Comunicação Empresarial Eficaz: Princípios, 7Cs e Benefícios

Leia este artigo para aprender sobre a comunicação eficaz. Depois de ler este artigo, você aprenderá sobre: ​​1. Princípios da Comunicação Empresarial Eficaz 2. Sete Cs na Comunicação Eficaz 3. Benefícios da Comunicação Eficaz.

Princípios da Comunicação Empresarial Eficaz:

A comunicação empresarial é um processo dinâmico e complexo.

Para tornar esse processo efetivo e atingir os objetivos do negócio, devemos levar em consideração o seguinte:

A. As visões de Chester I. Barnard:

De acordo com Chester I. Barnard, comunicação empresarial, para ser eficaz, deve ter uma mensagem que é:

Eu. Compreensível para o receptor;

ii. Compatível com os interesses das pessoas interessadas;

iii. Relevante para os objetivos da organização; e

iv. Fisicamente e psicologicamente viável.

B. Dez Mandamentos da American Management Association:

A American Management Association prescreveu os seguintes dez itens essenciais para uma comunicação empresarial eficaz:

Eu. Forme uma ideia clara sobre a informação antes da comunicação;

ii. Corrigir o objetivo, objetivo ou finalidade da comunicação;

iii. Criar ambiente físico e psicológico para comunicação;

iv. Faça plano para comunicação através de consulta;

v. Selecione adequadamente o assunto da comunicação;

vi. Faça o receptor perceber o valor da mensagem;

vii. Acompanhar a comunicação;

viii. Tenha uma ideia clara da importância da comunicação;

ix. Agir de acordo com a comunicação;

x. Ouça bem.

C. Princípios Gerais da Comunicação Empresarial Eficaz:

Os princípios gerais para uma comunicação empresarial eficaz podem ser delineados da seguinte forma:

1. clareza:

O processo de comunicação, para servir o propósito, deve garantir clareza de comunicação. Uma comunicação empresarial possui clareza quando é expressa em uma linguagem e transmitida de uma maneira que será compreendida pelo receptor.

O objetivo básico da comunicação é unir duas mentes, e isso só é possível quando o que o emissor significa é entendido pelo receptor da mesma maneira. Assim, a comunicação deve ser clara e simples em linguagem de fácil compreensão.

2. Adequação:

O objetivo da comunicação é garantir um fluxo ótimo de informações. Deve ser o suficiente para cobrir o campo. O processo de comunicação deve assegurar que todos aqueles de mensagens que são necessárias pelos vários indivíduos na organização em conexão com o cumprimento efetivo de seus deveres oficiais devem fluir para eles e, além disso, que este fluxo em relação a diferentes tipos de mensagens deve ser adequado.

3. Atenção:

A mensagem, quando recebida, deve ser adequadamente entendida em seu significado e conteúdo com total atenção. Apesar da clareza de expressão, a mensagem bem composta pode parecer muito difícil e, como tal, pode não ser entendida devido à nossa atenção desinteressada.

Assim, a total atenção e concentração do receptor sobre a mensagem que escuta ou lê deve ser considerada muito essencial para a compreensão adequada da mensagem comunicada. Se a mensagem receber o reconhecimento e a compreensão devidos pelas mãos dos destinatários, o comunicador se sentirá muito encorajado em seus esforços.

4. Timing:

A utilidade de qualquer mensagem para o destinatário é marcadamente afetada por sua atualidade. O processo de comunicação deve, portanto, não apenas garantir que a mensagem chegue ao destinatário, mas também que ela atinja a pessoa quando ela a requer. É possível que uma pessoa possa precisar de algum tempo para compilar uma informação com conteúdos diversificados e complexos.

Um intervalo de tempo adequado deve ser permitido para o propósito de considerar a necessidade de urgência e tempo da informação.

5. Integridade:

Este princípio exige que a comunicação empresarial suporte a estrutura organizacional e os objetivos. Uma comunicação é um meio e uma ferramenta para assegurar e manter a cooperação entre os superiores e subordinados necessários para atender aos objetivos da empresa.

Para este propósito, atenção especial deve ser dada à posição dos gerentes subordinados que são os centros de comunicação. Eles devem ter apoio e encorajamento para usar suas posições e status. Os gerentes de topo frequentemente esquecem isso e comunicam mensagens passando esses gerentes subordinados em um esforço para contatar diretamente os funcionários para os quais a comunicação é destinada.

Este procedimento não pode ser do agrado dos gerentes subordinados que ocupam cargos importantes com status definido. Portanto, uma comunicação de cima para baixo deve passar por todas as etapas da autoridade de linha.

