Top 6 tipos de máquinas usadas em um escritório

Este artigo esclarece os seis principais tipos de máquinas usadas em um escritório. São eles: 1. Tipo-Escritores 2. Máquinas de Duplicação 3. Xerox Cópia / Fotocópia 4. Máquinas de Contabilidade 5. Máquinas de Guilhotina 6. Máquinas de Trituração

Máquinas usadas em um tipo de escritor do escritório tipo 1.:

Esta é uma máquina pequena, mas bonita, não precisa de introdução alguma, porque é o coração pulsante de qualquer mecanização de escritório.

Inventado em 1873 e sendo usado desde então, este tem, como o jogo de críquete, visto uma mudança no mar ao longo do século.

Ele tem dois recursos recomendáveis, dos quais o primeiro é para a limpeza e clareza que dá sobre a informação, que ele digita e, em segundo lugar, o número de cópias que pode digitar diz 6 ou 7, incluindo o original em um trecho.

Tipos de gravador de tipos:

Escritores de tipos vêm em diferentes formas e tamanhos. Eles também diferem uns dos outros com base em sua sofisticação técnica. Vamos discutir os vários tipos de escritores de tipos que um escritório moderno pode usar.

1. Tipo de escritor portátil:

Estes são escritores de tipo leves, duráveis, resistentes e portáteis que são comumente usados por qualquer indivíduo. Em nosso país, o primeiro tipo escritor foi comercializado pela divisão de papelaria do grupo JK. Mais tarde, a FACIT, a REMINGTION, a GODREJ, a HALDA etc. entraram em cena para comercializar esse tipo de escritor de tipos.

2. Tipo de Escritor de Tamanho Padrão:

Aqui, o tamanho do gravador é maior em comparação com o gravador portátil. No entanto, estes são pesados em comparação com os escritores de tipos portáteis, mas suas características são as mesmas do tipo escritor portátil.

3. Escritor de Tipo Multi-Lingual:

A Índia é um país que tem tantos estados e territórios da união com diferentes idiomas e seus roteiros também são diferentes. Daí a necessidade de um sistema de escritores de tipos em que línguas diferentes e seus scripts pudessem ser digitados. A necessidade e desejo deste sistema de escritores de tipos foi sentida. Há escritores de tipos que não só têm o caráter romano mas Devanagri e caracteres de outros alfabetos etc.

4. Tipo de escritor elétrico:

Diferentes estudos nos EUA, Alemanha e Índia revelaram que um datilógrafo ocupado atinge cerca de 50.000 caracteres em um dia e seu dedo viaja cerca de 12 a 20 milhas por dia! Para facilitar este esforço humano, os escritores de tipos elétricos e eletrônicos foram fabricados.

Um escritor de tipo elétrico, seu protótipo é mostrado na página anterior. Aqui o trabalho ainda tem que ser feito pelos dedos, mas o esforço físico envolvido no processo é reduzido consideravelmente, pois as teclas são apenas para serem tocadas e não precisam ser pressionadas.

Um escritor de tipos elétrico tem essas vantagens sobre o escritor de tipos manual:

(a) Aumenta a velocidade do trabalho.

(b) Há uma maior perfeição no trabalho.

5. Tipo de escritor para fins especiais:

Existem autores de tipos de propósito especial que são usados para digitar fórmulas matemáticas e científicas e também para digitar um número especial de literaturas. Diferentes características e diferentes formas de peças são anexadas a esses tipos de escritores para digitar formatos, planilhas mestre, matemática e fórmulas científicas.

6. Tipo de escritor eletrônico:

Estes foram fabricados pela primeira vez no Japão por empresas como a MINOLTA, OPTONICA, MITSUBISHI - só para citar alguns. Com o passar dos anos, algumas empresas indianas começaram a montá-las na Índia. Os proeminentes deles eram Gestetner, Modi, Pertech Computer Limited, India Network Limited, etc.

As máquinas de escrever eletrônicas são basicamente divididas em três grupos:

Certos recursos como alinhamento de margem direita, alinhamento de margem esquerda, eliminação automática, conjunto de guias, caractere de negrito, sublinhado automático, uso de caracteres em itálico etc. e uso de vários disquetes de caracteres tornam esses tipos de gravadores de tipos exclusivos para uso em o escritório.

