Canais de Comunicação Empresarial: Canais Formais e Informais
Diferentes canais de comunicação são: 1. Canal formal de comunicação 2. Canal Informal de Comunicação / Grapevine!
A comunicação também pode ser classificada de acordo com o grau de cerimônia ou formalidade que ela possui.
Assim, podemos dividir a comunicação em duas grandes categorias:
1. Canal formal de comunicação:
Um canal formal de comunicação é o meio de comunicação normalmente controlado por pessoas em posições de autoridade em uma organização. Por isso, também foi referida como a 'principal linha de comunicação operacional' de uma organização.
Todos os relatórios, registros e outros formulários que fornecem informações de trabalho para várias partes de uma organização estão incluídos no canal formal de comunicação. Esses canais de comunicação não funcionam automaticamente. Uma boa organização de negócios garantirá que eles sejam cuidadosamente planejados e projetados de acordo com suas necessidades.
Vantagens:
(i) Efetivo:
Os canais formais são considerados os mais efetivos dos canais de comunicação. Com as organizações crescendo constantemente em tamanho, os canais formais ajudam a preencher a lacuna no processo de comunicação. É um meio prontamente disponível para atingir todos os cantos de uma organização, o que de outra forma seria difícil.
(ii) Evitar atolar:
Nos canais formais, as regras são bem estabelecidas. Por exemplo, um trabalhador se comunica com o supervisor, o supervisor com o gerente e assim por diante. Assim, apenas as informações necessárias são filtradas e enviadas para o topo. Impede que o gerenciamento de nível superior fique atolado com os detalhes essenciais irrelevantes (os detalhes práticos) da informação e a deixa livre para decisões maiores e gerenciamento geral.
(iii) Melhor monitoramento:
Uma organização pode projetar canais formais para atender às suas necessidades específicas. Isso pode ajudar a monitorar atividades organizacionais. Pode garantir que os problemas sejam resolvidos sem muito atraso.
(iv) boa atmosfera:
Bons canais formais de comunicação refletem o profissionalismo. Eles ajudam a consolidar a organização. Eles também mantêm o pessoal administrativo sob controle.
Desvantagens:
(i) Deter fluxo livre de informação:
Canais formais detêm um fluxo livre de informações. A formalidade exige que o fluxo de informações tome apenas uma rota específica. Isso inibe o fluxo natural de informações.
(ii) Demorado:
Canais formais de comunicação freqüentemente levam a atrasos. A informação pode não atingir diretamente a pessoa para quem ela é destinada. Muitas vezes, terá que seguir uma rota formal tortuosa, onde os elos intermediários podem não ter sentido. Como resultado, os canais formais de comunicação podem se tornar demorados.
(iii) Afeta a tomada de decisão:
Filtrar e monitorar as informações nos níveis mais baixos é uma faca de dois gumes. Embora tenha suas vantagens, também pode impedir que informações vitais cheguem à alta administração. Isso pode mudar a perspectiva ao tomar decisões.
2. Canal Informal de Comunicação / Grapevine:
O canal informal de comunicação é muitas vezes desencorajado ou desprezado em uma “organização e não é oficialmente sancionado. É popularmente chamado de videira. Isso ocorre porque ele funciona em todas as direções, independentemente da estrutura formal.
A origem do termo videira pode ser atribuída à forma como a videira botânica cresceu sobre os fios telegráficos, fazendo com que as mensagens telegráficas entrem em direções não intencionais. Na vida empresarial, a videira deve sua existência à natureza fofoqueira do homem.
Os seres humanos tendem a falar livremente ou levemente com seus associados onde quer que estejam. De tempos em tempos, eles sentem a necessidade de se libertar da necessidade de manter a lógica ou a verdade.
Enquanto as pessoas realizam seu trabalho, elas conversam informalmente com seus amigos no escritório. Essas conversas lidam com assuntos pessoais e comerciais. Isso resulta na geração de um moinho de boatos, que é uma videira.
A videira é classificada em quatro categorias:
Single strand : Cada um diz ao outro.