6. Uso Estratégico da Organização Informal:

A organização informal se origina da necessidade de transmitir informações. Continua com ou sem a aprovação dos gerentes e pode ter fins construtivos ou destrutivos. Portanto, deve ser dever de um gerente usá-lo construtivamente como meio de comunicação.

Quando a organização informal cresce espontaneamente, não é aconselhável subjugá-la ou eliminá-la. Ele também não deve ser ignorado, mas deve ser utilizado para transmitir e receber comunicações para complementar as da organização formal.

Isso garantirá esforços adequados de coordenação e empreendimento. Além disso, a mensagem que flui formalmente entre o superior e o subordinado pode parecer inadequada e pouco confiável ao tratá-los rapidamente com o devido entendimento. Em tal situação, o uso estratégico da organização informal é condutivo ao processo de comunicação.

7. Equilíbrio entre Adaptabilidade e Uniformidade:

O bom funcionamento de uma organização depende em parte da uniformidade. No entanto, deve-se recorrer à adaptabilidade quando situações e indivíduos diferentes estão envolvidos. Ordens e relatórios podem ser comunicados através dos sistemas que fornecem oportunidade para adaptação a situações específicas.

8. Interesse e Aceitação:

O objetivo de uma comunicação empresarial é garantir uma resposta positiva. A pessoa comunicada deve estar interessada na mensagem e aceitá-la. A comunicação descendente é mais eficaz se a moral é boa, e a comunicação ascendente passa quando o superior é um bom ouvinte.

Ao aplicar os princípios da comunicação, deve ser lembrado que eles raramente podem ser aplicados. Assim, a aceitação voluntária desses princípios por todos os membros da organização deve ser tentada.

9. Cortesia:

A cortesia deve ser mantida a todo custo em qualquer comunicação. Na comunicação empresarial, especialmente, a cortesia é sinal de uma boa organização. Uso de linguagem educada, pedido de desculpas por um erro, agradecimento por um favor, resposta a uma carta sem demora, etc. são alguns dos exemplos de cortesia na comunicação empresarial.

10. Concisão:

A comunicação empresarial, para ser eficaz, deve ser concisa. Apenas fatos necessários devem ser declarados evitando repetições.

11. Canal:

O uso do canal direto e mais curto salva o assunto da comunicação da distorção. Cuidado deve ser tomado a esse respeito.

12. Feedback:

Uma comunicação é concluída quando o feedback é recebido do destinatário. O objetivo final da comunicação é cumprido através deste princípio.

13. Comunicação Bidirecional:

Comunicação unidirecional não é desejável. Não pode cumprir o propósito da comunicação empresarial. Tanto o remetente quanto o destinatário devem se comunicar uns com os outros. Isso ajuda o processo de feedback.

Sete Cs em Comunicação Eficaz :

Uma comunicação para ser eficaz requer os seguintes sete Cs:

1. Integralidade:

O primeiro critério de uma comunicação eficaz é sua integridade. A mensagem ou o contexto da comunicação deve conter todos os fatos necessários para a reação apropriada do destinatário. Uma comunicação completa esclarece todas as questões possíveis e ajuda a tomar uma decisão adequada.

2. Concisão:

O assunto da comunicação deve ser breve e curto na natureza. Nenhuma elaboração desnecessária deve ser feita em uma comunicação. As palavras usadas em uma comunicação devem ser apropriadas e a expressão deve ser precisa. Repetição deve ser evitada. A mensagem concisa economiza tempo do remetente e do destinatário.

3. Consideração:

Ao fazer a comunicação, o remetente deve considerar o contexto social e cultural, a educação, a idade, as emoções, etc. do destinatário e modificar a linguagem, mudar a atitude e a abordagem de acordo.

4. Concreteza:

A comunicação concreta refere-se à troca de informações específicas, definidas e exatas, em vez de informações vagas e gerais. É convincente e aceitável para o destinatário, pois não há ambiguidade.

5. Cortesia:

Uma abordagem cortês deve estar presente em uma comunicação eficaz. O remetente da mensagem deve estar alerta em relação à dignidade, respeito e honra do receptor. Deve-se ter cuidado para que a comunicação não machuque, prejudique, deprecie ou irrite o receptor de qualquer forma. O remetente também será respeitado, uma vez que a honra gera honra.

6. clareza:

A clareza deve ser mantida na comunicação. A ideia contida na mensagem deve ser expressa claramente. Não haverá confusão em relação ao significado da mensagem. O remetente e o destinatário da mensagem entenderão de forma idêntica.