Máquinas usadas em um escritório tipo # 2. máquinas de duplicação:

Em um escritório, há momentos em que um número de cópias do mesmo assunto é necessário para ser circulado entre os vários departamentos para os funcionários.

Apenas um limitado Um membro de cópias pode ser obtido se um gravador de tipos for usado. Por outro lado, um número ilimitado de cópias pode ser obtido a partir de uma máquina duplicadora.

Vários tipos de máquinas de duplicação:

1. Duplicações de Gelatina:

Este é um dos duplicadores mais antigos. Neste tipo de duplicador, existe uma bandeja contendo gelatina na qual o mestre preparado com um corante é pressionado, o papel a ser copiado é pressionado sobre as gelatinas com um rolo de fixação para obter a cópia. Esse é um processo complicado de mecanização e, portanto, seu uso é inexistente.

2. Multi-gráfico:

Esta é uma pequena impressora que é operada manualmente ou com a ajuda de um motor. Nesta máquina, o tipo é definido manualmente e a impressão é feita com a ajuda de uma fita que reproduz uma cópia semelhante a uma cópia digitada.

3. Scanner eletrônico de estêncil:

Estes duplicadores de estêncil estão se tornando muito importantes, mesmo após a indução de máquinas de fotocópia, devido à sua economia. A Gestetner é uma empresa que fabrica essas máquinas. Essas máquinas duplicadoras aproveitam as vantagens das duplicações de estêncil e são versáteis.

No caso de tais scanners, cópias fotográficas de qualquer tipo de documentos, ilustrações, diagramas, sejam escritos à mão, escritos por escrito ou cyclostyled ou impressos podem ser obtidos com um estêncil produzido eletronicamente. Os documentos originais ou papel são reproduzidos em milhares e o estêncil leva apenas alguns minutos para ser preparado.

No scanner, o documento original a ser reproduzido é colocado em volta de um rolo e é escaneado operando-se a conexão do plugue no quadro elétrico. O conteúdo do documento é reproduzido com precisão e minuciosamente em um estêncil em outro cilindro em uma máquina. Assim que o estêncil é "cortado" eletronicamente, as cópias podem ser produzidas em uma máquina duplicadora.

4. Duplicadora de Estêncil:

O duplicador de estêncil é mostrado aqui. Duplicadores de estêncil são de dois tipos - manuais e elétricos operados:

Este foi inventado pela primeira vez em 1881 pelo Sr. Gestetner na Inglaterra e, portanto, adquiriu o nome "Gestetner". Era uma máquina de aço plano. Em 1889, o estêncil rotativo foi feito e, a partir de então, os duplicadores de estêncil passaram por uma tremenda mudança de característica, formato, design e também do produto. Os proeminentes daqueles que fabricam essas máquinas duplicadoras são SHOURIE, RONEO e GESTETNER.

A Gestetner é a líder do mundo com 156 filiais espalhadas por todo o mundo.

Vantagens:

1. velocidade:

Garante grande velocidade se operado em corrente elétrica. Até 50 a 100 cópias por minuto podem ser obtidas na máquina automática, enquanto a máquina operada manualmente pode fornecer até 50 cópias.

2. Automação Automática:

Duplicadores de estêncil modernos são altamente automáticos. A alimentação de tinta para duplicar é automática, a alimentação de papel é automática e a máquina pode ser configurada para um número de cópias a serem obtidas configurando um contador. Quando esse número de cópias é obtido, a máquina é desligada automaticamente.

3. Grande número de cópias:

Dá um grande número de cópias. Até 5.000 cópias podem ser obtidas em certos casos. No entanto, 1.000 cópias são obtidas sem nenhum engate ou desvantagem.

4. Facilidade em preparar o mestre:

É fácil preparar o mestre. Estêncil papel de todas as variedades está disponível no mercado. O mestre pode ser cortado com a máquina de escrever. Correções podem ser feitas usando o fluido de correção que está disponível no mercado. As palavras indesejáveis podem ser eliminadas usando o fluido.

5. Economia:

O papel de estêncil e o papel duplicador são baratos e estão disponíveis em uma variedade de fontes, incluindo os fabricantes dessas máquinas de duplicação.

