Top 10 maneiras de utilizar o tempo de forma mais eficiente - explicou!

Leia este artigo para aprender sobre as quatorze formas de utilização adequada do tempo.

(1) Planejamento do Trabalho:

Este é o primeiro passo na gestão do tempo e sua utilização adequada. Um executivo deve planejar o trabalho de forma eficaz. Para o trabalho de planejamento, ele deve usar o planejador diário. Antes de ir para a cama à noite, ele deve riscar o programa do dia seguinte. Ele também pode planejar uma semana, mês ou trimestre de um ano ou ano também. Sem planejar o tempo, nada concreto pode ser alcançado. Ele deveria marcar um horário para tomar chá, almoçar, reuniões formais e conversar com seu filho, filha, esposa, pais e subordinados no escritório. Eles também devem planejar a viagem de sua casa para o escritório. Ele deve manter o trabalho planejado na memória pronta.

(2) Atribuir prioridades ao trabalho a ser feito:

Para a conclusão do trabalho a tempo, deve-se atribuir prioridades às diferentes obras a serem concluídas em um dia. Existem alguns trabalhos que podem ser feitos conversando com as pessoas envolvidas no telefone. Assim, no momento apropriado, eles podem ser contatados em telefones e informá-los sobre a tarefa. As prioridades podem ser fixadas da seguinte maneira.

As prioridades podem ser corrigidas e categorizadas conforme mostrado acima. Ela ajuda na utilização adequada do tempo e seu gerenciamento eficaz.

(3) Delegação de autoridade:

Nenhum gerente pode realizar todos os trabalhos sozinho, embora seja muito eficiente. Ele tem que delegar a devida autoridade a seus subordinados para realizar os trabalhos de menor urgência ou importância. Ele deve treinar seus subordinados de acordo com algumas das responsabilidades.

Ao delegar parte da autoridade a seus subordinados para participar das obras, ele pode se concentrar em trabalhos mais urgentes. Ele pode assim utilizar seu tempo para trabalhos mais importantes. A não delegação implica atender a todo e qualquer trabalho de todos os tipos. Isso equivale a perder tempo. A delegação ajuda um executivo a utilizar o tempo de forma eficaz e a realizar o trabalho ao máximo.

(4) Target Setting:

Executivo deve saber o que ele tem que alcançar. Ele deve definir um alvo primeiro o que ele queria realizar em um dia, então ele pode distribuir atividades distribuindo entre seus subordinados e ele mesmo e colocar tempo para a sua conclusão. Na ausência do alvo, você se confunde.

(5) Simplifique os Procedimentos:

O procedimento para obter trabalho deve ser muito simples e compreensível por todos que trabalham com você e com você. Minimize as etapas no procedimento para que o tempo seja salvo. Adote uma metodologia de trabalho ideal que economize tempo. Tente evitar procedimentos complexos consumindo tempo extra.

(6) Seja Confortável:

Deve-se estar à vontade e confortável em casa e no escritório. Ele deve sentar-se confortavelmente na postura correta, evitando qualquer dor no corpo. Aumentará as pausas para descanso, desperdiçando muito tempo. Estar confortável, ele pode se livrar de estresse desnecessário e, portanto, economiza tempo que pode ser usado para conseguir um trabalho mais importante.

(7) Não perca tempo:

Existem vários assuntos triviais onde muito tempo é desperdiçado. Tais atividades devem ser reduzidas ao mínimo, para que grande parte do tempo não seja gasto. O tempo assim economizado pode ser efetivamente usado para atividades mais importantes. As chamadas telefônicas recebidas também podem causar perda de tempo. O Assistente Pessoal pode ser instruído a transmitir apenas chamadas importantes para ele, o que ele mesmo pode responder. Os visitantes também perturbam o trabalho e consomem muito tempo. Executivo pode fixar um tempo para os visitantes para que o tempo importante pode ser salvo e utilizado para um trabalho mais urgente.

(8) Clubbing de trabalho idêntico:

O trabalho de natureza semelhante pode ser batido em conjunto e ser concluído ao mesmo tempo, em vez de atribuir tempos separados para esse trabalho. Daí muito tempo é economizado que pode ser utilizado para outras obras de natureza importante.

(9) Tome uma decisão rápida:

Tomar decisões rápidas economiza muito tempo. Evite a indecisão. A indecisão leva a mais desperdício de tempo. A indecisão é o sintoma de ineficiência por parte do gerente. Nunca adie o trabalho de hoje para amanhã porque o amanhã nunca chega.

(10) Seja sistemático:

Uma pessoa sistemática na natureza gostaria de colocar tudo, por exemplo, arquivos, papéis e outros materiais em seus devidos lugares, para que possam ser rastreados facilmente, como e quando necessário, sem caçá-los. A caça de papéis e arquivos, etc. consome muito tempo, portanto, desperdício de tempo precioso de recursos. A colocação sistemática de arquivos, papéis e materiais economiza tempo que pode ser utilizado de forma frutífera para o trabalho de natureza importante. Deve-se inculcar o hábito de colocar as coisas em seus devidos lugares para economizar tempo. Também aumenta a eficiência do recurso humano.

(11) Faça um descanso suficiente:

Trabalhar continuamente leva ao esforço. Deve-se fazer uma pausa e descansar por um tempo. Vai revitalizar uma pessoa. Ele pode trabalhar com interesse. Tomar esse descanso não é perda de tempo, mas investimento de tempo em trabalho adicional. O tempo pode ser utilizado ao máximo desta maneira.

(12) Use todos os momentos à sua disposição:

Fazendo uso de cada segundo deve ser a prática. Deve-se aprender a utilizar cada fração de segundo enquanto trabalha. Se falharmos em utilizar esse momento, ele se foi para sempre. Esses pequenos segundos juntos formam um dia, semana, mês, ano e uma era. Portanto, não o desperdice, utilize-o.

(13) Uso do Planejador Diário:

O uso do planejador diário permitirá que o gerente mantenha um controle sobre suas atividades a serem realizadas em um dia. Ele deve se referir ao planejador pela manhã e começar sua rotina diária.

(14) Dá Tempo Suficiente à Família:

Se o gerente está ocupado em seu trabalho de escritório e não dedica tempo suficiente à sua família, ele frequentemente fica estressado, o que afetará negativamente sua saúde. Ele deve, portanto, tirar tempo suficiente de sua agenda ocupada para seus familiares e desfrutar com eles. Isso irá mantê-lo alegre e feliz e livre de preocupações domésticas.

Ele pode se aliviar do estresse no local de trabalho com sua família. No dia seguinte, de bom humor, ele terminará seu trabalho na hora certa. Utilização adequada do tempo é muito essencial para um executivo ocupado. Há vários desperdiçadores de tempo e há muitas razões de natureza trivial que desperdiçam tempo. Um executivo deve manter-se longe dos desperdiçadores de tempo.