Barreiras à Comunicação Empresarial

Leia este artigo para aprender sobre as barreiras à comunicação empresarial. Depois de ler este artigo, você aprenderá sobre: ​​1. Significado das barreiras à comunicação empresarial 2. Barreiras importantes à comunicação empresarial 3. Métodos de superação.

Significado das barreiras à comunicação empresarial:

A importância da comunicação nos negócios modernos dificilmente pode ser super enfatizada.

É por isso que os gerentes costumam gastar uma parte considerável de seu tempo para se comunicar com os outros.

Mas a comunicação nem sempre é tão eficaz quanto deveria ser. A pesquisa apontou que quase 75% de toda a comunicação empresarial não consegue alcançar o resultado desejado. Certas forças externas e internas impedem o fluxo de comunicação. Eles interrompem ou bloqueiam a comunicação ou impedem a compreensão mútua.

A comunicação pode ser vaga e mal expressa. Pode sofrer de falta de clareza ou má retenção. As barreiras entre as pessoas não filtram todas as comunicações, ao contrário, elas funcionam como filtro para permitir algumas comunicações, mas retêm outras, tornando a comunicação inadequada.

Não ouvir a comunicação é um problema crônico. Muitas comunicações não recebem a atenção que merecem. Essas limitações ou causas de quebra de canais de comunicação são chamadas de 'barreiras de comunicação'.

Barreiras Importantes para a Comunicação Empresarial:

A comunicação é impedida por vários tipos de barreiras.

Estes podem ser classificados em três categorias:

(A) Barreiras Externas,

(B) Barreiras Organizacionais; e

(C) Barreiras Pessoais.

Todos esses tipos de barreiras de comunicação são explicados abaixo:

[A] Barreiras Externas:

Barreiras externas à comunicação empresarial podem estar nas seguintes formas:

1. Barreiras Semânticas:

As palavras e símbolos usados ​​para comunicar os fatos e sentimentos podem ter vários significados. Pessoas diferentes interpretam a mesma mensagem de maneiras diferentes, dependendo de sua educação, experiência, origem social e cultural etc. A linguagem do remetente pode ser incompreensível para o receptor. Assim, palavras e símbolos às vezes falham em transmitir os verdadeiros significados.

2. Barreiras emocionais ou psicológicas:

Fatores emocionais ou psicológicos são as principais barreiras na comunicação interpessoal.

A seguir estão algumas das barreiras emocionais:

Eu. Desatenção:

É uma das principais barreiras psicológicas crônicas. Quando o receptor não presta atenção completa à mensagem, a comunicação torna-se ineficaz. Uma pessoa pode estar preocupada com outros assuntos importantes, ou a mensagem pode ser desinteressante ou contrária às suas expectativas.

Estes podem causar falta de atenção. É um fenômeno comum que as pessoas simplesmente não reagem a boletins, avisos, atas e relatórios.

ii. Barreira Perceptual:

Todo indivíduo tem áreas específicas de interesse. Assim, ele pode ouvir, ler ou ver aquela parte da mensagem que é valiosa para ele / ela. As pessoas vêem o que querem ver e consideram isso uma realidade. Algumas pessoas interpretam a mensagem em termos do seu próprio ponto de vista, o que pode ser enganador, assim, a percepção leva à filtragem inconsciente da mensagem.

iii. Perda por transmissão e baixa retenção:

Quando a comunicação passa por vários canais da organização, as transmissões sucessivas da mesma mensagem são cada vez menos precisas. Diz-se que, no caso das comunicações orais, cerca de 30% da informação é perdida em cada transmissão.

Má retenção da informação é novamente uma doença. Foi demonstrado pelos pesquisadores que os funcionários retêm cerca de 50% apenas da informação, enquanto os supervisores retêm cerca de 60% dela.

iv. Avaliação Prematura:

A comunicação é dificultada quando o receptor avalia a mensagem antes de obter as informações completas. Em várias ocasiões, os gerentes começam a avaliar as informações antes de chegar a um entendimento adequado. A decisão é tomada antes de conhecer os fatos completos. Uma avaliação tão prematura tende a inibir o livre fluxo de informações e a entender e distorcer a comunicação.

v. Confiança Indevida nas Palavras Escritas:

Palavras escritas não são substitutas para relacionamentos face a face. Uma comunicação escrita pode deixar de explicar o objetivo da ordem, procedimento ou diretiva. A comunicação escrita muitas vezes diz o que deve ser feito, mas não por que deve ser feito, e falta a qualidade persuasiva.