6. Armazenamento do Mestre:

O mestre pode ser facilmente armazenado para uso futuro e reutilização. Seria aconselhável envolvê-los adequadamente para que eles possam ser usados quando necessário.

7. Preparação de Gráficos e Diagramas:

Gráficos e diagramas podem ser preparados com grande facilidade com a ajuda de uma caneta stylus.

Desvantagens de duplicadores de estêncil:

1. Uso de papel e papel de carta:

Somente papel absorvente pode ser usado, especialmente se a duplicação for feita em ambos os lados do papel.

2. Nenhuma possibilidade de usar cores diferentes:

Neste sistema, não é possível usar um sistema de cores diferente para obter cópias coloridas. Existe um sistema de obtenção de cópias coloridas, no entanto, os stencils utilizados e diferentes tambores teriam que ser usados para o mesmo, mas este é um processo complicado e muito caro.

3. Custo:

Duplicações de estêncil modernas são muito caras. Assim, eles podem ser usados para um grande escritório. Um pequeno escritório pode não conseguir pagar por essas máquinas duplicadoras.

Máquinas usadas em um escritório tipo # 3. Xerox Copy / Fotocópia:

A obtenção de cópias através do processo do princípio fotográfico é a fotocópia. O princípio e a essência da fotocópia é que é uma cópia fotográfica exata do original que é obtida pelo uso de uma máquina especial que não requer a incidência ou a presença de um datilógrafo.

Tipos de fotocópia:

De um modo geral, existem oito métodos diferentes de fotocópia.

Estes são ilustrados e enumerados como:

1. Microfotografia

2. Método de duplo espectro

3. Método de processo térmico

4. Processo eletrostático de fotocópia

5. Método da linha de tintura

6. Método de gelatina de fotocópia de transferência

7. Método de refluxo

8. Método de transferência de difusão.

Vantagens da fotocópia:

1 Baixo custo operacional:

O custo de operação da fotocópia é barato.

2. Menor custo do trabalho:

Uma cópia pode ser retirada pressionando o botão após o papel ser inserido. Por isso, isso não requer despesas de mão-de-obra dispendiosas em treinamento, etc.

3. Versatilidade:

Reproduz cópias que podem ser difíceis de reproduzir no curso normal.

4. cópias instantâneas:

As cópias são obtidas instantaneamente.

Desvantagens da fotocópia:

Apesar de possuir muitas vantagens, a fotocópia tem certas limitações e desvantagens:

1 Vida mais curta da cópia:

A vida útil da fotocópia é curta devido a duas razões: a primeira é que o papel usado para fotocópias é revestido com uma emulsão química, e como resultado, ele se enrola em vez de ficar deitado e encurta a vida útil da cópia.

2. Número Limite de Cópias:

Esse método não é adequado quando, digamos, 1.000 cópias devem ser retiradas. Em tais circunstâncias, a máquina duplicadora é mais adequada.

3. Uneconomical para um grande número:

Onde cópias são necessárias em grande número, a fotocópia também pode ser um método muito caro. Em vez disso, alguns dos processos de duplicação serão rápidos e econômicos. O custo da cópia com duplicador de estêncil ou com a máquina litográfica offset de escritório pode ser muito baixo.

Aqui, enquanto explico as máquinas e as fotocópias, não tomei a explicação da engenharia ou da tecnologia dessas máquinas, porque isso não é necessário. Os alunos, uma vez que usem essas máquinas, serão educados, pois as empresas ensinam os usos de como lidar com as máquinas e usá-las.

Em seguida, vamos discutir as máquinas contábeis, pois elas são necessárias para que os departamentos de contas realizem seu trabalho diário.

As máquinas como duplicadores, Xerox, Guilhotina são utilizadas pelos datilógrafos ou pelos funcionários do departamento de administração, podendo estar nas vendas, ou na administração de pessoal.

Certas máquinas como guilhotina, trituradores de papel e computadores são usadas por ambos os departamentos. Essas máquinas discutiremos no final do capítulo.

Máquinas usadas em um escritório tipo # 4. máquinas de contabilidade:

Todo escritório fornece serviço de contabilidade para a organização. Esses serviços contábeis podem ser fornecidos manualmente ou com a ajuda de máquinas contábeis. Embora a maior parte do trabalho administrativo no escritório de contas seja feito manualmente, a mecanização atual, especialmente o uso de computadores, mudou completamente o sistema contábil.

