Procedimentos para o Funcionamento Eficaz do Departamento de Compra

Procedimentos para o funcionamento eficaz do departamento de compras (com amostra)!

(a) Requisições de compra ou recuo de materiais :

O oficial de compras não inicia nenhuma ação para a compra de materiais por conta própria. Com a ajuda das requisições de compra, o responsável pela compra conhece os tipos de materiais necessários na organização.

Uma requisição de compra é um formulário usado como uma solicitação formal ao departamento de compras para comprar materiais. Este formulário é preparado pelo armazenista para materiais de estoque regulares e pelo chefe do departamento para materiais especiais não estocados como itens regulares. A requisição é aprovada por um executivo, como o superintendente da fábrica ou o gerente de obras, além do originador das requisições.

A requisição de compra é geralmente preparada em triplicado. A cópia original é enviada ao departamento de compras, a duplicata é mantida pelo armazenista ou pelo departamento que inicia a requisição e o triplicado é enviado ao executivo autorizador.

A requisição de compra iniciada pelo armazenista para itens regulares de materiais é chamada de requisição de compra 'regular' e a requisição de compra preparada pelo chefe do departamento para materiais especiais é conhecida como requisição de compra 'especial' ou 'ocasional'. As requisições de compras regulares são preparadas quando os itens de materiais atingem os níveis de pedido, ou seja, o nível no qual o pedido de reabastecimento deve ser colocado.

Isso é feito com o objetivo de evitar a escassez de materiais e disponibilizar o fornecimento ininterrupto de materiais a empregos ou departamentos. A forma de amostra de uma requisição de compra é fornecida abaixo.

Fica claro no exemplo acima da requisição de compra que ele fornece três informações básicas que auxiliam no trabalho do Departamento de Compra.

Esses são:

(a) Que tipo de material deve ser comprado? A descrição de artigos e códigos de lojas deve ser fornecida claramente na requisição de compra para que a qualidade correta dos materiais possa ser comprada.

(b) Quando deve ser comprado? Os materiais devem ser comprados no momento certo para que não haja escassez de materiais nem investimento excessivo em estoques.

(b) Explorando as fontes de suprimento e escolhendo o fornecedor:

Uma fonte de fornecimento de materiais deve ser selecionada após o recebimento da requisição de compra. O departamento de compras geralmente mantém para cada grupo de materiais uma lista dos nomes e endereços dos fornecedores. As cotações podem ser convidadas desses fornecedores, emitindo-lhes propostas. Ao receber as cotações dos fornecedores, deve ser preparada uma demonstração comparativa de várias cotações recebidas e os fornecedores desejáveis devem ser selecionados.

Ao selecionar o fornecedor a quem a ordem deve ser dada para a compra de materiais, o departamento de compras deve ter em mente:

(i) capacidades de fabricação,

(ii) confiabilidade do fornecedor,

(iii) condição financeira do fornecedor,

(iv) a administração da empresa fornecedora,

(v) Preço cotado,

(vi) Quantidade para a qual o preço cotado é aplicável,

(vii) Termos de pagamento,

(viii) Termos de entrega e

(ix) Especificações para as quais os produtos são fabricados.

Todo o outro fator; sendo o mesmo, o preço de compra deve ser o menor preço pelo qual um determinado material deve ser comprado. Assim, o fornecedor do qual o material é comprado deve ser confiável e capaz de fornecer materiais de qualidade uniforme no momento certo a preços razoáveis.

O encarregado de compras deve ter em mente todos os critérios indicados acima ao fazer a escolha de um fornecedor; no entanto, ele não deve se tornar penny-wise e pound-foolish. Ele não deve ter medo de gastar, às vezes mais do dinheiro da empresa, para cumprir os prazos de entrega exigidos, os padrões de qualidade e as condições de pagamento.

O Gerente de Compras obterá as informações necessárias do cronograma de cotações, registros anteriores, catálogos, guias de compradores e outros livros. Em suma, ele deve manter todos os registros necessários, tendo em mente o objetivo mais importante do Departamento de Compras, ou seja, comprar a quantidade certa e a qualidade dos materiais com a taxa mais barata no momento adequado para ajudar no bom andamento da função de produção.

O exemplar de um formulário de proposta que é emitido para os vários fornecedores para convidar Cotações é o seguinte:

Deve haver avaliação periódica dos fornecedores e aqueles cujo desempenho é considerado ruim em relação à qualidade, tempo de entrega, políticas de vendas e preços competitivos, devem ser removidos da lista de fornecedores. No futuro, as cotações não devem ser convidadas de tais fornecedores até que seu desempenho seja considerado bom.

