13 Essencial de um sistema de comunicação eficaz

Ao desenvolver um sistema eficaz de comunicação, a gerência deve considerar os seguintes itens essenciais para uma comunicação eficaz:

(1) clareza da informação:

Comentando sobre o 'realismo de comunicação' Terry diz que o primeiro ponto essencial da comunicação eficaz é 'se informar completamente'. Implica que, antes de tudo, o comunicador deve estar claro em sua mente com a informação que deseja comunicar. A comunicação deve ser sempre em linguagem comum e facilmente compreensível, para que não seja mal interpretada pelas pessoas que a recebem.

(2) Adequação da Mensagem:

A mensagem a ser comunicada deve ser adequada e completa em todos os aspectos, uma vez que informações incompletas se revelam perigosas do ponto de vista dos negócios. A adequação da informação a ser transmitida depende das capacidades intelectuais das partes envolvidas.

(3) Consistência da Mensagem:

A mensagem a ser comunicada não deve ser mutuamente conflitante, ao contrário, deve estar alinhada com os objetivos, políticas, programas e procedimentos gerais da organização. Mensagens auto-contraditórias sempre criam caos e confusão na organização, o que é altamente prejudicial para o funcionamento eficiente da empresa. Se a mensagem for emendada da anterior, o fato deve ser claramente declarado para que as chances de confusão possam ser reduzidas.

(4) Feedback:

O feedback é um método importante para garantir uma comunicação eficaz. Refere-se à confirmação da ideia comunicada se a mensagem foi entendida pelo receptor no mesmo sentido em que o remetente faz ou se o destinatário está de acordo ou discordou da proposta do comunicador, torna essencial por parte do destinatário remetente para confirmar a partir do receptor.

Em caso de comunicação face a face, é mais fácil obter informações de feedback observando as emoções e expressões na face do receptor. Mas, para comunicação escrita, a gerência deve planejar ou desenvolver meios e meios adequados para tornar a comunicação mais eficaz.

(5) Entendendo o receptor:

Entendimento é o principal objetivo da comunicação. A comunicação deve criar entendimento adequado na mente do receptor. Killian aconselhou: “comunique-se com uma consciência do ambiente físico e humano total no qual a informação será recebida.

Imagine o local de trabalho; determinar os níveis de receptividade e compreensão dos receptores; esteja ciente do clima e costumes sociais, questione a atualidade da informação. Pergunte o que, quando e de que maneira você gostaria de ser comunicado se estivesse em um ambiente e posição semelhantes. ”

(6) Consulta:

Geralmente, é desejável consultar outras pessoas no planejamento da comunicação. Isso fornecerá uma visão e objetividade adicionais à mensagem. Uma vantagem importante da consulta será que aqueles que foram levados em consideração durante o planejamento da comunicação prestarão apoio ativo.

(7) Determinar Médio:

Depois de ter decidido o assunto, deve determinar-se qual a melhor forma de comunicar esta mensagem. Todos os aspectos da comunicação oral ou escrita devem ser cuidadosamente examinados.

(8) Tom e Conteúdo:

O comunicador deve ter cuidado com a linguagem que usa enquanto fala ou escreve. Seu tom, expressão e emoção terão um impacto definido na eficácia ou não do que ele está tentando comunicar.

(9) Momento e pontualidade:

Atenção adequada deve ser dada ao tempo e à pontualidade da comunicação. A mesma mensagem será recebida ou respondida de forma diferente por diferentes indivíduos e grupos de uma só vez e de forma diferente pelos mesmos indivíduos e grupos em momentos diferentes.

Mesmo em uma emergência, não se ousa ignorar o aspecto situacional, psicológico e técnico do momento. Além disso, também é necessário que a informação seja dada no tempo, uma vez que a informação desatualizada é tão ruim quanto ou pior do que nenhuma.

(10) Apoio com Ação :

É altamente necessário que as ações do comunicador apoiem sua comunicação. Isso ocorre porque a ação fala mais alto que as palavras. A comunicação mais persuasiva, deve-se notar, não é o que se diz, mas o que se faz.

(11) ouvir:

Um aspecto muito importante da comunicação eficaz é que os executivos e supervisores devem ser bons ouvintes. É perigoso ficar desatento ou indiferente quando outros estão tentando se comunicar. Os dez mandamentos da American Management Association afirmam: “Ouvir é uma das comunicações mais importantes, mais difíceis e mais negligenciadas da Skills M.

Ela exige que nos concentremos não apenas nos significados explícitos que outra pessoa está expressando, mas nos significados implícitos, palavras não ditas e tons que podem ser muito mais significativos. Assim, devemos aprender a ouvir com o ouvido interno, se quisermos conhecer o homem interior. "

(12) Ambiente de Confiança e Confiança:

FE Fischer assinalou que "a comunicação cresce melhor em um clima de confiança e confiança". Todo esforço deve, portanto, ser feito para ganhar confiança, relatando fatos honestamente. Os funcionários precisam estar convencidos e sentir que a empresa é sincera e sincera em seus contatos.

Paul Arnold, Presidente da Arnold Bakeries: “Se o programa de parentesco do seu empregado é bom, se a sua intenção é verdadeira, se o seu pessoal acredita nessa intenção, e nessa verdade, então e somente então você está se comunicando com sucesso.”

(13) Mantendo o sistema sempre vivo:

O sistema de comunicação deve ser mantido aberto e vivo durante todo o ano. É somente por tentativas honestas que boas relações de comunicação podem ser desenvolvidas.