A função de compra

Este artigo fornece uma visão geral ampla sobre a função de compras no gerenciamento de materiais.

Função de Compra:

A função de compras costumava fazer parte da função de produção e gozava de muito pouco status na organização.

Nas últimas décadas, no entanto, a atividade de compras cresceu em estatura através do reconhecimento da contribuição que faz para o sucesso de qualquer empresa e agora é reconhecida como uma função separada em si mesma.

1. É interessante considerar o enorme impacto que a compra eficiente (ou aquisição, como é frequentemente chamada) tem sobre os custos de uma organização. Por compra racional, o departamento de compras pode gerar lucro imediatamente.

A enorme responsabilidade que recai sobre os interessados ​​em comprar, portanto, é claramente visível. Isso aconteceu devido ao tamanho crescente das organizações, à crescente complexidade de materiais e componentes e à extrema concorrência encontrada no mercado moderno.

2. A função de compra difere da maioria das outras, na medida em que aqueles que realizam este trabalho estão, em grande parte, vinculados à sua própria indústria. No entanto, existem muitas atividades dentro da função de compras que são comuns a muitos setores e outros tipos de empresa.

Atividades Comuns de Compra:

Atividades comuns à maioria das indústrias são:

(a) Todos os compradores precisarão ter um amplo conhecimento dos mercados dos quais devem fazer suas compras, sejam eles matérias-primas, componentes manufaturados ou como produtos acabados comercializados no atacado e no varejo. O conhecimento se estenderá ao desempenho dos fornecedores em relação à confiabilidade e desempenho de entrega.

(b) Na maioria das indústrias manufatureiras, os compradores terão que interagir de perto com o departamento de produção para verificar suas necessidades específicas. Na venda a retalho, o comprador tem um papel fundamental no sucesso do empreendimento, na medida em que ele (a) deve observar atentamente o comportamento do consumidor e atentar para o seu gosto e procura.

(c) Embora o controle de estoque possa ou não ser responsabilidade direta do encarregado de compras, ele é o principal responsável por assegurar que suprimentos suficientes de materiais ou componentes estejam disponíveis para manter a continuidade da produção ou das vendas. O comprador pode fazer isso por meio de contratos com fornecedores para entregas regulares ou acumulando estoques para serem usados ​​como e quando necessário.

O primeiro mantém um mínimo de capital comprometido, mas há sempre o risco de os fornecedores não cumprirem os compromissos de entrega. Os fornecedores, por sua vez, tentam garantir que os materiais ou componentes estejam prontamente disponíveis.

(d) Na maioria das organizações, o departamento de compras é responsável pela negociação de preços de compra e condições de crédito.

(e) A compra também é geralmente responsável por garantir que as mercadorias encomendadas e faturadas sejam efetivamente recebidas e que o preço cobrado seja o preço cotado. Para minimizar o risco, as verificações necessárias devem ser realizadas por pessoas não diretamente envolvidas na realização dos pedidos.

(f) As compras monitoram constantemente as entregas esperadas para garantir que os fornecedores cumpram seus compromissos com relação à qualidade e às datas de entrega.

(g) A compra investigará constantemente o mercado

(i) buscar melhores produtos, preços, prazos ou entregas;

(ii) Descobrir fornecedores alternativos para garantir a continuidade das entregas, caso a fonte principal falhe repentinamente por qualquer motivo.

Relações de compra com outras funções:

1. O departamento de compras provavelmente tem relações diretas com departamentos mais funcionais em toda a organização do que qualquer outro departamento único.

2. Sua relação primária na manufatura e empreendimentos industriais similares é com os três aspectos da engenharia de produção, planejamento de produção e controle de produção. Ele serve engenharia de produção, informando sobre a disponibilidade e os custos de ambos os equipamentos e materiais.

O departamento de compras, por meio de constantes investigações sobre todas as fontes apropriadas de suprimento, possui amplo conhecimento e experiência para assessorar esses importantes assuntos. Um serviço semelhante é fornecido para o planejamento da produção, no qual informações sobre disponibilidade e continuidade de suprimentos são vitais para que a produção seja planejada de forma eficaz.

Da mesma forma, o controle de produção se beneficia das atividades do departamento de compras, já que este departamento está preocupado em monitorar o desempenho de entrega dos fornecedores e descobrir fontes alternativas de fornecimento se atrasos ou interrupções nas principais fontes de suprimento ocorrerem ou ocorrerem no futuro próximo.

3. O departamento de compras também tem um relacionamento direto com a função de marketing. É porque as observações e reclamações dos clientes, especialmente em relação à qualidade do material, têm uma influência direta sobre o que é comprado e, às vezes, onde.

4. A compra também tem muito a ver com finanças: o departamento de compras é um grande gastador em qualquer organização. Sua ligação com o departamento de contas é, portanto, óbvia. Os termos de crédito relativos a prazos de pagamento e descontos são tão importantes quanto os preços reais de compra.

