Processadores de texto modernos: armazenamento, edição, formatação e impressão

As operações dos processadores de texto modernos podem ser classificadas em quatro categorias amplas:

a) Entrando e armazenando conteúdos

b) Documento de formatação

c) Documento de edição

d) documento de impressão

Imagem Cortesia: litreactor.com/sites/default/files/images/column/2013/06/photo1-5.jpg

Os processadores de texto oferecem recursos para cada uma dessas operações.

Embora os recursos oferecidos por diferentes pacotes de processamento de texto sejam diferentes, alguns dos recursos mais comumente oferecidos para essas operações são fornecidos abaixo:

1. Entrando e armazenando texto:

Os processadores de texto oferecem muitas facilidades para aumentar a velocidade de entrada de texto. Alguns desses recursos são os seguintes:

Quebra de linha:

Ao usar máquinas de escrever manuais, o datilógrafo deve acompanhar cada linha e movimentar o rolo ou o carro da máquina de escrever no final de cada linha. Estes desperdiça muito tempo, particularmente em adivinhar o tamanho da última palavra que o usuário pretende inserir em uma linha.

Em alguns casos, é preciso quebrar a palavra usando o hífen (-) e escrever a parte restante da palavra na próxima linha. Ao usar processadores de texto, o usuário não precisa gastar tempo para tal atividade.

A função de quebra de linha no processador de textos verifica quando a primeira linha está cheia e o texto que segue é automaticamente enrolado em torno do início da próxima linha. Isso economiza tempo e esforço. O usuário pode continuar digitando o texto até o final do parágrafo.

Facilidade de taquigrafia:

Muitos processadores de texto oferecem uma facilidade para armazenar um conjunto de palavras de tal forma que todo o conjunto de tais palavras pode ser inserido pressionando uma combinação de duas teclas. Assim, segmentos de texto comumente usados ​​podem ser armazenados e inseridos no texto como e quando necessário, pressionando uma combinação de teclas.

O autor deste texto usou esse recurso ao inserir este texto. Como as palavras processadores de palavras deviam ser usadas com muita freqüência nesta seção do livro, essas palavras eram armazenadas usando o recurso de texto abreviado / automático Onde quer que as palavras 'processadores de texto' fossem inseridas, o autor pressionava uma combinação de uma única. chave e tecla de atalho; e essas palavras imediatamente foram inseridas no texto. Tal recurso não apenas aumenta a velocidade de entrada de texto, mas também garante a correção da ortografia dos segmentos de texto comumente usados.

Importando conteúdo de outros arquivos:

A maioria dos processadores de texto permite a importação de parte ou todo o texto de qualquer arquivo para o arquivo atual. Isso é muito útil quando se pretende usar certos parágrafos do texto que foram inseridos para algum outro propósito em alguma ocasião anterior. No entanto, o mais importante é o recurso de importação de arquivos que vem da integração de processadores de texto com outros aplicativos no conjunto de escritórios.

Isso permite que um gerente garanta que, quando um documento é desenvolvido em qualquer aplicativo, ele possa ser colocado, parcial ou totalmente, em qualquer documento de processamento de texto. Na verdade, o relatório final de um processador de texto pode ser o resultado da convergência de vários documentos, gráficos, gráficos e imagens, etc., desenvolvidos em diferentes pacotes de software aplicativo.

Esse recurso não apenas minimiza a duplicação de entrada de dados no relatório, mas também garante maior grau de precisão, pois os dados no relatório foram obtidos diretamente do aplicativo de origem.

Salvamento automático e backup:

Os processadores de texto oferecem recursos para salvar o conteúdo em um arquivo pressionando as teclas de atalho. Processadores de texto modernos têm a facilidade de salvar o documento automaticamente com uma periodicidade de tempo definida pelo usuário.

Outra boa característica a este respeito é o fornecimento de criação automática de arquivos de backup contendo a versão anterior do arquivo. Esse recurso é muito útil quando fazemos alterações substanciais no documento e desejamos manter a versão não editada do texto também.

2. Documento de formatação:

Talvez o recurso mais fascinante disponível nos processadores de texto esteja relacionado à formatação do texto. Os processadores de texto garantem que o texto inserido em um arquivo (em qualquer formato) possa ser transformado em qualquer formato desejado sem muito esforço extra.

Algumas dessas facilidades incluem:

Alinhamento:

Depois que as margens esquerda e direita do texto são indicadas para os processadores de texto, o texto pode ser alinhado à esquerda, direita, centralizado ou justificado nas margens esquerda e direita. Em um texto justificado, o primeiro caractere de cada linha é colocado na primeira coluna e o último caractere é colocado na última coluna na área entre as margens esquerda e direita especificadas.

A justificação é feita preenchendo os espaços entre as palavras na linha, garantindo que o primeiro caractere seja impresso na margem esquerda e que o último caractere na linha seja impresso na margem direita.

