Gerenciamento de custos: um guia completo para gerenciamento de custos

Muitas empresas não estavam preparadas. Como os empresários prevêem orçamentos para os próximos anos, eles devem permitir custos crescentes e procurar maneiras de “gerenciar os custos gerenciáveis” de fazer negócios. Ao fornecer as soluções certas para seus clientes - como provedor de tecnologia de escritório - você pode desempenhar um papel importante ajudando as empresas a gerenciar os custos. Você também fortalecerá os relacionamentos e criará oportunidades de vendas para sua concessionária.

É importante que seus clientes reconheçam que um custo significativo, mas raramente medido, de um negócio é o da produtividade no escritório. Com práticas efetivas de gerenciamento de custos de escritório, elas podem minimizar melhor o risco associado a ter que suportar impactos econômicos contínuos e imprevisíveis de eventos como os desastres naturais de 2005.

À medida que vêem maneiras de economizar dinheiro, você tem a oportunidade de ajudar seus clientes a entender que a tecnologia de escritório de hoje fornece ferramentas para atender melhor às necessidades de produtividade. Ao modernizar o atual equipamento de escritório, integrando e personalizando dispositivos multifuncionais no fluxo de trabalho e maximizando suas capacidades, seus clientes alcançarão novos níveis de economia e produtividade a longo prazo.

Aumentando a Eficácia:

O gerenciamento dos custos gerenciáveis ​​começa com uma análise do fluxo de trabalho da produtividade e eficiência do escritório. Entender o uso da tecnologia e os custos relacionados oferece um ponto de partida para a melhor utilização da tecnologia de escritório em rede. Tem sido comum complementar os dispositivos de escritório existentes estritamente em uma base “ascendida”. Em um certo ponto, no entanto, uma análise de fluxo de trabalho - conduzida por sua concessionária - precisa ocorrer dentro dos negócios de cada cliente para determinar a configuração mais econômica da tecnologia de escritório daqui para frente.

Seus clientes sabem que as empresas reduziram os custos em até 20% a 30% por meio do melhor uso dos recursos de equipamentos existentes e da adoção de copiadoras multifuncionais e dispositivos de impressão mais novos? Uma economia de 30% é significativa quando se considera que as pesquisas indicam que as empresas gastam aproximadamente 10% de sua receita na produção, gerenciamento e distribuição de documentos. Determinar as necessidades de gerenciamento de documentos pode fornecer mais oportunidades para integrar efetivamente documentos eletrônicos no fluxo geral de trabalho da empresa, em vez de simplesmente imprimir os documentos como uma cópia impressa dispendiosa.

Essas economias ocultas são significativas quando se considera que algumas pessoas imprimem milhares de páginas por ano. Uma análise de fluxo de trabalho de documentos é um investimento que vale a pena para o seu cliente determinar as possíveis economias. Além de encontrar maneiras de lidar com os custos associados à impressão de grandes volumes de documentos impressos, existe o fator do custo do próprio equipamento.

Como você sabe, nos últimos anos, o custo unitário dos novos dispositivos multifuncionais de escritório continuou a diminuir, enquanto o número de recursos dos dispositivos continuou a aumentar. Dito isso, seus clientes precisam entender que apenas a atualização para novos dispositivos multifuncionais não é a solução completa.

Dispositivos multifuncionais agora oferecem mais recursos do que o usuário comum utiliza ou até mesmo existe. Por exemplo, embora a conectividade em rede do equipamento de um escritório possa estar atualizada com os padrões atuais, os recursos mais recentes, como a digitalização, são subutilizados como economias substanciais de custos. Uma recomendação profissional e treinamento personalizado com base em necessidades comerciais exclusivas podem economizar milhares de dólares ao longo de muitos anos.

