Top 7 Procedimentos para Materiais de Compra
Seguinte procedimento de compra é geralmente seguido:
1. Determinação do Orçamento de Compra:
O Gerente de Compras prepara um orçamento de compra para o próximo ano financeiro. Orçamento de compra é preparado com a ajuda do departamento de planejamento de produção. Ele contém informações detalhadas sobre a quantidade a ser comprada, a qualidade dos materiais, o tempo de compra e as fontes de suprimento. Um cronograma de materiais e componentes necessários para vários trabalhos, conhecido como lista de materiais, também é prescrito para elaborar detalhes do orçamento de compra. Uma lista de materiais também é útil para exercer controle sobre a utilização de materiais.
2. Recebimento da requisição de compra:
O oficial de compras inicia uma ação para a compra de materiais somente quando recebe uma solicitação para o mesmo. Os chefes de loja e departamentos enviam recibos de requisição para o departamento de compras, fornecendo detalhes dos materiais exigidos pelos departamentos, etc. Uma requisição de compra é um formulário usado como uma solicitação formal ao departamento de compras para a compra de materiais.
Este formulário é preparado pelo encarregado da loja para materiais de estoque regulares e pelo chefe do departamento para materiais específicos não estocados como itens regulares. O armazenista sabe quando uma ação ou novas aquisições devem ser iniciadas. Ele enviará a requisição quando os materiais atingirem o nível de reordenamento. Ele retém uma cópia da requisição com ele para referência futura. É com base na requisição de compra que os pedidos são feitos para os materiais.
3. Determinação das fontes de suprimento:
O Gerente de Compras mantém contato com vários fornecedores de materiais. As cotações são convidadas para a compra de itens específicos. Depois de receber citações, é feito um estudo comparativo sobre os termos e condições oferecidos. Os fatores a serem considerados incluem preço, quantidade, qualidade, prazo de entrega, condições de pagamento, desconto comercial e reputação dos fornecedores. Depois de analisar vários fatores, uma decisão final é tomada sobre o fornecedor de mercadorias.
4. Ordem de Colocação:
Depois de selecionar um fornecedor, um pedido de compra formal é enviado para o fornecimento de mercadorias. Um pedido de compra é enviado em um formulário impresso e é devidamente autorizado pelo gerente de compras. Essa ordem deve conter detalhes sobre a quantidade, qualidade, preço, modo de entrega, condições de pagamento, etc. O pedido autoriza o fornecedor a despachar os bens especificados nele. Estabelece uma relação contratual entre o comprador e o vendedor.
5. Acompanhamento do Pedido de Compra:
Normalmente, uma ordem de compra contém uma data na qual as mercadorias devem ser entregues. É de interesse da organização que as mercadorias sejam recebidas a tempo de manter um fluxo ininterrupto de materiais. Os fornecedores podem ser lembrados da data de entrega das mercadorias. Um follow-up do pedido é necessário para receber estoques a tempo.
6. Recebimento e Inspeção de Materiais:
Em grandes preocupações, a tarefa de receber materiais é atribuída ao departamento de compras, enquanto que, em pequenas preocupações, esse trabalho é feito pelo encarregado da loja. Depois de desembalar as mercadorias, a quantidade é comparada com a quantidade dada em desafios. Qualquer discrepância nos itens é informada ao departamento de compras. As especificações e a qualidade das mercadorias também são verificadas nesta fase.
7. Verificando faturas:
Por fim, o departamento de compras verifica as faturas fornecidas pelo fornecedor com as de seus próprios registros. A quantidade, qualidade, preço, termos etc. são comparados com os dados no pedido. Depois de fazer a verificação completa, as faturas são enviadas ao departamento de contas para pagamento.