Novamente, o momento adequado de compras pode ter um efeito positivo no capital de giro. Se, por exemplo, as condições de crédito forem para remessa no final do mês seguinte à entrega, as encomendas para entrega na primeira semana de um mês permitem dois meses de crédito antes do vencimento do pagamento.

Muitos desses dispositivos também são usados ​​pelo departamento de compras para beneficiar o aspecto financeiro da organização, muitas vezes, por exemplo, o comprador pode conseguir um bom negócio para a organização, e um executivo de compras eficiente é aquele que está sempre alerta e é capaz de fazer uso de tais ofertas favoráveis.

Por outro lado, a prudência deve sempre prevalecer a este respeito, uma vez que os custos de armazenamento podem facilmente absorver economias feitas a preços favoráveis.

Política de compras:

Tal como acontece com outras funções, deve haver uma política clara de compra estabelecida. Esta é, obviamente, a responsabilidade da alta gerência, mas o encarregado de compras terá muitos conselhos para dar sobre este assunto:

1. Talvez o primeiro item da política de compras a ser considerado seja o nível de estoques a serem transportados. O padrão normal de entregas por fornecedores pode determinar isso. Se os fornecimentos são geralmente constantes, então a confiança pode ser colocada em um recebimento contínuo de bens encomendados, mas se eles forem erráticos, pode ser mais prudente estabelecer um estoque para garantir insumos regulares para a produção.

Os custos de manter as lojas, os descontos por quantidade, as possíveis implicações financeiras das paralisações da produção e a vulnerabilidade à deterioração e ao roubo terão um papel importante na tomada dessa decisão.

2. Em segundo lugar, certas matérias-primas estão sujeitas a grandes flutuações de preços. Por isso, pode ser racional e lucrativo comprar grandes quantidades quando elas estiverem disponíveis a preços baixos. Existem duas vantagens em fazer isso. Primeiro, o departamento de produção ganha o benefício de insumos de baixo preço, o que levará a preços de venda mais baixos.

Isso dará aos produtos finais uma margem de preço competitiva. Alternativamente, o custo mais baixo pode dar uma oportunidade de obter lucros maiores se houver um mercado para o produto da empresa. Em segundo lugar, quando os preços das matérias-primas sobem, a organização pode ser capaz de dispor de seus estoques excedentes com lucro e, assim, obter lucro apenas mantendo as ações.

3. Em terceiro lugar, está a celebrar contratos de curto ou longo prazo para a compra de materiais que façam parte da política de compras ou será a política de ir ao mercado quando e quando os materiais são realmente necessários? Quando os preços geralmente estão subindo, ou quando o fornecimento é difícil ou incerto, tal prática é atraente.

Por outro lado, comprometer-se com um fornecedor a preços fixos pode ser prejudicial se os preços caírem repentinamente ou se as entregas do contratado falharem por algum motivo.

Objetivos da Compra Eficiente:

Os objetivos da compra eficiente podem ser definidos nos “sete direitos” que podem ser expressos para comprar:

uma. os bens DIREITOS

b. a preço justo

c. na quantidade certa

d. da qualidade DIREITA

e. no tempo certo

f. entregue ao lugar CERTO

g. nos termos da DIREITA

Esses sete aspectos da compra eficiente são auto-explicativos e entram em todas as operações de compra.

Controle de estoque:

1. A questão de saber se os estoques de materiais e componentes devem ser de responsabilidade da função de compras não tem resposta universal. Algumas empresas têm tais estoques sob o controle da produção, com base no fato de que a disponibilidade física desses itens faz parte da função de fabricação.

Outros dizem que, como o departamento de compras é responsável pelas compras, é responsabilidade desse departamento controlar e contabilizar os estoques. Muitos outros acreditam que o armazenamento e o controle de estoque devem ser um departamento separado de qualquer um, particularmente porque o valor financeiro dos estoques mantidos é geralmente muito considerável.

2. Esses três pontos de vista são realmente relevantes somente quando as operações são conduzidas em um local ou em um número muito pequeno de locais próximos e se relacionam principalmente com atividades de manufatura. Outras indústrias e atividades, como a construção civil, onde as operações são realizadas em sites, têm a pergunta respondida por elas. Todos os canteiros de obras e todos os sites de engenharia civil, por exemplo, devem necessariamente ter materiais e componentes à mão sob o controle direto do gerente do local (por qualquer nome que ele seja conhecido).

3. Os principais objetivos da armazenagem e do controle de estoque são assegurar um fluxo adequado de materiais e componentes necessários para as operações da organização, manter estoques mínimos proporcionais às exigências operacionais para assegurar a boa condição física e segurança dos estoques detidos e reduzir o possibilidades de fraude e roubo, tanto quanto possível.

Os procedimentos necessários para realizar esses objetivos variam de acordo com os tipos de lojas mantidas, sua disposição física e as taxas de uso.

4. Finalmente, parece não haver uso comum das palavras estoque (s) e armazenamentos e elas são usadas no mesmo sentido na maior parte do tempo.