As razões para isso são:

1. Demanda de Gestão Moderna:

A gestão moderna é exigente. Não apenas números precisos são necessários rapidamente para tomar decisões de gerenciamento, eles ajudam a computar e analisar vários tipos de figuras para vários propósitos em questão de minutos ou mesmo segundos.

2. Quantidade de trabalho da figura:

Tanto o governo quanto o setor privado têm que apresentar um número maior de trabalho com figuras. Isso não pode ser feito manualmente, pois é um processo monótono, demorado e de tirar o fôlego. Daí o uso de máquinas ajuda na facilitação do trabalho com facilidade.

Tipos de máquinas contábeis:

Estes são amplamente classificados como abaixo:

1. Adicionando Máquinas

2. Calculando Máquinas

3. Máquinas de Postagem

4. Máquinas de Cartão Perfurado

5. Computadores Eletrônicos

A contabilidade pode ser feita de duas maneiras manualmente e pelo computador; ou seja, por geração de poder.

Máquina de adição:

Adição de máquina é uma operação comum de todo o trabalho de figura. É bem adequado para mecanização. Assim, após o gravador de tipos, a máquina de adicionar é o recurso mais comum de um escritório. Muitas outras máquinas de contabilidade estão basicamente adicionando máquinas com vários recursos adicionais.

Adicionando máquinas são de dois tipos:

Não é imperativo descrever a tecnologia e a função de trabalho dessas máquinas, pois os usuários no escritório são treinados primeiro e depois solicitados a usar a máquina.

1. Adicionando máquinas sem listagem:

Tais máquinas também são principalmente dos três tipos de listagem acima. A diferença é que as máquinas sem listagem não são impressas e os resultados são lidos nos mostradores. Eles são muito simples de operar. Os valores são configurados no teclado e são adicionados automaticamente no total de discagens.

Barras e alavancas do motor não estão em operação. Essas barras ou alavancas do motor são operadas apenas para limpar os totais dos mostradores no final da adição da execução. Essas máquinas de adição não listadas também podem combinar outras operações como multiplicação e subtração.

Máquinas de calcular:

As máquinas de calcular adquiriram uma grande importância nos negócios modernos como parte da contabilidade e do processador de dados. As máquinas de calcular são de grande ajuda e de grande valor para o escritório moderno.

Estas máquinas executam as operações de adição, multiplicação, subtração, divisão, porcentagem, decimais, raízes quadradas, funções de logaritmo, etc.
uma função de memória como MEMORY RECALL, MEMORY STORED, MEMORY ADD, etc. para algumas operações para facilitar as operações de dados.

Vantagem de calcular máquinas:

1 Eliminação de Erro:

Erros de cálculo são eliminados por essas máquinas. A eliminação do erro resulta em precisão e também reduz a tensão mental do pessoal do escritório causada devido a contagens erradas.

2. Aliviar Monotonia:

Grande parte do trabalho de cálculo no escritório é mentalmente cansativo e monótono. Calcule ou alivie o trabalho e alivia um trabalhador de tédio e monotonia, permitindo uma completa eliminação da fadiga.

Portabilidade:

Estas máquinas de calcular são portáteis. Daí a utilidade deles aumenta. Essas máquinas podem ser usadas em vários departamentos. Isso resulta em economia devido à maior utilização das máquinas.

4. velocidade:

O trabalho demorado de contabilidade e processamento de dados é realizado em grande velocidade. Isso acelera o ritmo do trabalho e também ajuda a tomar uma decisão rápida pela gerência.

Máquina de postagem:

Máquinas de postagem são conhecidas pelo nome de máquinas de contabilidade e contabilidade. Mas, pela definição, não se teria uma ideia clara sobre o fundamental das máquinas de postagem. De fato, adicionar, calcular e perfurar máquinas de cartões também são máquinas de contabilidade.

As máquinas de postagem não são muito populares em nosso país, mas existem alguns modelos de máquinas de postagem fabricados pelas empresas Burrough, Remington e National. “A postagem é um processo de cópia que é usado no processo de transferência de valor do documento original ou livros da entrada original para a conta contábil apropriada.”