Espaçamento de linhas e caracteres:

Os processadores de texto permitem que os usuários definam o espaçamento entre linhas e reformem o texto para espaçamento de linha diferente quase instantaneamente. Eles também têm a facilidade de alterar o espaço entre dois caracteres. Tal recurso é muito útil para textos maiores em espaços menores e vice-versa.

Quebra de página:

A maioria dos processadores de texto divide automaticamente o texto em páginas de um número pré-determinado de linhas. O número de linhas é determinado com base no comprimento do papel, na margem superior, na margem inferior e na largura da linha, já definida pelo usuário.

Eles também atribuem números de série a cada página. No entanto, os usuários podem selecionar o tamanho da página de sua escolha para todo o texto de algumas das páginas de um arquivo. Normalmente, um tamanho de página comum é usado para o arquivo inteiro. No entanto, uma pausa no meio de uma mesa é uma distração. Nesse caso, um usuário pode indicar um comprimento de página diferente para essa página específica no arquivo.

Também é possível obter números de página automaticamente inseridos no texto. No caso de inserções posteriores ou exclusões do texto, esses números de página são alterados automaticamente.

Marcadores e numeração:

A maioria dos processadores de texto tem recursos para inserir marcadores ou outras marcas especiais para os pontos que podem ser incluídos no documento. Eles também têm as facilidades para numeração automática de parágrafos. A vantagem básica de tal numeração automática é que, no caso de qualquer parágrafo ser adicionado ou excluído, o número de cada um dos parágrafos restantes será alterado de acordo. Naturalmente, guias e alinhamento adequados são usados ​​para colocar o documento no formato correto.

Tipos de letra:

Processadores de texto modernos têm a facilidade de selecionar de uma lista de tipos de fonte para o todo ou parte do documento. Pode-se também selecionar o tamanho da fonte e pintar esse formato para qualquer seção do texto.

Tabelas, objetos e fotos:

Às vezes, parte do documento contém informações tabulares. A informação tabular deve ser organizada em colunas e cada coluna deve ser intitulada. Tais operações são realizadas automaticamente quando o usuário opta por inserir uma tabela no texto.

O alinhamento do texto dentro da coluna ocorre automaticamente. Além disso, a maioria dos processadores de texto tem recursos para desenhar objetos, como diagramas, gráficos, etc. O usuário também pode importar esses objetos de outros arquivos. Os objetos e recortes comumente usados ​​estão disponíveis no software e qualquer um desses objetos pode ser inserido no texto como e quando necessário. Isso ajuda a tornar o texto mais ilustrativo.

3. Editando documento:

Os processadores de texto são únicos em suas instalações de edição. Como o conteúdo do documento é armazenado antes da impressão em papel, qualquer alteração desejada no conteúdo pode ser feita com alguns toques no teclado. Tal mudança, caso contrário (no caso de máquinas de escrever manuais), pode ser necessário redigitar todo o texto.

A redigitação implica o risco de alguns outros erros que ocorrem no novo documento digitado também. Com o texto do processador de texto pode ser impresso após a edição adequada do texto. Isso garante que as impressões sem erros possam ser tiradas de forma organizada.

Os recursos de edição geralmente disponíveis em processadores de texto são:

Insira, recorte, copie, cole e sobrescreva:

Os processadores de texto permitem a inserção de segmentos de texto em qualquer parte do texto, como e quando desejado. Após a inserção, o texto é realinhado automaticamente. O usuário pode excluir qualquer caractere, palavra ou linha por um pressionamento de tecla de qualquer parte do documento.

Também é possível sobrescrever um determinado caractere. Para navegar pelo documento (passando de uma parte para outra), um cursor é movido usando operações de teclas simples. Movimentos rápidos de cursores também são possíveis.

Edição de blocos:

Além da exclusão e inserção de texto, os recursos de edição de bloco estão disponíveis na maioria dos processadores de texto. Usando esses recursos, o usuário pode mover ou excluir um bloco de texto. Um bloco de texto pode ser definido pela primeira vez selecionando uma parte do texto.

Então, pode ser movido de uma parte do texto para a outra parte. O texto selecionado pode ser copiado para outras partes do texto ou disponibilizado para outro aplicativo também. Por exemplo, uma parte do contrato pode ser copiada em bloco e colada em uma carta para citar o extrato. Este recurso de 'cortar e colar' também é muito útil quando o texto está sendo desenvolvido pela primeira vez.

Anular a edição:

Processadores de texto oferecem facilidades para reverter as operações de edição com a ajuda da ferramenta 'desfazer'. Assim, se por engano uma parte do texto for excluída, ela poderá ser restaurada usando o recurso de desfazer. O 'desfazer' pode ser revertido pela facilidade 'refazer'. Geralmente, várias etapas anteriores podem ser desfeitas e refeitas com a ajuda de tais recursos em processadores de texto.

Pesquisa global e edição:

Outra ferramenta de edição comum em processadores de texto refere-se à pesquisa de uma palavra ou um segmento de texto em todo o texto. O processador de texto indica a ocorrência desse conjunto de caracteres em todo o texto. Também permite que o usuário faça alterações, se assim desejar.