Além disso, uma comunicação escrita pode estar acima do nível de compreensão do leitor e a falha em determinar a resposta à comunicação também está presente. Portanto, a mídia escrita deve ser considerada complementar às relações produtivas face a face.

vi. Desconfiança do comunicador:

Ela surge de todos os julgamentos mal-intencionados ou decisões ilógicas do comunicador. Experiências repetidas deste tipo gradualmente condicionam o receptor a retardar a ação ou agir sem entusiasmo, assim, tornando a comunicação mal sucedida, embora aparentemente esteja completa.

vii. Falha em se comunicar:

É um fato bastante aceito que os gerentes muitas vezes não conseguem transmitir as mensagens necessárias. Isso pode ser por causa da preguiça por parte do comunicador ou sua falsa suposição de que todo mundo sabe disso.

[B] Barreiras Organizacionais:

As principais barreiras organizacionais podem ser as seguintes:

Eu. Política Organizacional:

A política organizacional geral em relação à comunicação atua como uma diretriz geral para todos na organização em relação a como normalmente espera-se que ele se comporte nesse assunto.

A política pode estar na forma de declaração explícita por escrito ou deve ser interpretada a partir do comportamento dos membros da organização, especialmente das pessoas no topo. Se esta política não for favorável ao fluxo de comunicação em diferentes direções, o fluxo de comunicação não será suave e adequado.

ii. Relacionamento de Status:

Na estrutura organizacional formal, o relacionamento superior-subordinado pode causar obstáculos à comunicação livre e frequente, mais particularmente na direção ascendente. Um gerente não pode comunicar aos seus subordinados suas fraquezas. Os subordinados não se sentem livres para conversar com os superiores.

Eles transmitem apenas o que os superiores gostariam de ouvir e retêm fatos desagradáveis. Eles podem comunicar a seus superiores apenas aquelas coisas que eles esperam que sejam apreciadas pelos últimos. Quando um subordinado não confia em seu superior, a comunicação torna-se menos eficaz.

iii. Regras e Regulamentos Organizacionais:

Regras e regulamentos organizacionais afetam o fluxo de comunicação, prescrevendo o assunto a ser comunicado e também o canal para tal comunicação. As regras podem restringir o fluxo de certas mensagens e podem deixar muitas mensagens importantes.

Por outro lado, a comunicação através do canal adequado de uma maneira especificada, prescrita por essas regras, a atrasa e contraria a disposição das pessoas para transmitir a mensagem. Esta barreira é fortemente operativa nas empresas do setor público indiano, onde a observância de regras e regulamentos é rígida.

iv. Complexidade na estrutura organizacional:

Em uma organização, onde há vários níveis gerenciais, o número de pontos de filtragem é grande. Como resultado, o processo de comunicação fica atrasado e as chances de comunicação ficar distorcida aumentam. Isso é mais verdadeiro no caso da comunicação ascendente, porque os funcionários subordinados geralmente não gostam de deixar passar a crítica negativa de si mesmos ou de seus superiores.

Quanto mais complexa for a estrutura da organização, mais difícil será garantir que a informação correta seja passada para a pessoa certa, no momento certo, através do meio certo.

v. Instalações Organizacionais:

As instalações organizacionais fornecidas para um fluxo de comunicação suave, adequado, claro e oportuno podem assumir várias formas, como reuniões, conferências, caixas de reclamações, caixas de sugestões, reuniões sociais e culturais etc. Se elas não forem devidamente enfatizadas, geralmente as pessoas não conseguem fazer uma comunicação eficaz.

vi. Sobrecarga de informação:

Os gerentes estão sobrecarregados com informações de várias fontes. Eles nem sempre podem regular o fluxo de informações. Como resultado, a eficácia da comunicação é reduzida. Eles podem ignorar ou interpretar erroneamente algumas das mensagens. Pressões de tempo também podem criar problemas de comunicação.