Vantagens:

As vantagens das máquinas de postagem são:

(a) As inscrições são claras e legíveis

(b) Como os totais automáticos de postagem estão disponíveis, as entradas podem ser consideradas corretas.

Desvantagens:

Estas máquinas possuem uma série de vantagens, mas sofrem de uma série de desvantagens:

1. caro:

Essas máquinas são caras e podem ser usadas apenas por organizações maiores.

2. Treinamento caro:

É necessário que os usuários desta máquina treinem para manuseio e operação, o que pode ser muito caro.

3. Ruído:

Essas máquinas são barulhentas e geralmente atrapalham os outros funcionários do escritório.

1. Divisão:

O colapso pode custar caro em mais de uma maneira, os reparos e as peças são muito caras e o trabalho perdido devido a reparos também é muito custoso no longo prazo.

Vantagens do computador:

É difícil avaliar as vantagens oferecidas por um computador a uma organização específica.

No entanto, em geral, o uso do computador oferece as seguintes vantagens:

1. A flexibilidade é possível, pois vários programas podem ser preparados para diferentes operações comerciais.

2. Fornecimento de mais informações do que de outra forma possível.

3. Grande precisão e eliminação total do erro.

4. Disponibilidade de informações de controle em grande velocidade.

5. É possível um melhor controle gerencial centralizado, já que um computador geralmente é instalado no escritório central.

6. Economia financeira indireta através de vários tipos de controle de estoque de aplicativos é possível.

7. A poupança direta no custo do trabalho de escritório ocorre.

8. Desde que o trabalho de escritório manual monótono está sendo levado pelos computadores, eles reduzem a monotonia do pessoal.

9. Grande velocidade com cálculos complicados só são possíveis com a ajuda de um computador.

Desvantagens do computador:

1. Fraude informática:

Embora não seja muito comum, uma fraude de computador pode ser cometida. Se um documento de entrada fraudulenta for inserido no computador ou no sistema do computador, a fraude poderá ocorrer. No entanto, a fraude pode ser limitada se um sistema de controle adequado para o computador for projetado em consulta com o fabricante.

2. Custo:

Computadores são muito caros para instalar e executar. Isso significa que sua utilidade pode ser derivada apenas por uma grande organização.

3. Avaliação inadequada das necessidades:

Tem sido experimentado no Ocidente que uma organização freqüentemente subestima sua necessidade para os computadores. Isso resulta em um aumento nos custos salariais e também na inadequação de equipamentos. O último defeito também leva a mais erros e, conseqüentemente, mais frustração e desaceleração do trabalho.

4. Retração:

Um único computador pode tirar o trabalho realizado por dezenas de trabalhadores juntos. O encolhimento do pessoal e as consequentes relações pessoais tensas são o resultado direto da informatização no escritório.

5. Centralização do controle:

O uso do computador é centralizado. Portanto, o mecanismo de controle também fica centralizado, de fato, fica super centralizado. Isso resulta na mudança de poder para a sala de computadores, prejudicando toda a organização.

6. Insatisfação do sistema do Office:

Para começar, os computadores perturbam todos os sistemas de escritório atuais e a rotina dos negócios e podem, portanto, inicialmente afetar negativamente o trabalho no escritório.

7. Alterações Tecnológicas:

Muito tempo pode decorrer entre a colocação de pedidos de um computador e sua instalação, que pode variar de 1 a 3 anos. Como modelos cada vez mais sofisticados são fabricados, o computador solicitado pode estar desatualizado para ser tecnicamente menos competente.

8. Problema do Pessoal Treinado:

A equipe de profissionais devidamente treinada para o computador geralmente tem pouca disponibilidade. No entanto, o fabricante pode treinar pessoal interno para programação de computadores e análise de sistemas.

9. Custo da Distribuição:

Como e onde uma grande quantidade de trabalhos clericais é feita com os computadores, um colapso pode ser muito caro. O trabalho de escritório será completamente deslocado.

10. Trabalho Preparatório Caro:

Computadores não podem ser instalados abruptamente. Muitas vezes, trabalhos preparatórios para dois a três anos podem ser realizados, o que pode ser bastante custoso.

Funções de computadores:

(a) Eles leem a informação que os alimenta.

(b) Eles piscam as informações necessárias como e quando necessário.