Os materiais podem ser adquiridos por concurso público, método de concurso limitado e método de concurso único. O método de concurso aberto ajuda a convidar citações de muitas partes, dando publicidade na imprensa e é seguido quando a compra envolve quantidade e valor consideráveis.

Esse método aumentará o estoque de materiais porque as licitações anunciadas levam mais tempo para a liquidação de propostas e a colocação de pedidos. No método de concurso limitado, as cotações são convidadas por um número limitado de fornecedores. Em licitações limitadas, os fornecedores geralmente estão familiarizados com os materiais e podem enviar cotações realistas.

Os fornecedores são fornecedores comprovados no passado. Consequentemente, suprimentos contínuos podem ser assegurados de acordo com termos citados. Neste sistema de concurso, a competitividade também é possível porque o preço anterior pode ser comparado com o preço cotado e, se as ofertas forem mais, o pedido pode ser solicitado para justificar o aumento. Este método é mais popular devido às suas vantagens. O método de concurso único é utilizado quando o fornecedor é o único fornecedor.

(c) Pedido de Compra:

Depois de escolher o fornecedor, o departamento de compras prepara uma ordem de compra para o fornecimento de lojas. A ordem é a autorização por escrito ao fornecedor para fornecer o material ou materiais específicos. É a evidência do contrato entre o comprador e o fornecedor que vincula o comprador e o fornecedor aos termos sob os quais o pedido é feito.

O fornecedor é obrigado a fornecer materiais de acordo com os termos e condições do pedido de compra e o comprador deve aceitar a entrega e o pagamento dos materiais conforme acordado. Além disso, é o documento que dá autoridade ao departamento de recebimento para receber os materiais solicitados e para o departamento de contas para aceitar a fatura do fornecedor para pagamento.

O número de cópias do pedido de compra a ser preparado varia de organização para organização. Três a cinco cópias são preparadas dependendo do tamanho da organização.

Se cinco cópias forem preparadas, o uso possível pode ser o seguinte:

(i) A cópia original é enviada ao fornecedor.

(ii) Uma cópia é enviada para o departamento de recebimento.

(iii) Uma cópia é enviada para a pessoa que iniciou a requisição de compra.

(iv) Uma cópia é enviada para o departamento de contabilidade.

(v) A última cópia é retida pelo departamento de compras para referência futura.

Uma forma de amostra do pedido de compra é dada abaixo:

Deve haver um acompanhamento regular das ordens de compra feitas para que os materiais possam ser recebidos a tempo. Consultas devem ser feitas em intervalos regulares nas datas de entrega acordadas. Medidas corretivas adequadas podem ser tomadas ou fontes alternativas de fornecimento podem ser tomadas se enfrentarem qualquer dificuldade em fornecer os materiais nas datas de entrega prometidas.

Quando as datas de entrega expirarem, os fornecedores deverão indicar as datas em que esperam fornecer os materiais. A extensão nas entregas deve ser concedida apenas sujeita a penalidades nos contratos. Assim, o acompanhamento de pedidos garante a compra tranqüila de materiais e também salvaguardas contra o fechamento da fábrica devido ao não recebimento de materiais.

(d) Recebimento e Inspeção de Materiais :

Em grandes preocupações, um Departamento de Recebimento e Inspeção separado, independente dos locais de estoque, deve ser configurado para receber e inspecionar os materiais. Mas em pequenas preocupações, o trabalho de receber as mercadorias pode ser confiado ao armazenista.

As funções do departamento de recebimento e inspeção são:

1. Manutenção de arquivos de pedidos de compra.

2. Receber, descarregar e desembalar o material entregue pelos fornecedores sob desafios de entrega. Estes challans são assinados por um funcionário do departamento de recebimento e uma cópia do challan é devolvida ao fornecedor como uma prova para o recebimento dos materiais entregues pelo fornecedor sob o challan.

3. Verificação da quantidade e condição física dos materiais recebidos. Isso é feito comparando o pedido de compra com o desafio de entrega. Qualquer falta ou quebra deve ser intimada ao fornecedor.

4. Verificar a qualidade dos materiais recebidos. O engenheiro ou o químico pode ser chamado para verificar a qualidade dos materiais. Ele deve garantir que a qualidade esteja de acordo com o pedido. Depois de verificar a qualidade dos materiais, o departamento apresentará um relatório sobre a qualidade e se alguns materiais forem rejeitados o motivo.

5. Após a conclusão da inspeção, o encarregado de recebimento de mercadorias deve inserir detalhes dos materiais recebidos na Loja ou Nota de Recebimento de Mercadorias. Cinco cópias da nota devem ser preparadas. Uma cópia será mantida pelo Departamento de Recebimento e quatro cópias, juntamente com os materiais, serão enviadas ao lojista.

Ele verificará novamente a quantidade de materiais e comparará com a quantidade dada na nota. Ele assinará todas as quatro cópias.