As empresas também são capazes de atingir novos níveis de produtividade por meio do treinamento adequado de equipamentos. Como revendedores, estamos cientes de que as tarefas de cópia, varredura e compartilhamento - processos longos que costumavam exigir vários dispositivos - foram reduzidas a operações únicas. A subutilização desses recursos entre seus clientes é muitas vezes um resultado direto da falta de treinamento e conscientização. Eles precisam saber como aplicar melhor os recursos dos dispositivos multifuncionais em seus escritórios.

Custos de mão de obra:

Os custos de mão-de-obra, sendo uma combinação de custos administrativos e supervisão, são uma parte importante no orçamento de qualquer departamento de registro. Os custos de mão-de-obra dependem do nível de atividade, procedimento de recuperação, volume e tipos de suprimentos e equipamentos utilizados. Volume e nível de atividade recebem fatores que não podem ser alterados, mas o gerente de registros tem alguma influência sobre o procedimento de recuperação. Também os suprimentos, como pastas de arquivos e contêineres de documentos, são selecionados pelo gerenciador de registros, que deve considerar que diferentes tipos de contêineres influenciarão o tempo gasto arquivando e / ou recuperando documentos.

Os custos de mão-de-obra estão diretamente relacionados aos níveis de eficiência, para os quais suprimentos e equipamentos são componentes importantes.

Para analisar o custo do trabalho de contêineres de documentos e equipamentos, temos que dividir os custos nos seguintes elementos:

(1) tempo de acesso ao equipamento;

(2) tempo de acesso ao contêiner do documento;

(3) tempo de inserção do documento

(4) tempo de restauração de documentos e

(5) tempo de restauração do equipamento.

Custos de armazenamento:

A única área em que podemos desenvolver fórmulas gerais de custos aplicáveis ​​a qualquer tipo de equipamento ou instalação é o armazenamento. Aqui, consideramos o custo de armazenar documentos em contêineres de documentos para um determinado período de retenção.

Custos recordes de armazenamento dependem de:

(1) equipamentos e suprimentos,

(2) espaço ocupado e

(3) Custo do espaço.

Para fins de comparação, é útil calcular o custo LFF por ano, o que pode ser feito em três etapas:

Etapa 1: Custo de todo o equipamento de enchimento + Custo dos suprimentos = Custo dos materiais:

Para determinar o custo dos materiais, devemos conhecer os custos do equipamento g pé (LFF). Como podemos obter o custo e o fornecimento por equipamento de arquivamento linear por LFF? Se um novo equipamento for comprado, a cotação de um fornecedor em potencial deve declarar o custo em termos de LFFs. Às vezes, é indicado como custo por LFI, que pode ser convertido em custo por LFF pela multiplicação dos dados por 12.

Por exemplo, o preço de compra de um armário de quatro gavetas, que tem uma capacidade de 100 LFIs, pode ser de US $ 100, então o custo do equipamento por LFI é de 100: 100, ou US $ 1. Multiplicando esse valor em 12, chegamos a US $ 12 como o custo por LFF. Para calcular o custo de equipamentos existentes para os quais o preço de compra é desconhecido, considere 3040% do custo de um novo sistema como base para esse cálculo.

Depois de ter o custo do seu alojamento por LFF, você vai querer estabelecer o custo de suprimentos por LFF. Primeiro, descubra quantas pastas, fichários / contêineres existem no seu sistema por LFF. A melhor maneira de obter esses dados é contar o número de pastas, pastas ou bolsos que você tem em uma gaveta ou em uma prateleira.

Selecione uma gaveta ou prateleira com espessura típica de pasta / fichário / recipiente e condições de carga média. Em seguida, divida o número de contêineres pelo número de LFIs e multiplique o resultado pelo número de registros por LFF. Se, por exemplo, existem; 0 registros em uma gaveta de 25 polegadas, em seguida, há 24 registros por LFF (50:25 = 2, 2 x 12 = 24). Ou se você tiver 90 registros em uma prateleira de 3 pés de largura, haverá 30 registros por LFF (90/3 = 30).

