens de comunicação que podem enumerar-se como se segue:

(i) A comunicação oral tem a vantagem distinta de ser rápida e rápida. Ele fornece a oportunidade para o transmissor e o receptor da mensagem responderem diretamente.

(ii) A comunicação oral facilita o contato próximo e, assim, promove a troca mútua de idéias, fatos, compreensão e cooperação.

(iii) A comunicação oral através do contato direto indubitavelmente inculca nos subordinados um senso de auto-importância que, por sua vez, atua como um fator motivador.

(iv) A comunicação oral permite ainda ao superior fazer uma avaliação rápida da ação e reação do subordinado a qualquer mensagem transmitida. Isso obviamente ajuda o superior a minimizar e evitar conflitos, redesenhar planos e programas de acordo com a necessidade de tempo e circunstâncias.

(v) A personalidade do comunicador é exercida no processo de comunicação. Isso tem um bom efeito sobre os subordinados e eles entendem a comunicação corretamente.

(vi) Pode trazer um espírito de equipe amigável e cooperativo.

No entanto, as seguintes são as desvantagens da comunicação oral:

(i) Existe a possibilidade de que as palavras faladas não sejam claramente ouvidas ou compreendidas.

(ii) Não é bom para longas comunicações.

(iii) Requer a arte de expressar com precisão e apropriadamente e ouvir os outros enfaticamente.

(iv) É inadequado onde o desempenho específico de políticas e regras é necessário.

(v) Os subordinados inexperientes não seguem as expressões faciais e o tom da voz do gerente.

2. Comunicação Escrita:

Quando a comunicação é reduzida para preto e branco (escrita), ela é chamada de comunicação escrita. Isso inclui palavras escritas, gráficos, diagramas, imagens, etc. As comunicações escritas são amplamente utilizadas nas organizações.

Às vezes, esta forma de comunicação torna-se indispensável, como no caso de regras, ordens, horários ou assuntos políticos etc. As circulares, revistas, notas e manuais são algumas formas comuns de comunicação escrita.

Pode-se afirmar a partir de observações gerais que, em todos os tipos de organizações, tanto a comunicação oral quanto a escrita estão em prática. Qual formulário deve ser usado e aplicado? Muito depende da mensagem, sua importância para o receptor e sua implicação para aspectos funcionais da organização.

A lista a seguir apresenta alguns formulários comumente usados ​​de comunicação em diferentes direções: