4 tipos de direção na comunicação formal

Alguns dos tipos mais importantes de direção na comunicação formal são: 1. Descendente 2. Ascendente 3. Horizontal ou Lateral e 4. Diagonal ou Transversal!

A comunicação formal é projetada pela gerência. É uma comunicação oficial que ocorre através da linha de autoridade ou cadeia de comando.

O propósito básico de projetar tal comunicação é conectar vários sub-sistemas de organização e coordenar seu funcionamento para atingir as metas organizacionais. Tal comunicação é oficial e parte da organização formal que opera através de relações formais de superior e subordinado.

1. Comunicação descendente:

A comunicação, em primeiro lugar, flui para baixo. É por isso que, tradicionalmente, essa direção foi destacada ou enfatizada. Baseia-se no pressuposto de que as pessoas que trabalham em níveis mais altos têm autoridade para se comunicar com as pessoas que trabalham em níveis mais baixos. Esse sentido de comunicação fortalece a estrutura autoritária da organização. Isso também é chamado de Down Stream Communication.

Limitações da comunicação descendente:

(i) Distorção / Diluição:

Muitas vezes, a comunicação originada no mais alto nível fica distorcida ou diluída no caminho para os níveis mais baixos. Às vezes as mensagens podem se perder. Tem que ser assegurado que o receptor compreenda completamente o significado / instruções / instruções vindas de cima. Isso requer um sistema de feedback eficiente.

(ii) Atraso:

Outra desvantagem da comunicação descendente é que, muitas vezes, isso consome tempo. Quanto mais os níveis, maiores as chances de atraso. É por isso que, às vezes, os gerentes escolhem enviar suas massagens diretamente para a pessoa em questão.

iii) Filtragem:

Às vezes, os gerentes podem reter algumas informações valiosas dos funcionários. Em tal situação, os empregados ficam frustrados, confusos e sem poder. Isso pode estragar a relação empregador-empregado.

2. Comunicação ascendente:

A função da comunicação ascendente é enviar informações, sugestões, reclamações e queixas dos trabalhadores de nível inferior aos gerentes acima. É, portanto, mais participativo na natureza. Não foi encorajado no passado, mas os gerentes modernos estimulam a comunicação ascendente. Esse é um resultado direto da crescente democratização. Isso também é chamado de Up Stream Communication.

Limitações da comunicação ascendente:

(i) psicológico:

Certos problemas, principalmente de natureza psicológica, podem surgir na comunicação ascendente.

(ii) Hierárquica:

Muitos gerentes não gostam de ser "contados" por seus juniores. Eles podem não ser pacientes o suficiente para ouvi-los ou até mesmo suprimir a mensagem que lhes é enviada de baixo. Em tal situação, os funcionários podem se sentir decepcionados.

Formas de superar as limitações - Ombudsperson:

Para lidar com esses problemas, um Ouvidor desempenha um papel importante. O conceito de Ombudsman ou Ombudsperson foi usado pela primeira vez na Suécia para discutir as queixas de funcionários de nível inferior contra funcionários ou agências do governo.

Agora, várias empresas em muitos países criaram cargos para pessoas investigarem funcionários, reclamações e queixas. Um Ouvidor, portanto, medeia efetivamente entre os empregadores e os funcionários e suaviza a comunicação ascendente.

3. Comunicação lateral ou horizontal:

Esse tipo de comunicação pode ser visto entre pessoas que operam no mesmo nível ou trabalham sob o mesmo executivo. Gerentes funcionais operando no mesmo nível, em diferentes departamentos, através de sua comunicação, apresentam um bom exemplo de comunicação lateral. O principal uso desta dimensão da comunicação é manter a coordenação e rever as atividades atribuídas a vários subordinados.

Ocasiões de comunicação lateral surgem durante reuniões ou conferências de comitês em que todos os membros do grupo, a maioria pares ou iguais, interagem. O melhor exemplo de comunicação lateral pode ser visto na interação entre os departamentos de produção e marketing.

4. Comunicação diagonal ou transversal:

A comunicação diagonal ou transversal ocorre quando as pessoas que trabalham no mesmo nível interagem com aquelas que trabalham em hierarquia organizacional de nível mais alto ou mais baixo e além dos limites de suas relações de subordinação.

Vantagens da comunicação diagonal:

1. Coordenação:

Esta comunicação transversal serve ao importante propósito de coordenação através de reuniões informais, conferências formais, reuniões de hora do almoço, avisos gerais etc.

2. Praticável:

Como sabemos, nem toda comunicação ocorre estritamente nas linhas da hierarquia organizacional, ou seja, para baixo ou para cima.

3. Moral impulsionando:

Ao fornecer oportunidades para que os trabalhadores de nível inferior interajam com os gerentes em reuniões informais, isso aumenta a moral deles e aumenta o comprometimento com a organização. Mais e mais organizações estão agora incentivando a comunicação transversal e aumentando a bonomia.

Limitações:

1. Medo de violação:

O superior pode achar que é uma infração a qual seu subordinado recebeu importância indevida e que ele foi aprovado.

2. Resistência à conformidade:

O superior não pode implementar a sugestão, pois não foi consultado.

3. Anarquia:

A falta de procedimentos aceitos pode levar a anarquia interna e animosidade externa.