[C] Barreiras Pessoais:

Como a comunicação é basicamente um processo interpessoal, existem também alguns fatores pessoais responsáveis ​​pelo bloqueio da comunicação.

Barreiras pessoais podem ser listadas da seguinte forma:

1. Barreiras nos Superiores:

O papel dos superiores na comunicação é muito vital. Por causa de suas relações hierárquicas com os subordinados, elas atuam como barreiras de várias maneiras discutidas abaixo:

Eu. Atitude dos Superiores:

As atitudes dos superiores em relação à comunicação em geral, ou em qualquer direção particular, afetam o fluxo de mensagens em diferentes direções. Se essa atitude é desfavorável, há uma possibilidade maior de que as mensagens não fluam adequadamente de e / ou para os superiores.

ii. Medo do Desafio à Autoridade:

Uma pessoa na organização sempre tenta obter uma posição e prestígio mais elevados. Como tal, os gerentes geralmente tentam reter as informações que estão surgindo ou subindo - já que a freqüente transmissão de informações pode revelar sua fraqueza.

iii. Falta de Confiança nos Subordinados:

Os superiores geralmente percebem (correto ou não) que seus subordinados são menos competentes e menos capazes, eles não são capazes de aconselhar seus superiores ou eles podem não ter alguma informação para transmitir.

iv. Falta de tempo:

Os superiores sentem - corretos ou não - que estão sobrecarregados com o trabalho e têm pouco tempo para conversar com seus subordinados.

v. Falta de consciência:

Às vezes, os superiores podem não ter consciência da utilidade e do significado da comunicação em diferentes direções, em geral ou em particular. Nesse caso, a comunicação Como está bloqueado.

vi. Ignorando Comunicação:

Às vezes, os superiores - consciente e deliberadamente ignoram a comunicação de seus subordinados para manter sua importância. Isso funciona contra a disposição dos subordinados de se comunicar.

2. Barreiras nos Subordinados:

A comunicação vertical em qualquer direção só pode ocorrer quando os subordinados também participam ativamente desse processo. Existem vários fatores nos subordinados que afetam negativamente essa participação ativa da parte deles.

Alguns destes são mencionados abaixo:

Eu. Falta de vontade de se comunicar:

Às vezes, os subordinados não comunicam certas informações porque não estão dispostas a fazê-lo. Se um subordinado sente que ele / ela é susceptível de ser adversamente afetado pelo fornecimento de uma determinada informação ao seu superior, ele / ela não estaria disposto a fornecê-lo.

A informação que sobe é utilizada para fins de controle e os subordinados não estariam dispostos a dar qualquer informação aos seus superiores sobre qualquer acontecimento desfavorável. Se houver qualquer compulsão para se comunicar, eles farão o mesmo depois de modificar as informações de maneira a proteger seus próprios interesses.

ii. Falta de incentivo adequado:

A falta de motivação para se comunicar também evita que os subordinados se comuniquem para cima. Se uma nova sugestão de um subordinado não evocar qualquer atenção dos superiores, ela não a transmitiria.

As barreiras à comunicação empresarial são mostradas por um gráfico da seguinte forma:

Métodos de Superação de Barreiras de Comunicação:

Considerando a importância da comunicação efetiva no funcionamento bem-sucedido das organizações empresariais, é essencial, por parte dos gestores, superar as diferentes barreiras à comunicação. Embora não seja possível eliminar completamente as barreiras de comunicação, ainda assim, ações gerenciais adequadas nessa direção podem minimizar seu efeito.

Os seguintes métodos são sugeridos para evitar as barreiras de comunicação:

1. Informação Completa:

Para tornar a comunicação efetiva, é necessário, antes de tudo, que o comunicador conheça completa e claramente o que pretende comunicar.

2. Confiança Mútua:

A comunicação destina-se a aceitação e ação desejada. Tal aceitação é, em grande parte, influenciada pela confiança e confiança nos motivos e sinceridade do comunicador. Se faltar confiança, a comunicação ficará aquém dos resultados esperados.

