Orçamento Base Zero: Significado, Etapas, Vantagens e Defeitos

Orçamento Base Zero: Significado, Passos, Vantagens e Defeitos!

Significado:

Este orçamento é a preparação do orçamento a partir de zero ou de um estado limpo. Como uma nova técnica, foi proposta por Peter Pyher, da Texas Instruments Inc., EUA. Essa técnica foi introduzida no orçamento no estado de Gorgia pelo Sr. Jimmy Carter, que era então o governador daquele estado. Quando Carter mais tarde se tornou presidente dos EUA, o ZBB foi julgado no orçamento federal como um meio de controlar os gastos do Estado.

O uso do orçamento de base zero (ZBB) como ferramenta gerencial tornou-se cada vez mais popular desde o início dos anos 70. Está constantemente ganhando aceitação no mundo dos negócios porque está provando sua utilidade como uma ferramenta que integra a função gerencial de planejamento e controle.

O ZBB é um método de orçamento no qual todas as despesas devem ser justificadas para cada novo período. O ZBB começa a partir de uma 'base zero' e cada função dentro da organização é analisada por suas necessidades e custos. Os orçamentos são então construídos em torno do que é necessário para o próximo período, independentemente de o orçamento ser maior ou menor do que o anterior. O ZBB permite que metas estratégicas de alto nível sejam implementadas no processo orçamentário, vinculando-as a áreas funcionais específicas da organização, onde os custos podem ser agrupados primeiro e, em seguida, medidos em relação a resultados anteriores e expectativas atuais.

Orçamentos Convencionais são preparados principalmente no desempenho passado e nos custos reais. Assim, um orçamento convencional representa uma quantificação dos objetivos da empresa e a eficiência do orçamento como um dispositivo de planejamento e controle depende da atividade na qual ele está sendo usado. Os orçamentos são mais bem usados ​​como controle gerencial em atividades que estão diretamente relacionadas ao resultado final da organização, porque os insumos usados ​​por essas atividades podem ser comparados com o resultado dessas atividades.

Assim, um orçamento mais preciso pode ser enquadrado quando a relação entre entradas e saídas é estabelecida. Mas há algumas atividades que não estão diretamente relacionadas à produção da empresa, como a equipe jurídica e o departamento de pessoal.

Um orçamento mais preciso não pode ser desenvolvido para tais atividades porque as tarefas designadas e os recursos alocados a tais atividades não estão diretamente relacionados à produção da empresa e é difícil desenvolver e usar o custo padrão para tais atividades. O orçamento de base zero é o mais apropriado para controlar essas áreas de pessoal e de suporte (ou seja, sobrecarga de não fabricação).

Um orçamento convencional é desenvolvido principalmente no conceito de incrementalismo. De acordo com essa abordagem, os níveis de custo do ano anterior são geralmente tomados como base para o início, e as unidades orçamentárias concentram sua atenção em determinar quais mudanças do ano anterior são necessárias. Assim, um orçamento é desenvolvido com base em mudanças incrementais dos números do ano anterior tomados como base.

Uma abordagem incremental à orçamentação leva em conta as ineficiências e extravagâncias do ano anterior, porque os números do ano anterior são tomados como base para o desenvolvimento de um orçamento. Assim, a abordagem incremental não promove a eficiência operacional porque não exige que os gerentes revejam suas atividades passadas.

Por outro lado, o orçamento de base zero não se baseia na abordagem incremental e os números do ano anterior não são adotados como base. Pelo contrário, zero é tomado como base, como o nome diz. Tomando zero como base, um orçamento é desenvolvido com base em atividades prováveis ​​para o período futuro.

No ZBB, desvinculando o orçamento do passado, os erros do passado não se repetem. Fundos necessários para qualquer atividade para o próximo período orçamentário devem ser obtidos através da apresentação de um caso convincente. Os fundos não estarão disponíveis como de costume.

O orçamento de base zero foi definido pelo seu criador Peter A Pyher da seguinte forma:

“Um processo de planejamento e orçamento que exige que cada gerente justifique sua solicitação de orçamento inteira a partir do zero (daí a base zero) e transfere o ônus da prova para cada gerente para justificar por que ele deveria gastar algum dinheiro. A abordagem exige que todas as atividades sejam analisadas em 'pacotes de decisão' que são avaliados por análise sistemática e classificados em ordem de importância. ”

O CIMA definiu “como um método de orçamento pelo qual todas as atividades são reavaliadas a cada vez que um orçamento é definido. Níveis discretos de cada atividade são avaliados e uma combinação escolhida para igualar os fundos disponíveis ”. Em suma, uma prática elaborada de ter um gerente justifica as atividades de baixo para cima como se estivessem sendo lançadas pela primeira vez.

Uma característica exclusiva do orçamento de base zero é que ele tenta ajudar o gerenciamento a responder à pergunta. “Supondo que vamos começar nosso negócio do zero, em quais atividades gastariam nosso dinheiro e em quais atividades daríamos a mais alta prioridade? Assim, o orçamento de base zero tenta superar as fraquezas do orçamento convencional, especialmente nas áreas em que é difícil aplicar orçamentos flexíveis.