Em seguida, temos que estabelecer o custo de arquivamento de suprimentos por LFF, ou seja, o custo de pastas, fichários, bolsos e qualquer outro tipo de contêineres de documentos, incluindo folhas divisórias, rótulos, fixadores, bolsos internos e acessórios especiais. Para fazer isso, determine o custo de suprimentos por 1.000 registros e, em seguida, multiplique esse número pelo número de registros por LFF, conforme estabelecido acima:

Custo da unidade x número de registros = custo da unidade de materiais

Se assumirmos que o custo de suprimentos é de US $ 400 por US $ 1.000 e que há 50 registros por LFF, o custo de suprimentos por LFF é US $ 20.

Ao adicionar o custo do equipamento por LFF ao custo de suprimentos por LFF, podemos calcular o custo de materiais por LFF. Assim, se o custo do equipamento for de US $ 12 por LFF e o custo de suprimentos for de US $ 20 por LFF, o custo dos materiais será de US $ 32 por LFF.

Etapa 2: (Fator de eficiência espacial x Custo da propriedade) + Custo do serviço imobiliário = Custo de espaço por LFF por ano:

Custa dinheiro para ocupar espaço, e os custos imobiliários estão aumentando a cada ano. Mesmo que sua organização seja proprietária de seu prédio, você deve estar ciente dos custos contábeis para o espaço ocupado pelo sistema de registro. Afinal, se esse espaço não fosse usado para registros, ele poderia ser usado para outra finalidade ou alugado.

A quantidade de espaço ocupado depende do layout, do volume e do equipamento. O gerenciador de registros geralmente não pode fazer muito sobre o volume, pois isso é criado pela organização. A única maneira de influenciar os volumes, alterando o cronograma de retenção que pode ser difícil, se não impossível. A área onde o gerenciador de registros pode monitorar o espaço ocupado pelo sistema de registro é a seleção de equipamentos.

Vários equipamentos têm diferentes eficiências espaciais. Isso significa que, ao armazenar uma determinada capacidade, um tipo de equipamento de arquivamento usa mais espaço do que outro. Equipamentos de baixo nível, como armários de gavetas e armários e prateleiras de bancada, têm baixa eficiência de espaço. Três categorias de eficiência espacial podem ser identificadas: baixa, intermediária e alta.

A baixa eficiência de espaço cobre equipamentos com fatores acima de 1.0. A gama de equipamentos nesta categoria é do gabinete de duas gavetas, para o arquivo lateral de três camadas de tamanho carta, que é alto contador e tem um fator de eficiência de espaço de 1. 17. A eficiência de espaço intermediário é atribuída às cinco gavetas. gabinete de tamanho carta com um fator de 0, 98 para o arquivo lateral em tamanho carta de sete níveis com um fator de 50. A alta eficiência do espaço começa em 0, 50 e picos em torno de 20, 20, com o menor valor para prateleiras móveis verticais, oito níveis de altura, com seções de 12 pés de profundidade e quatro seções por corredor. Esse fator pode ser reduzido adicionando mais seções ao sistema por corredor e aumentando a duração das seções. Como você pode ver, quanto menor o fator de eficiência de espaço, melhor será a eficiência do espaço.

O espaço no corredor é um componente importante dos custos de espaço, portanto, faz diferença se os gabinetes ou arquivos compartilham um corredor comum. Portanto, o fator de eficiência de espaço é sempre maior para arquivos colocados singularmente. Arquivos colocados em frente um ao outro, compartilhando um corredor comum entre eles, têm um fator de eficiência de espaço menor, como mostrado acima na coluna da direita. Para fins de comparação, geralmente é correto usar o fator para riles colocados individualmente. Quando o layout do equipamento em potencial é conhecido, é aconselhável usar o fator de eficiência de espaço apropriado. Para alguns tipos de equipamento, isso pode até ser uma combinação de equipamentos singularmente posicionados e compartilhados, de equipamentos autônomos e complementares.

