Os 16 principais passos para minimizar a fraude no pagamento de salários

Os seguintes passos podem ser tomados para minimizar o risco de fraude:

1. A comparação dos cartões de trabalho ou cartões de trabalho por peça e cartões de tempo ocioso deve ser feita com os cartões de hora no final de cada semana para ver se há alguma diferença de tempo em dois tipos de gravação de tempo dos trabalhadores. Isso fará com que a inclusão de trabalhadores fictícios seja difícil, já que tanto um cartão de ponto quanto um cartão de trabalho ou peça de trabalho devem ser falsificados para ter a fraude.

2. No caso de os salários serem pagos de acordo com o método de taxa por peça ou algum esquema de incentivo, a quantidade de trabalho executada pelos trabalhadores deve ser cuidadosamente calculada após a devida inspeção e medição, para que o pagamento por excesso de trabalho não possa ser feito.

3. O trabalho extraordinário deve ser permitido por um oficial responsável. Se o policial se sentir justificado, ele deve dar por escrito a ordem de emprego dos trabalhadores nas horas extras.

4. Várias pessoas devem estar envolvidas na preparação das folhas de salários. Dois funcionários devem examinar os cartões de ponto e os cartões de trabalho ou os cartões de trabalho para ver se não há irregularidades. O terceiro funcionário deve preencher os nomes e números de trabalhadores, as taxas de salários, as horas trabalhadas e o valor bruto dos salários. O quarto funcionário deve verificar o trabalho já feito e calcular o valor líquido dos salários depois de fazer as deduções relativas ao Fundo de Previdência, Imposto de Renda, ESI (seguro estatal de empregados), multas, se houver. O quinto funcionário deve verificar cuidadosamente todo o trabalho para ver se não há erro na folha de salários.

5. Todas as pessoas envolvidas na preparação de folha de pagamento devem assiná-lo e devem ser certificadas como corretas e assinadas pelo gerente de obras.

6. O caixa deve retirar a quantia exata, como mostrado pelas folhas de salários sob a coluna dos salários líquidos. Notas e moedas devem ser obtidas do banco nas denominações mais adequadas, para que não haja dificuldade no pagamento. O caixa não deve estar associado à preparação das folhas de pagamento.

7. Os envelopes que indicam os nomes dos trabalhadores e os valores nele contidos devem ser preparados. Deve-se observar que a pessoa encarregada dos pagamentos e também a pessoa que faz os envelopes de salário não deve de forma alguma ser associada à preparação de folha de salários.

8. Para evitar a inclusão de funcionários fictícios, o balanço de salários e os envelopes de salários devem ser examinados pelos funcionários responsáveis, ocasionalmente seguindo o princípio da amostragem aleatória.

9. Os salários devem ser pagos por departamento e os funcionários de um departamento devem estar presentes ao mesmo tempo. O capataz do departamento também deve estar presente para identificar os beneficiários dos salários. Ou, um boletim de salário mostrando detalhes dos cálculos dos salários devidos a um trabalhador deve ser dado a cada funcionário por seu capataz. O empregado entrega este boleto ao caixa e recebe o pagamento. A amostra do comprovante de pagamento é dada na próxima página.

10. O pagamento por produção rejeitada e defeituosa e tempo ocioso deve ser feito somente se for autorizado por uma autoridade competente.

11. Devem ser tomadas as devidas precauções para efetuar o pagamento aos trabalhadores, que se ausentem no momento do pagamento. Em nenhum caso, os salários de um trabalhador devem ser pagos a um colega de trabalho ou a um membro da família do trabalhador, a menos que ele forneça uma carta escrita da autoridade do trabalhador em questão. Essa carta de autoridade deve ser certificada como correta pelo gerente de obras.

12. Os salários não reclamados devem ser investigados e as razões estabelecidas. Os salários devem ser mantidos no escritório do caixa por algum tempo, após o que devem ser creditados em uma conta “Salários não pagos” e depositados em uma conta bancária especial pendente de consulta.

13. Às vezes, um oficial sênior da empresa deve visitar pessoalmente o local onde os salários estão sendo pagos para ver se o procedimento adequado de pagamento de salários está sendo seguido.

14. Para minimizar as hipóteses de fraude, o pagamento a trabalhadores ocasionais deve ser feito na presença de um oficial responsável e o funcionário que emprega trabalhadores causais não deve estar associado ao pagamento de salários.

15. Folha de salários deve ser preparada a tempo para que os trabalhadores possam ser pagos a tempo. De acordo com a Lei de Pagamento de Salários, 1936 salários devem ser pagos no prazo de 7 dias do fim do período para o qual os salários são devidos se o número de trabalhadores for de até 1.000 e dentro de 10 dias se o número de trabalhadores for superior a 1.000. .

16. Os salários devidos aos trabalhadores empregados nos locais devem ser pagos por um funcionário da sede.