(d) Eles interpretam os resultados.

(e) Eles executam cálculos de minuto de todos os tipos.

(f) Eles executam uma sequência de operações, uma vez que são principalmente programados e controlados.

Máquinas de Cartão Perfurado:

As máquinas de cartões perfurados não são uma visão comum nos escritórios do nosso país. Eles são versáteis e são usados para várias finalidades. Essas máquinas executam operações clericais, como escrever, copiar, comparar e classificar.

Estas máquinas assumem rotinas de contabilidade de vendas e compras, faturamento, contabilidade de custos, controle de estoque e cálculo de salários, etc. A operação fundamental de uma máquina de cartão perfurada é a gravação de cada item de informação em um cartão separado por meio de um furo.

Um arranjo especial de cartões é projetado para cada trabalho específico e um cartão separado é feito para cada item de informação. Esses cartões variam em tamanho de acordo com o número de colunas fornecidas, que podem variar, e por um arranjo especial, o número de colunas pode ser de até 160. Normalmente, é necessário um equipamento separado para cada tamanho do cartão.

Vantagens do cartão perfurado:

1. Versatilidade:

As máquinas de cartões perfurados podem ser usadas para uma variedade de finalidades, como contabilidade de custos, contabilidade de vendas e compras, preparação de estoques, portanto, essas máquinas têm amplo uso em todas as organizações de negócios.

2. velocidade:

Como muitas outras máquinas, essas máquinas garantem uma ótima velocidade. Escusado será dizer que a velocidade é de grande e extrema importância nas organizações modernas.

3. Precisão:

Essas máquinas também garantem precisão. A eliminação do erro de contabilidade, controle de custos, faturamento e outras rotinas clericais levam a um menor custo administrativo e a uma melhor análise de fatos e números.

Desvantagens das máquinas de cartões perfurados:

Essas máquinas, sem dúvida, oferecem maiores alavancagens, ajudam a melhorar a eficiência e a precisão do trabalho, mas essas máquinas também apresentam algumas desvantagens.

Eles são:

1. Equipamentos caros:

O equipamento de cartão é muito caro e, portanto, apenas grandes organizações podem aproveitar as vantagens de tais máquinas.

2. Dificuldade em Preparar Cartas:

Não só os cartões são caros, mas a sua preparação requer maior cuidado. Além disso, cada cartão deve ser perfurado e verificado manualmente, o que é um processo demorado.

Computadores Eletrônicos:

A era moderna é a era dos computadores. Nesta era da computação, os eletrônicos estão se tornando cada vez mais importantes, pelo menos no Ocidente e no Japão, onde os computadores eletrônicos são usados desde a previsão de vendas até previsões sobre os negócios da empresa. Os computadores ainda não ocupam o lugar de honra em todos os escritórios do nosso país. Eles podem não ocupar, mesmo por algumas décadas, mas os lugares onde ocupam um lugar de importância são a Europa, os EUA e o Japão. Embora em nosso país seu uso tenha sido limitado, eles estão ganhando popularidade.

Máquinas usadas em um escritório tipo 5. Máquinas de guilhotina:

Essas máquinas hoje em dia não encontram uso em nenhuma organização grande ou pequena. Essas máquinas foram fabricadas pela Gestetner. Isso é usado para cortar, digamos de 50 a 100 trabalhos de uma vez, para ou para, fazendo o comprimento e a largura dos papéis mesmo.

As máquinas têm um tampo de vidro, plástico ou acrílico e, na lateral, há uma grande serra, uma lâmina muito afiada para cortar as partituras e resmas de papel juntas. Estes papéis são mantidos na base que é coberta pelo vidro acrílico e, a parte dos papéis a serem cortados é retirada da tampa de vidro no lado. A lâmina é girada para cortar os papéis.

Máquinas usadas em um escritório tipo # 6. Máquinas de trituração:

Esta máquina, como a máquina de guilhotina, agora não encontra um uso adequado em nenhum escritório. No entanto, eles foram fabricados pela Gestetner. Os documentos, papéis etc. estão na máquina. A máquina é operada eletricamente. Os papéis são cortados em tiras que são descartadas como desperdício. Esta máquina é usada apenas para destruir livros, documentos, documentos, etc. A Gestetner fabrica este tipo de máquinas.