Os usuários também podem dar instruções para substituir esse conjunto de caracteres por algum outro conjunto de caracteres. Suponha que a palavra 'Janeiro' ocorra em um texto 20 vezes em locais diferentes, para usar o mesmo texto com o mês substituído por fevereiro, o recurso localizar e substituir pode ser usado.

Com alguns toques no teclado, o usuário pode fazer a busca do processador de texto em janeiro e substituí-la por fevereiro em todos os 20 locais do texto. Os processadores de texto normalmente fornecem opções para os usuários substituírem ou não o segmento de texto em cada ocorrência.

Verificação ortográfica:

A operação de verificação ortográfica é muito útil quando um documento grande está sendo inserido pela primeira vez. O erro de ortografia é automaticamente apontado pela ferramenta de verificação ortográfica on-line. O usuário, geralmente, tem a opção de selecionar a partir de uma lista de idiomas, um idioma que deve ser usado para verificar a ortografia. A ferramenta de verificação ortográfica também pode ser usada em um arquivo de texto existente.

A ferramenta de verificação ortográfica verifica a presença de cada palavra no dicionário pré-armazenado para o idioma selecionado para o texto. Se alguma palavra não for encontrada no dicionário, ela será apontada pela ferramenta. Também pode sugerir algumas palavras semelhantes à palavra que foi digitada incorretamente.

O usuário pode decidir adicionar a palavra no texto ao dicionário se a palavra estiver escrita corretamente, mas não incluída no dicionário do processador de texto. Geralmente, essas palavras que não estão incluídas no dicionário são nomes, novas palavras ou termos técnicos. Esse recurso ajuda a garantir que o texto sem erros seja impresso.

Auto correção:

Alguns processadores de texto oferecem o recurso de corrigir automaticamente as palavras incorretas. Por exemplo, se a palavra 'o' tiver sido digitada como 'teh', ela será corrigida automaticamente pelo processador de texto. Essa facilidade acelera a entrada de texto.

Thesaurus on-line:

A maioria dos processadores de texto oferece a facilidade de encontrar palavras adequadas no momento da criação do texto. O thesaurus é colocado no pacote de software e o usuário pode procurar uma lista de sinônimos para uma palavra selecionada. Tal recurso é bastante útil quando o texto está sendo desenvolvido pela primeira vez.

4. documento de impressão:

Os processadores de texto oferecem recursos de impressão que não poderiam ser imaginados com máquinas de escrever manuais. Belos efeitos de impressão podem ser obtidos ao fornecer comandos de controle de impressão adequados no texto.

Para inscrever alguns, os seguintes efeitos de impressão estão normalmente disponíveis na maioria dos processadores de texto:

Negrito, itálico, impressão de sublinhado:

A impressão em negrito é obtida imprimindo um caractere duas vezes, cada impressão tão próxima uma da outra que aparece como um caractere em negrito. Esse recurso é muito útil para destacar determinada parte do texto. Da mesma forma, itálico e impressão sublinhada também podem ser usados ​​para destacar qualquer parte do texto.

Sobrescrito e subscrito:

É possível, com processadores de texto, imprimir um caractere como subscrito ou sobrescrito para outro caractere. Este recurso é necessário para conotações matemáticas no texto.

Mala direta:

Outro recurso útil disponível na maioria dos processadores de texto é a facilidade de mesclar dois arquivos durante a impressão. Esse recurso é usado quando temos que enviar cartas ou lembretes personalizados para pessoas diferentes com endereços diferentes e textos parcialmente diferentes.

O texto comum é colocado em um arquivo e os dados diferentes, como nome, endereço, quantidade, data da fatura, etc., são colocados no arquivo de dados. Mala direta ou ferramenta de impressão de mesclagem, pega os dados do arquivo de dados para cada pessoa, preenche os dados no texto comum nos locais apropriados e os imprime. Esta é uma ferramenta de processamento de texto muito popular e que economiza tempo.

Envio de fax:

Os processadores de texto também têm a facilidade de imprimir as mensagens de fax e enviá-las através da linha telefônica usando o modem instalado no sistema do computador. A maioria dos processadores de texto oferece modelos predefinidos para projetar a mensagem de fax. Depois que a mensagem é digitada, ela pode ser impressa usando o programa de driver de impressora especial. A impressão neste caso ocorre na forma de transmissão da mensagem para um número de fax destinado.

Preview:

A pré-visualização de todo o texto ou sua parte pode ser obtida antes da impressão, de modo a rever a paginação e outros aspectos da formatação. No caso de textos mais longos, a visualização é muito útil, pois é possível obter uma visualização ampliada na tela.

Os processadores de texto modernos têm muito a oferecer para correspondência no escritório. Um usuário precisa conhecer todos os recursos disponíveis e aplicá-los apropriadamente para aproveitar ao máximo os recursos do software de processamento de texto.

O processamento de texto é um aplicativo de desktop muito popular e talvez não haja praticamente nenhum computador pessoal que não esteja sendo usado como processador de texto. Quase 30% -40% do tempo de trabalho de computadores pessoais é gasto em processamento de texto.