Portanto, é necessário que um ambiente de confiança seja estabelecido dentro da organização. Isso incentivará as pessoas a se comunicarem honestamente umas com as outras.

3. Linguagem Apropriada:

A linguagem usada para comunicação deve ser tal que possa ser facilmente compreendida pelo receptor. Símbolos mais populares, linguagem clara e precisa devem ser usados ​​para uma comunicação adequada.

4. Relacionamento Interpessoal:

Relacionamentos interpessoais apropriados devem ser desenvolvidos entre os superiores e os subordinados, para que estes possam sentir-se livres e francos para transmitir informações completas e corretas para os primeiros. Os superiores devem apreciar críticas úteis e sugestões benéficas dos subordinados.

5. Seleção do Canal Apropriado:

Os gerentes devem ser competentes o suficiente para selecionar o canal mais apropriado para o envio de mensagens. Um canal rico, como discussão face a face ou telefone, deve ser usado para enviar uma mensagem complicada. Por outro lado, memorandos, cartas ou correio eletrônico podem ser usados ​​para enviar mensagens de rotina, porque dificilmente há qualquer possibilidade de mal-entendido.

6. Compreensão Mútua:

É de grande importância, tanto para os remetentes quanto para os destinatários, fazer um esforço especial para entender a perspectiva do outro. Ao entender as perspectivas dos outros, as observações podem ser classificadas, as percepções compreendidas e a objetividade mantida.

7. Empatia na Comunicação:

O caminho para uma comunicação eficaz é ser sensível às necessidades, sentimentos e percepções do receptor. O comunicador deve transmitir a mensagem de tal maneira que as emoções e sentimentos do receptor não sejam feridos. Quando o remetente da mensagem olha para os problemas do ponto de vista do receptor, muitos dos mal entendidos podem ser evitados.

8. Comunicação Bidirecional:

A comunicação é um processo bidirecional. A comunicação de mão dupla une duas mentes - que é o núcleo básico de qualquer comunicação. Envolve um diálogo contínuo entre o remetente e o destinatário da mensagem. A comunicação ascendente pode se tornar uma realidade na organização e eficaz se esse fato for reconhecido.

9. Palavras de apoio com ações:

O tipo mais persuasivo de comunicação não é o que você diz, mas o que você faz. Os gerentes devem se certificar de que suas ações apóiem ​​o processo de comunicação. Isso irá garantir a seriedade na comunicação.

10. Exemplos e Auxílios Visuais:

Para fixar a idéia de comunicação na mente do receptor, histórias apropriadas e imagens de palavras podem ser usadas em situações apropriadas para a compreensão do receptor. Além disso, ajudas visuais através de gráficos e diagramas podem ser vantajosamente usadas para enfatizar pontos particulares ou idéias que podem ser difíceis de descrever adequadamente por palavras.

11. boa audição:

A escuta cuidadosa é essencial para uma comunicação eficaz. Por esse processo, não se está apenas dando oportunidade a outros de falar, mas reunindo informações úteis para futuras comunicações. Concentrando-se nos significados explícitos e implícitos do falante, o gerente pode obter uma compreensão muito melhor do que está sendo dito.

12. Reação de Atraso:

É uma boa prática para uma comunicação eficaz não ser influenciada pela reação imediata da primeira impressão. A reação apressada freqüentemente resulta em ignorar a implicação real da comunicação e a experiência mostra que o retardamento da ação pelo receptor se torna útil na compreensão do significado pretendido da comunicação.

13. Uso Estratégico da Comunicação Informal (Grapevine):

Um gerente deve usar os canais informais de comunicação para suplementar o sistema formal de comunicação. Para isso, ele precisa entender as redes de comunicação informais e fazer uso inteligente para preencher as lacunas nos canais formais de comunicação.

14. Avaliação:

Deve haver um programa contínuo de avaliação do fluxo de comunicação em diferentes direções. Isso destacaria os problemas nessa área, identificar suas causas e, assim, possibilitar a adoção de ações corretivas adequadas. Os superiores não devem ser rápidos em avaliar as informações antes de compreendê-las corretamente.