16 Dicas rápidas para conduzir uma reunião eficaz (com lista de verificação)

Uma reunião eficaz é o bebê de todos, não apenas o presidente ou o convocador. Nós colhemos o que vimos.

1. Clareza de propósito:

Os propósitos do encontro devem ser claros e a abordagem deve ser bem delineada. Então a discussão pode ser orientada para objetivos.

2. Presidente adequado:

O presidente deve se adequar à ocasião. A Inglaterra escolheu Churchill como primeiro-ministro durante a guerra, mas quando a paz foi estabelecida.

3. Bom briefing:

Todos os membros devem ter um bom briefing e encorajamento para contribuir para o encontro.

4. Assegure a pontualidade:

Como o tempo de todos está envolvido, o presidente deve tomar medidas para garantir a pontualidade. Deve haver recompensas por isso e punições (mesmo que sutis) por não mantê-lo por puro hábito.

5. Gerenciamento de tempo:

Para começar e terminar no prazo e fazer justiça à agenda, o presidente deve planejar bem o tempo. Os itens individuais na agenda podem receber um tempo fixo para equilibrar o tempo de colocação.

6. Tenha uma estratégia:

Desde que o críquete de um dia chegou, temos ouvido muito sobre estratégia. Um condutor de encontro deve ter uma estratégia pré-planejada para lidar com certas pessoas, certos assuntos e certas situações antecipadas.

7. Decisões claras:

As decisões devem ser claras e a atribuição de deveres de acordo com a capacidade e disposição. Deve haver um compromisso claro dos membros.

8. espírito democrático:

A democracia é para o desenvolvimento equitativo de todos. Que todos contribuam, sejam representados, sejam abordados nas decisões do encontro.

9. Incentivar a ouvir:

Ouvir é encorajado quando as coisas são de interesse para todos. Mas motivos diferentes apelam para pessoas diferentes. Os não ouvintes enfrentam a possibilidade de rejeição e censura.

10. Resolva conflitos:

Um choque de pontos de vista deve ser resolvido. Em vez de contornar problemas, pode-se enfrentá-los de frente.

11. Explique os lados positivos e negativos:

O presidente ou um porta-voz experiente deve explicar o que é bom em uma ideia, bem como o que é ruim. A política baseada em questões é a melhor. Uma abordagem racional e crítica, informada e não emocional deve ser encorajada.

12. Use discordâncias:

Se um desacordo surgir no processo, pode ser uma fonte de uma idéia melhor.

13. Comentários não pessoais:

O membro não precisa entrar na vida pessoal dos outros quando a reunião é sobre questões, não sobre a vida pessoal de alguém.

14. Dê uma múltipla escolha:

Para dar aos membros a sensação de terem escolhido e decidido, é útil dar-lhes várias opções e chegar ao melhor.

15. Auto-realização:

A reunião deve ser cumprida em termos de qualidade de decisões e qualidade de participação. Em uma atmosfera amigável, com uma presidência imparcial, essa sensação é mais fácil de desenvolver. Os membros precisam ter sua satisfação emocional.

16. Obtenha as soluções finais:

Em vez de soluções ou compromissos intermediários, soluções decisivas precisam ser tomadas.

Armadilhas:

Na condução de uma reunião, temos que nos proteger contra:

(a) Início retardado

(b) Vagando em questões menores

d) Interrupções

(e) Monopolizando por um membro ou um subgrupo

(f) conversa cruzada

(g) Conversa tangencial

(h) surtos emocionais

(i) Presidência fraca ou preconceituosa

(j) Ausência de jogadores-chave

k) Uma agenda demasiado ambiciosa

(l) Reunião como um substituto para o pensamento e a ação (uma espécie de vazamento de problemas em um grupo e encontrar um bode expiatório)

Lista de verificação para a condução de boas reuniões:

Como arranjador de reuniões, você pode achar útil esta lista de verificação.

1. As cadeiras, mesas, etc. devem estar bem arrumadas.

2. Se os membros tiverem placas de identificação, emblemas, etc., estes devem ser organizados.

3. Artigos de papelaria, como alfinetes, clipes, fita adesiva, papel, canetas, etc. devem ser fornecidos.

4. O sistema de endereço público deve ser testado.

5. Para projeção visual, o aparelho deve ser testado.

6. Os itens de exibição devem estar prontos e, quando necessário, fixos.

7. O salão deve estar limpo e livre para facilitar o movimento. Nenhum fio no chão onde se possa tropeçar.

8. Os arranjos têm que estar lá para lanches, água, etc., se necessário. Alguns acreditam que "nenhum encontro sem comer".

9. Certificando-se de que os membros receberam aviso prévio. Certificando-se de que eles vêm preparados. O tempo do seu telefone para eles é importante.

10. Especialistas externos precisam de manuseio especial. Arranjo tem que ser feito para recebê-los e escoltá-los.

11. É preciso ver a iluminação, ventilação, acústica (propagação do som) e temperatura do local do encontro.

12. Organizar uma grande reunião é em si um trabalho de comitê. É preciso ver que os co-arranjadores estão bem informados e as linhas de comunicação estão abertas com eles.

13. Após o encontro, a ação de acompanhamento deve ser imediata. O sucesso de um encontro e louvor por ele pode nos tornar tão auto-satisfeitos que podemos nos tornar ociosos.

14. É preciso seguir o plano de ação formando uma cadeia de supervisão. Isso tiraria as críticas mais importantes que se aplicam até mesmo às reuniões bem conduzidas - todas falam e não fazem nada.