Registros de Recursos Humanos: Tipos, Objetivos, Fundamentos e Precauções

Registros de Recursos Humanos: Tipos, Objetivos, Fundamentos e Precauções!

Registros de recursos humanos referem-se aos documentos informativos utilizados por uma organização para realizar suas funções. Representa a memória da organização. Os registros fornecem informações sobre a organização que é mantida em forma tangível, ou seja, escrita, pictórica, gráficos etc.

Eles são, portanto, evidências tangíveis das atividades da organização. Os registros de pessoal fornecem informações sobre a posição do RH na organização, por exemplo: registros relacionados a treinamento, desempenho, absenteísmo, salários e vencimentos, rotatividade de mão de obra, produtividade, pesquisas de moral, satisfação no trabalho, segurança social, bem-estar do funcionário etc. a forma de papéis, cartões, arquivos, gráficos, blue prints etc. Mas nos tempos modernos os registros são armazenados em C.Ds, filmes de vídeo, cassetes de áudio etc.

Tipos de informação:

Os registros são preparados a partir de relatórios, atas de reuniões, pedidos etc. Eles contêm informações sobre funcionários, sindicatos, empregador, governo, descrição do trabalho, análise de trabalho, recrutamento, seleção, promoção, transferência, rescisão, redistribuição, treinamento e desenvolvimento, lay off, greves, contribuições PF, benefícios dos empregados, salário e salário, reclamações, disputas etc.

Objetivos dos Registros de Pessoal:

O objetivo principal de gravar em não armazenar mas ter informações para fazer análise de vários problemas. Registros efetivamente armazenados permitem uma melhor análise dos problemas.

Os registros servem ao seguinte propósito.

(1) Ajudar os gerentes a identificar, preparar e implementar programas de treinamento para funcionários e desenvolvimento executivo para gerentes.

(2) Facilita na tomada de decisão em relação à transferência, promoção, rebaixamento, redistribuição etc.

(3) Ajuda na preparação de salários e salários.

(4) Permite fornecer informações relativas a acidentes, absenteísmo, rotatividade de mão-de-obra, salários e remunerações a agências governamentais.

(5) Facilita a auditoria de recursos humanos.

(6) Permitir a pesquisa em relações humanas.

(7) Fornecer conhecimento sobre a validade dos testes de emprego e entrevistas.

(8) Manter dados relativos a licenças, treinamento, promoção, transferência, demissões, demissões, despesas incorridas com benefícios de empregados, etc.

Essenciais de um bom registro:

Para alcançar os objetivos acima, um bom registro deve incluir os seguintes recursos:

(1) Deve ser objetivo. Deve ser mantido para cumprir os objetivos declarados.

(2) A manutenção de registros deve ser simples e fácil de entender.

(3) Deve ser preciso, sem qualquer chance de erros ou fraude.

(4) Deve ser consistente com as necessidades.

(5) Deve ser facilmente rastreável ou disponível.

(6) Na manutenção do registro de princípios de economia deve ser seguido. A manutenção de registros não deve ser cara.

(7) Deve ser útil para uma melhor gestão dos negócios. Papéis desnecessários não devem ser mantidos em registros.

(8) Deve haver acesso fácil às informações necessárias, portanto, deve ser mantido de acordo.

(9) Diferentes registros devem ser facilmente diferenciados.

(10) Não deve haver duplicação.

(11) O detentor do registro deve ser designado para cuidar da manutenção dos registros.

Precauções na manutenção de registros:

Os registros servem a muitos propósitos. Os registros de pessoal devem ser mantidos desde a data de sua posse até o momento de sua aposentadoria ou saída da organização. De acordo com Jucius Michael, certas precauções são essenciais para manter os registros de pessoal.

Eles são:

(1) Todas as informações de contratação de todos os funcionários podem ser mantidas em uma pasta. As outras informações relativas ao funcionário, como avaliação de desempenho, qualificações educacionais, treinamento, ações disciplinares, se houver, contra o pessoal, etc., são colocadas na pasta.

(2) Além da pasta, um cartão contendo informações importantes pode ser arquivado na pasta, permitindo a fácil disponibilidade do registro do funcionário a qualquer momento.

(3) Em alguns casos, onde o número de funcionários é muito grande, o equipamento de processamento de dados pode ser usado para manter registros.

Tipos de registros de pessoal:

Os registros básicos de pessoal em empresas industriais são os seguintes:

Registro individual de atendimento:

Este registro inclui nome e endereço, sexo, idade, qualificações educacionais, experiência, departamento e seção, data de nomeação, data de aposentadoria, salário, incremento, promoção recebida, transferência, etc. do empregado.

Registro de Desempenho:

As classificações atribuídas a cada funcionário com base na avaliação anual de desempenho estão incluídas neste registro.

Deixar registros:

Inclui os diferentes tipos de folhas tiradas pelos empregados e o saldo de folhas.

Registro de Treinamento:

Isso inclui os programas de treinamento dos funcionários com data e hora.

Registros de saúde e segurança:

Esses registros incluem as informações sobre acidentes, relatórios médicos, registros de seguro, etc.