Cadeia de grupos ou fofocas: uma conta todas as pessoas do seu grupo.
Cadeia de probabilidade: cada um diz aleatoriamente a várias pessoas.
Cadeia de cluster: alguns dizem aos outros selecionados.
A videira satisfaz as necessidades sociais dos membros, leva a relações humanas mais relaxadas (em parte através da liberação da fantasia), serve para preencher as possíveis lacunas na comunicação formal e vincula até mesmo aquelas pessoas que não se enquadram na cadeia oficial de comando.
Outras características da videira são:
(i) É mais orientado para as pessoas do que orientado para as questões.
(ii) Pode não ser totalmente autêntico e confiável.
(iii) A transmissão da videira flui em todas as direções em uma organização.
(iv) A informação sobre a videira viaja muito rápido.
(v) Sua responsabilidade não pode ser corrigida.
Fatores que levam à videira:
Um boato se torna ativo quando os seguintes fatores existem em uma organização:
(i) A falta de senso de direção, especialmente em tempos de crise. Quanto mais a incerteza, maior o rumourming.
(ii) A formação de grupos favorecidos de empregados pela administração. Isso gera insegurança entre outros funcionários, levando a rumores.
(iii) A falta de autoconfiança entre os funcionários leva à formação de grupos. Esses grupos geralmente executam fábricas de rumores.
Vantagens:
(i) velocidade:
A velocidade é a característica mais marcante deste canal de comunicação. É possível transmitir informações notavelmente rápidas, já que não há barreiras formais nem paradas. Um boato, portanto, pode se espalhar como um incêndio.
(ii) Feedback:
O feedback através deste canal é muito mais rápido do que um canal formal de comunicação. O canal é como o pulso de uma organização. A reação às decisões, políticas, diretivas e orientações muitas vezes atinge os gerentes mais rapidamente por meio desse canal do que por meio do canal formal.
(iii) função paralela:
O canal informal não tem sanção oficial, mas é um inevitável paralelo ao canal formal. Funciona como um canal suplementar de comunicação em uma organização. Bons gerentes são conhecidos por usar o canal informal em seu benefício para transmitir informações de outra forma inadequadas para canais formais.
(iv) sistema de suporte:
Uma videira é um sistema de apoio informal desenvolvido por funcionários dentro de uma organização. Isso os aproxima e lhes dá imensa satisfação.
Desvantagens:
(i) Menos credível:
Uma videira é menos credível do que um canal formal de comunicação. Não pode ser levado a sério, pois envolve apenas a palavra da boca. É, portanto, provável que seja contradito.
(ii) Informação seletiva:
Canais informais geralmente não conseguem levar a informação completa. Como resultado, o receptor não recebe a essência da mensagem inteira. Traficantes de malícia ou interesses pessoais podem usar o canal para transmitir informações seletivas.
(iii) Cria problemas:
Uma videira pode gerar problemas dentro de uma organização, já que não há controle sobre a informação enviada, recebida, sua representação e percepções. Informação fica distorcida. Uma videira pode ser sinónimo da divulgação de histórias falsas ou selvagens.
(iv) Vazamento:
As informações podem vazar na hora errada. O termo "segredo aberto" em uma organização muitas vezes pode ser atribuído a esses vazamentos.
Uso efetivo de canais informais de comunicação:
(i) As autoridades superiores devem garantir que os funcionários estejam bem informados sobre o funcionamento da organização. Isso reduzirá a tendência para distorção.
(ii) Atividades que atualizam conhecimento devem ser freqüentes. Isso impedirá a geração de rumores.
(iii) As autoridades superiores não devem entrar em favoritismo.
(iv) Um gerente deve realizar reuniões regulares com os funcionários.
(v) O gerente deve se esforçar para identificar funcionários populares que possam servir como líderes para outros funcionários.
(vi) Na medida do possível, os funcionários devem estar envolvidos no processo de tomada de decisão.
(vii) Os gerentes não devem entrar em conversas soltas.
(viii) Um gerente deve ser um bom ouvinte,
(ix) Um gerente deve tentar obter revisões regulares sobre seu estilo de trabalho.