Para estabelecer o custo do espaço ocupado pelo sistema de registro, você tem que estabelecer o valor do espaço ocupado ou seja, o custo anual de ocupação do espaço pelo pé quadrado. Naturalmente, esses dados variam muito de acordo com a condição e o valor do prédio e também com a localização. As diferenças nos custos anuais do espaço por pé quadrado entre as áreas urbanas e rurais também são substanciais. No entanto, você deve obter o custo do espaço para a sua área ou, melhor ainda, para o seu prédio do departamento de administração, contabilidade, orçamento ou imobiliário da casa.

Tomando o custo anual do imóvel por metro quadrado e multiplicando-o pelo fator de eficiência espacial, obtém-se o custo base do espaço por LFF. Por exemplo, se os custos anuais de imóveis forem de US $ 10 por pé quadrado e você estiver usando prateleiras abertas de sete níveis, os custos de espaço por LFF serão de US $ 5. Mas, para capturar os custos do espaço, temos que incluir o custo dos serviços, além dos custos imobiliários.

Custo dos serviços são os custos contínuos de iluminação, limpeza, ar condicionado, aquecimento, pintura e reparos naquele espaço. Infelizmente, não há diretrizes detalhadas para estabelecer o custo dos serviços, e cada sala de registro tem requisitos diferentes em relação a esses serviços, portanto, o fator custo será diferente: a experiência mostrou que esses custos variam de 10% a 50%. de custos imobiliários anuais.

A faixa de custo de 30% a 50% dos custos de imóveis se aplica somente a registros mantidos em “condição de escritório”, isto é, quando são usados ​​tapetes, ar condicionado e outras “condições luxuosas de escritório” na área onde os registros são mantidos. A maioria das salas de registro fica no subsolo de 1, 030% para os custos de serviço. Uma sala de registro no porão, servida apenas por iluminação e limpeza, geralmente está na faixa de 5 a 20%. Ar condicionado acrescenta mais 10-30 por cento. O gerente de registros deve ter uma estimativa dos custos de serviço para a área ocupada por equipamento de armazenamento de registros.

Para calcular o custo do espaço, pegue esse percentual do custo anual do imóvel por metro quadrado, que representa o custo dos serviços, e adicione-o aos custos anuais do imóvel. Por exemplo, se os custos imobiliários forem de $ 10 por ano por pé quadrado e o custo dos serviços for estimado em 25%, os custos de espaço serão $ 12, 50 ($ 10 + [25% X 10] = $ 12, 50). Agora podemos prosseguir para o cálculo dos custos anuais de armazenamento por LFF

Etapa 3: Custo dos materiais / anos de armazenamento + custos de espaço = custos de armazenamento:

O custo de armazenamento de registros por ano e por LFF é determinado dividindo o custo dos materiais pelo número de anos de armazenamento e adicionando a isso os custos de espaço. Multiplicando o custo de armazenamento pelo número total de LFFs em um sistema de arquivamento, você pode calcular o custo total de armazenamento. Este valor não inclui nenhum custo de recuperação. No entanto, é muito útil comparar diferentes tipos de equipamentos e várias opções de armazenamento em relação aos seus custos. Todo gerente de registros deve saber o custo de armazenamento para o seu sistema de arquivamento.

A próxima pergunta é, quanto tempo gravar; vão ser mantidos nesta área. Isso não deve ser confundido com o período de retenção. Em vez disso, podemos querer calcular o custo de uma área de arquivo ativa. Em seguida, apenas o período de armazenamento neste arquivo específico deve ser considerado para o cálculo. Quando os registros são mantidos por menos de sete anos, o equipamento supera os registros. Para derivar o custo anual de armazenamento a curto e médio prazo Em termos de LFFs), assumindo que o equipamento dura dez anos e o tempo de armazenamento é inferior a sete anos, temos a seguinte fórmula:

custo do equipamento / 10 + custo de suprimentos / anos de armazenamento = custos de armazenamento

Lembre-se de que o custo de armazenamento fornece valores de custo em equipamentos, suprimentos e espaço, mas não fornece custos administrativos, de supervisão ou de recuperação. É simplesmente o custo de armazenar registros em determinado equipamento durante um certo período de tempo. Além disso, os custos de arquivamento não estão incluídos no custo de armazenamento.

