8 Fatores Orientadores para Tornar a Delegação Mais Eficaz

Fatores orientadores para tornar a delegação mais eficaz são: 1. Determinar metas, 2. Esclarecer responsabilidade e autoridade, 3. Motivar subordinados, 4. Fornecer treinamento, 5. Estabelecer controle adequado, 6. Exigir o trabalho concluído, 7. Comunicação de duas vias, 8. Aderência ao princípio da delegação!

Delegação é uma arte, não uma ciência. Portanto, não há um princípio definido a seguir para melhorar a habilidade de delegação. O gerente terá que melhorá-lo apenas pela experiência.

A experiência de muitos executivos fornece a base para esses fatores orientadores explicados abaixo:

1. Determine objetivos:

Atribuições devem ser claramente definidas em termos de metas ou resultados esperados. Se a pessoa aceitar a delegação com entusiasmo, deverá receber informações detalhadas, enfatizando que seu trabalho é necessário e importante. Portanto, é somente após um esclarecimento de todos esses objetivos que as pessoas que recebem autoridade fazem jus aos trabalhos que lhes são atribuídos.

2. Esclarecer responsabilidade e autoridade:

Se um gerente tiver um desempenho eficiente, ele precisa saber qual é o seu trabalho e com quanta autoridade ele deve realizá-lo. Além disso, um supervisor que não tem certeza de sua autoridade evadirá questões ou levará todas as perguntas ao seu chefe para decisão.

A essência de todo o problema é colocar por escrito o relacionamento de autoridade-responsabilidade de cada gerente e também as limitações de autoridade de cada posição.

3. Motivar subordinados:

Esta é uma força em movimento na delegação. Para obter os melhores resultados, é dever de todo gerente ver que os subordinados são motivados a fazer seu trabalho de bom grado e com entusiasmo. A menos que recebam garantias definitivas e sejam motivados por melhores salários, melhores condições de trabalho, promoção antecipada, etc., qualquer tentativa de delegar autoridade e responsabilidade não seria eficaz.

4. Fornecer treinamento:

A delegação é um processo bastante difícil e só pode ser alcançado com o treinamento necessário. Gerente deve dar treinamento adequado aos seus subordinados para aceitar delegação.

No entanto, o treinamento em delegação envolve as seguintes etapas para que possa ser aceito de forma eficaz:

(a) Avaliação do desempenho atual na delegação.

(b) Aconselhamento para melhoria.

5. Estabelecer controle adequado:

O sistema de controle em delegação efetiva deve ser tal que possa libertar os executivos das inspeções de rotina, mas ainda assim permitir que ele mantenha sua responsabilidade. Neste, os subordinados devem ser encorajados a seguir os meios de autocontrole. Eles devem ter uma idéia dos padrões predeterminados que se esperam deles.

Pré-requisitos para autocontrole:

(a) Subordinados devem participar na definição dos padrões.

(b) Os subordinados devem entender e aceitar os padrões assim estabelecidos.

(c) De tempos em tempos, os subordinados devem receber informações confiáveis e também devem ter acesso a essas informações.

(d) Os subordinados devem conhecer o custo diário de desempenho de seu trabalho de modo a permitir que tomem decisões de controle sólidas para manter seus custos em linha.

(e) Finalmente, os subordinados devem receber treinamento completo para medir o desempenho e relatar as razões em caso de variações.

6. Exigir o trabalho concluído:

Sob essa doutrina, os subordinados esperam que seu chefe faça uma delegação claramente compreendida, de modo que, a cada passo do processo de trabalho, eles não precisem consultar seu chefe e, assim, atrasar todo o assunto. Ao mesmo tempo, o gerente planeja orientação, treinamento e comunicação

A doutrina do trabalho concluído será eficaz e significativa, desde que o gerente delegue o trabalho:

(a) faz uma tarefa bem definida

b) Delega os pormenores da coordenação

(d) Fornece aconselhamento e orientação

(e) Requer um pacote acabado

7. Comunicação bidirecional:

Deve haver comunicação bidirecional entre o superior e o subordinado. O superior deve dar as instruções em palavras claras e inequívocas e ele deve permitir que o subordinado busque esclarecimentos e orientações sempre que o último sentir alguma dificuldade.

8. Aderência ao princípio da delegação:

A adesão estrita aos princípios de delegação (como paridade de autoridade e responsabilidade, unidade de comando e absolutez de responsabilidade) é essencial para alcançar o sucesso na delegação.