Uma cópia será guardada pelo armazenista para seu registro e as outras três cópias serão enviadas para os seguintes departamentos (uma cópia para cada departamento):

(i) o departamento de compras,

(ii) o Departamento de Contas,

(iii) O Departamento que iniciou a requisição.

A forma das Lojas (ou Mercadorias) Nota Recebida é dada abaixo:

Deve-se notar que as colunas de taxa e quantidade serão preenchidas pelo Departamento de Custos.

A nota de entrada de mercadorias é um documento com base no qual as compras são verificadas e o pagamento é feito ao fornecedor. Também é útil para preencher qualquer reclamação por suprimentos curtos. Ele fornece um registro completo de todos os materiais recebidos.

(e) Verificação e aprovação de contas para pagamento :

Quando a fatura é recebida do fornecedor, ela é enviada para a seção de contabilidade das lojas para verificar tanto a autenticidade quanto a precisão aritmética. A quantidade mencionada na fatura é verificada com referência à nota de recebimento de lojas, enquanto o preço na fatura é verificado no pedido. O preço do material tem que ser ajustado para descontos, taxas de transporte, direitos alfandegários, impostos especiais de consumo, custo de contêineres, etc.

Antes de verificar o projeto final, os seguintes pontos precisam de atenção:

1. O desconto comercial, se houver, deve ser deduzido do preço de compra do material.

2. O desconto de quantidade dado pelo fornecedor para compras a granel também deve ser deduzido do preço do material.

3. Desconto em dinheiro é reivindicado somente se o pagamento for feito em dinheiro. No entanto, alguns especialistas defendem que o desconto é um item de natureza financeira pura, portanto, não deve ser trazido em contas de custo.

4. Os custos de transporte incorridos para levar o material para a organização fazem parte do custo do material. Se tais despesas forem atendidas pelo fornecedor em nome do comprador, a fatura do material deve ser aumentada com o valor das taxas de transporte.

5. Quaisquer encargos de seguro pagos pelo fornecedor também devem ser adicionados ao preço do material.

6. Imposto sobre vendas, imposto especial de consumo, etc. também devem ser adicionados.

7. Quaisquer juros devidos sobre o saldo devido ao fornecedor devem ser adicionados.

8. O custo dos contêineres é adicionado ao preço de compra do material, caso não seja devolvido ao fornecedor. O preço de compra, no entanto, não incluirá nenhum custo para os contêineres se eles forem retornáveis no valor total. No caso de recipientes retornáveis a valor reduzido, o aluguel, ou seja, a diferença entre o preço cobrado pelo fornecedor e o preço retornável é acrescido ao preço do material.

Depois de verificar a autenticidade da nota, a precisão aritmética também deve ser verificada. A seção de contabilidade de lojas finalmente aprova, certifica e passa a fatura para pagamento e, com base nisso, o caixa pode efetuar o pagamento. O pagamento é feito de acordo com os termos acordados em qualquer ordem específica.

Ilustração 1:

Quando as propostas foram convidadas para uma loja, as cotações foram recebidas como abaixo:

Fornecedor A:

(a) Taxa de Rs 2 cada; (b) Desconto comercial de 10%; (c) Desconto à vista de 5% se as contas forem pagas dentro de quinze dias após o recebimento; (d) Taxas de transporte Rs 1 por 100 unidades.

Fornecedor B:

(a) Taxa de Rs 1, 80 cada (até 1.000 unidades), Rs 1.60 cada (para pedidos acima de 1.000 unidades); (b) 6% de juros por ano serão adicionados se as faturas não forem pagas dentro de duas semanas após o recebimento dos materiais; (c) Taxas de transporte Rs 3 por 100 unidades.

Supondo que cerca de 5.000 unidades sejam necessárias a cada mês e que a qualidade e outras condições de fornecimento sejam as mesmas, ofereça seus comentários sobre a quem a ordem de compra pode ser emitida. A fábrica paga 50% do total de suas faturas mensais a cada quinzena.

Solução:

O pedido de compra deve ser emitido ao fornecedor B devido ao menor custo dos materiais.

Ilustração 2:

Depois de convidar as propostas, duas cotações são recebidas da seguinte forma:

(a) Rs. 4, 20 por unidade.

(b) Rs. 4, 00 por unidade mais Rs. 2.000 custos fixos a serem adicionados, independentemente das unidades encomendadas.

Aconselhar com seus argumentos com quem a ordem deve ser colocada e qual a quantidade a ser encomendada.

Ilustração 3:

Uma carga de caminhões de material misturado foi comprada por Rs. 9.000. Estes foram classificados nos seguintes graus cujas taxas de mercado são mostradas em relação a cada uma: