Orçamento: Significado, Necessidade e Principais Fatores

Leia este artigo para aprender sobre o significado, a necessidade e os principais fatores do orçamento.

Significado e necessidade de orçamento:

Todos estão familiarizados com a ideia de um orçamento porque é essencial em todas as etapas da nossa vida - nacional, doméstica e empresarial. Um orçamento é uma estimativa de números futuros baseados em informações. É um plano em detalhes por um período específico de tempo. Na presente era da competição, todos estão com o orçamento de prazo porque é muito essencial na vida e nos negócios. Sem um orçamento, o proprietário da empresa está literalmente atirando no escuro quando se trata de planejar despesas para as empresas e compará-las às receitas de vendas.

No processo orçamentário, os gerentes de todos os departamentos justificam os recursos de que precisam para atingir suas metas. Eles explicam aos seus superiores o alcance e o volume de suas atividades, bem como a maneira como suas tarefas serão executadas.

A comunicação entre superiores e subordinados ajuda a afirmar seu compromisso mútuo com os objetivos da empresa. Estima os lucros, o desempenho financeiro e os fluxos de caixa de um negócio por um determinado período de tempo. É uma previsão do que acontecerá financeiramente se certas estratégias e decisões forem implementadas.

Um orçamento é uma ferramenta de planejamento financeiro que ajuda o negócio a controlar e gerenciar o gasto de dinheiro. Um orçamento é preparado para ter uma utilização efetiva dos fundos e para a realização dos objetivos da maneira mais eficiente possível. O orçamento é uma ferramenta poderosa para o gerenciamento para executar suas funções (ou seja, formular planos, coordenar atividades e controlar operações etc.) de maneira eficiente. O Chartered Institute of Management Accountants, em Londres (CIMA), define um orçamento como abaixo.

“Um plano quantificado em termos monetários, preparado e aprovado antes de um período de tempo definido, geralmente mostrando a renda planejada a ser gerada e / ou a despesa a ser incorrida durante esse período e o capital a ser empregado para atingir um determinado objetivo.”

Uma análise desta definição revela os seguintes itens essenciais de um orçamento:

1. É um plano expresso em termos monetários, mas também pode conter unidades físicas.

2. É preparado antes de um período de tempo definido (período orçamentário) durante o qual ele irá operar.

3. Está relacionado a um período futuro definido.

4. É aprovado pela gerência para implementação.

5. Geralmente, mostra a renda planejada a ser gerada e a despesa a ser incorrida.

6. Também mostra o capital a ser empregado durante o período e

7. É preparado com o propósito de implementar a política formulada pela administração e o objetivo a ser alcançado durante o período.

Assim, um orçamento fixa uma meta em termos de rúpias ou quantidades em relação às quais o desempenho real é medido. Um orçamento pode, portanto, ser tomado como um documento que está intimamente relacionado tanto à função de gerenciamento quanto à função contábil de uma organização.

À medida que o tamanho da organização aumenta, a necessidade de orçamento é correspondentemente maior porque um orçamento é uma ferramenta eficaz de planejamento e controle. Os orçamentos são úteis na coordenação de várias atividades (como produção, vendas, compras, etc.) da organização, com o resultado de que todas as atividades prosseguem de acordo com o objetivo.

Orçamentos são meios de comunicação. As idéias da alta administração recebem a forma de um orçamento e são passadas para os subordinados que lhes dão a forma prática. Como as atividades de vários chefes de departamentos são coordenadas na preparação de um orçamento, isso é útil no desenvolvimento de um trabalho em equipe que é muito necessário para o próprio sucesso de uma organização.

Assim, é necessário um orçamento para planejar o futuro, motivar o pessoal associado, coordenar as atividades de diferentes departamentos e controlar o desempenho de várias pessoas que operam em diferentes níveis.

Orçamento Principal (ou Limite):

O principal fator orçamentário é um fator tão importante que afetaria em grande parte todos os orçamentos funcionais. A extensão de sua influência deve ser avaliada primeiro, a fim de assegurar que os orçamentos funcionais sejam razoavelmente capazes de cumprimento.

Este é o fator nas atividades de uma empresa que, em um determinado ponto no tempo ou por um período, limitará o volume da produção. É o fator governante que é uma limitação importante em todas as atividades operacionais da organização, portanto, esse fator é levado em consideração para determinar se os orçamentos são capazes de ser atingidos.

É essencial localizar o fator limitante antes da preparação dos orçamentos, pois isso influencia quase todos os orçamentos.

O fator limitante pode ser qualquer um dos seguintes:

1. Existe demanda suficiente para o produto? (Demanda do cliente)

2. A qualidade e a quantidade necessárias de materiais estarão disponíveis? (Disponibilidade de matéria prima)

3. O tipo de mão de obra exigido está disponível? (Disponibilidade de trabalho)

4. A capacidade da planta é suficiente para lidar com as vendas esperadas? (Capacidade da planta)

5. A posição de caixa é suficiente para financiar o volume esperado de vendas? (Posição de caixa)

6. Há alguma restrição do governo (restrições do governo)?

Por exemplo, uma preocupação tem a capacidade de produzir 50.000 unidades de um item específico por ano. Mas apenas 30.000 unidades podem ser vendidas no mercado. Nesse caso, a baixa demanda pelo produto é o fator limitante.

Portanto, o orçamento de vendas deve ser preparado primeiro e outros orçamentos funcionais, como orçamento de produção, orçamento de mão-de-obra, orçamento de utilização da fábrica, orçamento de caixa etc. devem ser preparados de acordo com o orçamento de vendas. Suponha que outra preocupação não tenha problema de vendas e possa vender o que puder produzir. Neste caso, a capacidade da planta é limitada. Portanto, o orçamento de produção deve ser preparado primeiro e outros orçamentos devem seguir o orçamento de produção.

Assim, o orçamento relativo ao fator limitante deve ser preparado primeiro e os outros orçamentos devem ser preparados à luz desse fator. Todos os orçamentos devem ser coordenados, tendo em vista o principal fator orçamentário, para que o controle orçamentário atinja os resultados desejados.

O fator orçamento principal não é estático. Pode variar rapidamente de tempos em tempos devido a fatores internos e externos. É de natureza temporária e, a longo prazo, pode ser superado por ações de gestão adequadas. Na maioria das vezes, a escassez de vendas é o fator-chave na indústria e esse fator pode ser superado com a adoção de medidas de promoção de vendas, como aumentar a equipe de vendas e a publicidade. A capacidade da planta pode ser melhorada através de um melhor planejamento, simplificação do produto ou extensão da planta.