Vejamos dois exemplos de computação do custo de armazenamento:

Exercício 1:

O departamento de registro tem prateleiras laterais abertas com 7 níveis. As prateleiras têm um valor de compra de 50%. Novos estantes do mesmo tipo custariam SI por LFI. Existem 30 registros em uma prateleira e cada prateleira tem 3 pés de comprimento, portanto, há 10 registros por pé. Pastas de arquivos custam US $ 380 por mil. O custo do espaço é de US $ 6 por pé quadrado por ano. Os serviços são estimados em 15% do custo do espaço. Os registros devem ser mantidos nesta sala por 20 anos.

Primeiro, para converter o custo do arquivamento de custo por LFI para custo por LFF, multiplique 0, 40 por 12, que é 4, 80. Em seguida, calcule o custo de materiais por LFF, adicionando os custos de prateleiras e suprimentos:

4, 80 + 3, 80 = 8, 60

Agora, para calcular as taxas anuais, multiplique o custo anual do imóvel por metro quadrado pelo fator de eficiência espacial, que para este tipo de equipamento é 0, 50, e acrescente 15% desse valor:

(0, 50 x 6) + 0, 15 x (0, 50 x 6) = 3, 45

Assim, o custo total anual do espaço por LFF é de US $ 3, 45. Finalmente, para completar os custos anuais de armazenamento:

8, 60 + 3, 45 = 3, 88 20

O custo total de armazenamento por LFF por ano, nesse caso, é de US $ 3, 88.

Exercício 2:

O departamento tem os mesmos dados do Exercício 1. Está ficando sem espaço, mas é legalmente obrigado a manter registros por mais três anos. Quer estabelecer o custo de manter registros nas prateleiras existentes por mais três anos. Além disso, foi estabelecido que, se os registros não fossem mantidos nesta sala, as estantes existentes não poderiam ser usadas em outro lugar.

Qual é o custo de armazenamento por LFF por ano? Para este caso, nenhum novo shelving deve ser comprado, nem o velho shelving pode ser usado em outro lugar. As pastas de arquivos estão em uso e não podem ser usadas para outro aplicativo. Não há praticamente nenhum custo de materiais. O custo de armazenamento é limitado ao custo do espaço, que é de US $ 3, 45.

Selecionando o equipamento de arquivamento:

Embora o custo não deva ser o único fator considerado na seleção de equipamentos de arquivamento, na realidade é o fator principal. A estimativa ou cotação de qualquer fornecedor deve declarar o custo do equipamento por LFI ou por LFF. No entanto, esta não é a imagem completa. Devemos sempre adicionar o custo do espaço ao custo do equipamento. Seria maravilhoso para os compradores pré-amplificadores se os fornecedores declarassem o fator de eficiência espacial em cada peça de literatura. Isso eliminaria muita confusão. O custo real do equipamento de arquivamento é a soma do custo do equipamento por LFF e o custo do espaço por LFF.

Por exemplo, o gerente de registros está considerando quatro gabinetes de gavetas versus gabinetes de arquivos laterais com seis fileiras com trava (sem puxadores, portas retráteis). Um preço médio para o armário da gaveta é SI 75; para o armário de arquivo lateral é $ 380. Os custos anuais de imóveis para o escritório são, neste caso, SI6 por pé quadrado. Os serviços são estimados em 25% adicionais, ou US $ 4 por pé quadrado. Os custos totais do espaço, portanto, são de US $ 20 por pé quadrado. Como é a comparação de preços? O fator de eficiência de espaço para o gabinete da gaveta é de 1, 62; para o gabinete lateral, .66.

