Procedimento de Compra: Top 7 Procedimentos Padrão de Compra - Explicados!
Este artigo lança luz sobre os sete principais Procedimentos de Compra Padrão Adotados por uma Empresa de Manufatura. Os Procedimentos são: 1. Requisição de Compra 2. Obtenção de Cotação 3. Colocação da Ordem 4. Acompanhamento da Ordem 5. Fatura e Mercadorias Recebidas Comparadas com a Ordem 6. Entradas da Conta 7. Pagamentos.
Procedimento de Compra Padrão #
1. Requisição de Compra:
Esta requisição inicia o procedimento de compra. A ordem de compra é colocada no recebimento de requisições devidamente assinadas e devidamente aprovadas. As requisições especificam que tipo de materiais é desejado, quanto e quando, bem como onde os materiais devem ser entregues na fábrica.
Em uma preocupação comercial, o departamento de vendas sugere outros departamentos quanto a compras e, portanto, cada departamento preenche sua demanda em um formulário de requisição apresentado e forma uma cópia do mesmo quinzenal ou periodicamente para o departamento de compras. O formulário de requisição contém quantidade, descrição, estoque, consumo médio, preço provável, etc.
Uma cópia do formulário acima é enviada ao agente de compras e a segunda cópia é retida pelo originador.
Procedimento de Compra Padrão #
2. Obtendo Cotações:
Nesta fase, o departamento de compras irá convidar cotações e amostras dos fornecedores listados. As solicitações de mercadorias requisitadas também são feitas por meio de inserções em jornais especificando a demanda e os requisitos detalhadamente.
Procedimento de Compra Padrão #
3. Colocando um Pedido:
O posicionamento de um pedido depende de cotações adequadas. Após a seleção adequada, os pedidos são colocados em formulários impressos.
Cada pedido é feito em quatro cópias contendo esta informação:
(a) Número de série e data do pedido
b) Nome, endereço, etc. do vendedor;
c) Indicações completas das mercadorias;
d) Preços e condições de desconto,
(e) Forma, modo e data de entrega
f) Instruções especiais relativas a facturação, embalagem, rotulagem, marcação, seguro e modo de transporte.
Uma pessoa devidamente autorizada deve assinar o pedido com data. Uma cópia do pedido será enviada ao vendedor, uma ao departamento de produção, uma ao departamento de contas e a última será retida pelo escritório para referência futura.
Procedimento de Compra Padrão #
4. Ordem de Acompanhamento:
Para agilizar a execução do pedido, o acompanhamento é essencial. Este li é feito para ajudar o produtor a iniciar a produção mais cedo para que os materiais não sejam bloqueados. Garante menos investimento em materiais e economia de capital.
Procedimento de Compra Padrão #
5. Comparação de Fatura e Mercadorias Recebidas com os Pedidos:
Nesta fase, a fatura deve ser verificada com o pedido. Qualquer discrepância é relatada imediatamente. Uma comparação similar é feita quando as mercadorias realmente chegam. No caso de uma nota de entrega ser recebida do fornecedor, ela será computada com o pedido e com as mercadorias recebidas. A cópia duplicada da nota de entrega é devolvida após a assinatura e data como uma confirmação de recebimento.
Procedimento de Compra Padrão #
6. Entradas e Livros de Conta:
O departamento de compras encaminhará a fatura com o endosso necessário ao departamento de contas no qual a fatura será inserida no razão.
Procedimento de Compra Padrão #
7. Pagamentos:
Esta é a última etapa - liquidação da conta fazendo pagamentos. Para aproveitar Desconto em dinheiro, pagamento Mostrado ser feito imediatamente. Nas compras a crédito, a ordem de pagamento será emitida depois de receber e verificar os extratos de contas.