Ele pode ser aplicado com sucesso aos gastos do governo e, dentro do negócio, cobrirá itens de despesas que não materiais diretos, mão-de-obra e despesas gerais como pesquisa e desenvolvimento, processamento de dados, controle de qualidade, marketing e transporte, pessoal jurídico e escritório de pessoal.

Etapas no ZBB:

Os passos importantes no ZBB são:

(i) Identificação de unidades de decisão para justificar cada item de despesa em seu orçamento proposto.

(ii) Preparação de Pacotes de Decisão. Cada pacote é uma atividade separada e identificável. Esses pacotes estão vinculados a objetivos corporativos.

(iii) Classificação de pacotes de decisão com base na análise de custo-benefício.

(iv) Atribuição de fundos com base no acima resultante, seguindo o sistema de ranking de pirâmide para garantir ótimos resultados.

Os pacotes de decisão são módulos independentes ou propostas que buscam fundos. Cada pacote de decisão explicará claramente a atividade, a necessidade do item, o valor envolvido, o benefício da implementação da proposta, a perda que pode ocorrer, se não for feita, etc.

Vantagens do Orçamento Base Zero:

A seguir estão as vantagens do ZBB:

(1) O orçamento de base zero não se baseia em uma abordagem incremental, por isso, promove a eficiência operacional porque exige que os gerentes revejam e justifiquem suas atividades ou os fundos solicitados. Ineficiências passadas não são repetidas.

(2) O orçamento de base zero é mais apropriado para as áreas de pessoal e de apoio (ou seja, despesas gerais de não fabricação) de uma organização, porque as entradas dessas áreas não estão diretamente relacionadas aos resultados finais da organização.

(3) O orçamento de base zero considera todas as vezes formas alternativas de realizar o mesmo trabalho, pois o zero é tomado como base toda vez na preparação de um orçamento. Assim, a gerência tem a oportunidade de obter uma avaliação crítica de suas atividades.

(4) Foca o processo de gestão na análise e na tomada de decisões, porque exige que os gerentes revejam suas atividades sempre que um orçamento é desenvolvido.

(5) É útil para a administração fazer uma alocação ótima de recursos escassos, porque um aspecto único da orçamentação de base zero é a avaliação das despesas atuais e propostas e colocá-las em alguma ordem de prioridade. Os fundos são utilizados com prioridade e, portanto, há melhor alocação de recursos.

(6) A coordenação dentro da empresa é melhorada e os canais de comunicação são fortalecidos.

(7) O aumento da participação no ZBB cria um impacto motivacional.

(8) O ZBB é particularmente útil para departamentos de serviços e governos.

(9) Faz com que os gerentes tenham um custo consciente e os ajuda a identificar prioridades no interesse geral da organização.

Assim, fornece uma abordagem sistemática para a avaliação de diferentes atividades para classificá-los para a alocação de recursos, garante que as atividades realizadas para atingir os objetivos da empresa sejam executadas da melhor maneira possível, permite a alocação de recursos após uma análise completa de custo-benefício, permite que a administração identifique e elimine gastos desnecessários, ajuda na introdução do sistema de 'Gestão por Objetivos' e garante que os orçamentos departamentais estejam vinculados aos objetivos corporativos.

Para concluir, o ZBB não é uma panacéia, mas certamente pode aumentar a utilidade do processo orçamentário, pois tenta superar as fraquezas do orçamento convencional.

Defeitos do ZBB:

A seguir estão defeitos do ZBB:

(i) O trabalho de papel aumentará periodicamente devido ao grande número de pacotes de decisão. Por isso, é um exercício demorado e dispendioso.

(ii) O custo de preparar os vários pacotes pode ser muito alto em grandes empresas, envolvendo um grande número de pacotes de decisão.

(iii) O ranking de pacotes é muitas vezes subjetivo e pode dar risco a conflitos.

(iv) Gerentes ruins podem resistir a novas idéias e mudanças quando se sentem ameaçados pela ZBB.

(v) Algumas atividades podem ter benefícios qualitativos e não quantitativos, pois é muito difícil quantificar atividades como pesquisa e desenvolvimento e administração geral.

(vi) Pode colocar mais ênfase nos benefícios de curto prazo para o determinante dos objetivos de longo prazo da organização.

(vii) Custos e benefícios em cada pacote devem ser continuamente atualizados para serem relevantes e novos pacotes devem ser desenvolvidos assim que surjam novas atividades.

(viii) O sucesso depende do apoio da alta administração.

Apesar de todos esses defeitos, o ZBB foi adotado por vários governos em todo o mundo para melhorar suas habilidades orçamentárias. Encontra aplicação no controle de custos de departamento de serviço. Mas, para o controle de custos diretos como materiais diretos e despesas diretas de mão-de-obra, o custo padrão pode ser mais útil.