Existem 8, 33 LFF no gabinete de quatro gavetas. O custo do equipamento é de US $ 21 por LFF (175: 8, 33). O custo do espaço é de US $ 20 x 1, 62 = US $ 32, 40. O custo total desses gabinetes é de US $ 21 + US $ 32, 40 = US $ 53, 40 por LFF. O preço de compra do S380 dividido por IS é igual a $ 21, 11. o custo por LFF para material. Obviamente, não há muita diferença no preço do equipamento entre o armário da gaveta e o armário lateral. No entanto, quando tomamos os custos de espaço e incluímos os custos, a imagem muda. Multiplicando os custos imobiliários de US $ 20 vezes o fator de eficiência espacial, obtemos o custo de espaço de US $ 13, 20 por LFF (20 x 0, 66).

Armazenamento fora do local:

Geralmente, a falta de espaço que força uma organização a repensar é um sistema de armazenamento de registros. Existem várias maneiras de aumentar a capacidade de armazenamento usando equipamentos diferentes. Além disso, o gerente de registros tem a opção de duas possibilidades externas.

O armazenamento externo é uma dessas alternativas. Isso significa aproveitar o espaço de baixo custo do Site e, em seguida, usar os equipamentos e suprimentos mais eficientes, principalmente porque a taxa de recuperação deve ser muito baixa. O valor médio para o custo de armazenamento externo deve ser de cerca de US $ 2 por ano por LFF, no entanto, em alguns casos, esses custos podem ir até S4 por ano por LFF. Novamente, isso não inclui custos de recuperação.

Empresas de armazenamento off-line comerciais cobram entre US $ 1 e US $ 10 por resgate, dependendo da distância envolvida, cronograma de recuperação e urgência. Uma pesquisa recente afirmou que o custo de uma instalação de armazenamento invasivo é de US $ 0, 02 a US $ 1, 00 por pé cúbico por ano. Apenas em diante, o entrevistado relatou custos significativamente maiores. Infelizmente, não houve distinção feita na pesquisa entre o armazenamento externo e o armazenamento no local. A pesquisa incluiu mais de 55% das instalações inativas armazenando registros no local.

Microfilme:

A segunda alternativa externa é a redução de registros para microfilme. Quando olhamos para a possibilidade de microfilme, não devemos apenas olhar para o valor de armazenamento. O campo de micrografia oferece uma ferramenta de gerenciamento de informações totalmente diferente. Suas vantagens estão na área de manipulação e distribuição de informações, bem como na área de armazenamento.

Os custos de microfilme devem ser divididos em custos de conversão e custos de armazenamento. Os custos de conversão para microfilmagem interna contêm os custos de equipamento, material e mão de obra. No caso da utilização de um escritório de serviço externo para a conversão em microfilme, geralmente há uma cobrança total para todo o trabalho, exceto quando a preparação interna, isto é, a classificação, a embalagem, a preparação deve ser feita pelo departamento de registros.

Os custos de armazenamento contêm o equipamento, o espaço e os possíveis custos de preservação. Estes últimos são frequentemente negligenciados como uma parte importante da microfilmagem. Infelizmente, o armazenamento apropriado de microfilme sob condições controladas não é habitual em muitos usuários de microfilme. Uma política de preservação adequada deve ser estabelecida por todos os gerentes de registros para o armazenamento de microfilmes.

Em muitos casos, as agências de serviços de microfilmagem são especializadas para processar grandes volumes e podem ser mais econômicas do que uma operação interna. Este estudo sugeriu apenas equipamentos básicos para filmagens internas, ou seja, uma câmera rotativa, uma impressora leitora e uma leitora. Os valores de custo foram baseados nos seguintes dados: 80.000 imagens de filme filmadas por ano; taxa de sequenciamento em 1.000 imagens / páginas por hora; remoção / correção de impedimentos em 800 imagens por hora; colocação de ID

Para as 80.000 imagens, os seguintes custos foram assegurados:

Eu. Sequência de preparação 80 horas-homem

ii. Impedimentos '100 horas-homem

iii. ID alvos 80 horas-homem

iv. Filmando 100 horas-homem

v. Inspeção de filme, controle de qualidade 80 horas / homem

vi. Total de 440 horas-homem

O custo médio por homem-hora é aqui assumido como $ 8. Este valor inclui benefícios adicionais, custos gerais e de supervisão e custos indiretos. Assim, o custo total do trabalho é de US $ 3.520 (440 x S8). Naturalmente, esses dados variam de acordo com o local, porque o pagamento, a escala, as circunstâncias locais e o nível de benefícios adicionais podem variar. O gerente de registros deve se sentir à vontade para inserir o número que se aplica a ela ou a sua operação. O segundo componente de custo é o custo de suprimentos e processamento. Isso inclui o custo de materiais, incluindo filmes e produtos químicos de processamento, e também a depreciação de equipamentos de microfilmagem.

Na primeira aplicação, as diferenças óbvias entre a cópia impressa e o microfilme serão ampliadas por custos de recuperação ainda maiores para o microfilme (reprodução de cópia impressa). Em custos de recuperação compensam alguns dos altos custos de conversão, e o terceiro aplicativo é melhor do que empatar, o que significa economia real para o sistema de microfilme. Na quarta aplicação, a imagem é quase invertida: há enormes economias de custos para microfilmes.

A recuperação de cópias impressas é geralmente mais cara do que a recuperação de microfilmes quando os executivos estão dispostos a usar o microfilme original. Na última situação, existem leitores de microfilme distribuídos por toda a organização, e as informações de microfilme geralmente não são convertidas novamente em cópia impressa. Como isso mostra, a chave para o uso econômico do microfilme é a capacidade do gerente de registros de convencer a administração a usar os leitores de microfilme como ferramentas de recuperação. No entanto, em muitas aplicações de armazenamento de registros, o microfilme é usado apenas como meio de armazenamento. Quando alguém quer informações desse registro, uma impressão é feita como um “documento de trabalho”. Nesse caso, o microfilme é mais caro do que a cópia impressa.

Armazenamento informatizado de informações:

Muitos especialistas em escritórios previram que a tecnologia de escritório sem papel controlaria o armazenamento de informações na década de 1980, mas isso não aconteceu tão rapidamente quanto muitas pessoas esperavam. O slogan do escritório sem papel ficou ligado a um pedido de menos, em vez de mais papel. A indústria produtora de papel diz que nunca houve uma demanda tão grande por papel quanto no início dos anos 80.

Os custos do computador foram reduzidos consistentemente. A perspectiva de memória de bolhas parecia ser o avanço para o armazenamento econômico de informações magnéticas. Isso não aconteceu. O processamento de dados (departamento permaneceu fiel ao seu nome: processamento de dados é o negócio do computador, não armazenamento de dados. No entanto, partes da indústria de computadores e indústrias afiliadas estão trabalhando duro em uma mudança. foi 200 vezes mais caro que o microfilme, o que mudou drasticamente e continua a mudar.

Em 1982 e 1983, os primeiros sinais de uma nova tecnologia puderam ser vistos no horizonte de armazenamento de discos: discos de armazenamento óptico de computador. Sistemas de disco óptico ainda são todos caros como novos. Uma unidade grande e de alto desempenho para custos de discos óticos em 1982, 83 SW80, 000, um disco em modo DRAW (leitura direta após gravação) começa em US $ 1.000 ou mais. No entanto, especialistas prevêem um preço de venda de US $ 200 para discos ópticos que armazenam 50.000 documentos, ou catorze de um centavo por documento.

Em todos os casos de cálculo do custo de armazenamento, temos que separar o armazenamento incorrido com os custos e custos de conversão. Os custos de conversão são despesas, na transição de informações de um meio para outro. Todos os sinais parecem indicar que os discos ópticos desempenharão um papel importante no armazenamento informativo à medida que se tornam econômicos e proporcionam uma concorrência real pelo armazenamento convencional.