7. Correção:

A comunicação eficaz deve estar correta na ortografia, construção da sentença e uso da linguagem. Erros gramaticais devem ser evitados. Dicionário, verificador ortográfico computadorizado, etc. podem ser usados ​​para tornar a mensagem livre de erros. A revisão do texto é necessária para evitar qualquer omissão negligente. Uma mensagem correta cria um bom impacto no receptor e aumenta o prestígio do remetente.

Benefícios da Comunicação Eficaz:

A comunicação é um processo de troca de informações, fatos, idéias, pensamentos, opiniões entre duas ou mais pessoas ou grupo de pessoas. Quando a comunicação é clara, completa, concisa, correta e totalmente compreendida pelo destinatário, ela é conhecida como 'Eficaz - Comunicação'. Se a comunicação for vaga, incompleta, incorreta e difícil de entender, ela pode ser denominada “Comunicação ineficaz”.

Uma comunicação ineficaz não produz bons resultados; pelo contrário, é o terreno fértil do mal-entendido, da desconfiança, da animosidade, do conflito e do caos. Em uma organização empresarial, a comunicação efetiva é de extrema importância, pois ajuda na tomada de decisões, acelera o fluxo de trabalho, aumenta a produtividade, fortalece o relacionamento comercial, aumenta a satisfação dos clientes e resolve muitos outros problemas.

Os benefícios de comunicações comerciais eficazes são:

1. Ajuda na tomada de decisão:

Uma decisão, para ser correta e apropriada, deve basear-se em informações corretas e adequadas, que somente uma comunicação efetiva pode reunir.

2. Acelera o fluxo de trabalho:

O fluxo de trabalho não é obstruído se as ordens, instruções, sugestões, etc. forem comunicadas de forma adequada e oportuna.

3. Aumenta a Produtividade:

A comunicação eficaz permite que a equipe de funcionários se concentre em seus respectivos trabalhos, removendo a confusão de suas mentes. Aumenta sua capacidade, eficiência e qualidade de desempenho, o que acaba levando a uma maior produtividade.

4. Melhora a satisfação no trabalho:

A comunicação efetiva entre os funcionários e o supervisor em um ambiente de trabalho pode aumentar a satisfação no trabalho em ambos os lados. Os funcionários acham que são essenciais para a organização e, por outro lado, o supervisor também se sente satisfeito por suas ordens serem realizadas pelos funcionários.

Quando os funcionários sabem claramente o que fazer, quando fazer e a recompensa de seu desempenho, eles podem realizar seus trabalhos com eficiência. Eles permanecem satisfeitos e leais à sua autoridade superior.

5. Economiza tempo e dinheiro:

Se uma comunicação não for entendida adequadamente, será necessária mais conversação para esclarecer o tempo e o dinheiro extra. Uma comunicação eficaz economiza tempo e dinheiro, impedindo a comunicação múltipla. A seleção de meios apropriados de comunicação entre vários métodos (por exemplo, telefone, telefone celular, e-mail, fax, carta, conversa cara a cara, etc.) conforme a necessidade pode economizar tempo e dinheiro.

6. Aumenta a Atividade Promocional:

Os bens e serviços são levados ao conhecimento dos consumidores através de atividades de comunicação e promocionais (por exemplo, propaganda, uso de diferentes meios de comunicação, etc.) são efetivados através dele.

7. Torna o relacionamento comercial forte:

Uma comunicação frutuosa com pessoas e organizações externas (por exemplo, credores, bancos, companhias de seguros, gerentes de co-negócios, etc.) estabelece um relacionamento saudável com todos os envolvidos.

8. Melhora a imagem profissional:

A forma como uma organização se comunica baseia-se na impressão de sua eficiência na comunicação. Boa comunicação significa organização boa e profissionalmente eficiente.

9. Aumenta a satisfação dos clientes:

A satisfação dos clientes é um aspecto vital da consideração por uma organização empresarial. A existência e o crescimento de um negócio dependem muito dele. Uma comunicação eficaz é necessária para alcançar a confiança dos clientes. Esclarece todas as dúvidas (em relação a produtos, serviços, disponibilidade, preços, qualidade, variedade, etc.) dos clientes e os torna felizes e satisfeitos.

10. Resolve vários problemas:

Inúmeros problemas (por exemplo, fofoca, rumores, conflitos, desconfiança entre os funcionários, gerentes etc.) surgem em uma organização empresarial devido à má comunicação ou à falta de comunicação. Uma comunicação eficaz pode resolver os problemas facilmente. Estabelece um elo entre os gerentes e os funcionários. A relação entre eles é facilitada e vários problemas e queixas são removidos.