Departamento de Pessoal e Controle do Custo do Trabalho (com amostra)

O departamento de pessoal, com a ajuda de vários supervisores e chefes de departamento, é responsável pela execução de políticas relativas ao recrutamento, alta, classificação de empregados e salários que foram estabelecidos pelo Conselho de Administração ou por um comitê de executivos. As principais funções do departamento de pessoal são recrutar trabalhadores, treiná-los e colocá-los nos trabalhos que melhor se encaixam.

Sempre que um novo trabalhador for recrutado, uma cópia da carta de nomeação contendo todos os termos e condições do emprego deve ser enviada para:

1. Escritório de tempo para registrar a participação.

2. Pay Roll Department por fazer inscrição no Pay Roll.

Uma cópia da carta de contratação é mantida pelo Departamento de Pessoal para manter o cartão de histórico do empregado.

A seguir estão os dois registros importantes utilizados em relação ao recrutamento e colocação de trabalhadores:

Requisição de Posicionamento do Empregado:

O processo de recrutamento começa quando o departamento de pessoal recebe uma cópia da requisição de colocação do empregado. A requisição é enviada ao departamento pessoal sempre que um trabalhador é necessário por um departamento.

Ao receber essa requisição, o departamento de pessoal toma medidas para recrutar um novo trabalhador ou para reatribuir um trabalhador atual. É uma tarefa do departamento de pessoal receber candidaturas formais, entrevistar candidatos e selecioná-los para cargos e informar ao departamento que precisa dos trabalhadores da seleção.

A decisão da requisição de colocação do empregado pode ser a seguinte:

No emprego, a cada trabalhador é atribuído um número conhecido como número do bilhete ou número do token ou número do relógio e este número é alterado quando o trabalhador é transferido de um departamento para outro.

Esse número está escrito em todos os documentos, onde quer que o nome do trabalhador apareça, porque é útil para a identificação de trabalhadores com os mesmos nomes, para registrar a presença e manter a contabilidade mecanizada.

Todos os recrutamentos são feitos de acordo com um orçamento trabalhista e requisições de colocação de funcionários. O orçamento do trabalho especifica o número de trabalhadores em cada categoria e habilidade que ele pode empregar em um departamento.

O departamento de pessoal deve ver que o número de trabalhadores empregados não deve exceder o número especificado, exceto em circunstâncias especiais que requeiram o recrutamento de mais trabalhadores. O recrutamento de mais trabalhadores deve ser autorizado por uma autoridade competente antes de serem recrutados.

Cartão de Histórico do Funcionário:

O departamento de pessoal deve manter um registro completo de todos os trabalhadores empregados na organização. O registro é mantido em um cartão conhecido como cartão de histórico do empregado.

Este cartão inclui os seguintes detalhes sobre o trabalhador:

(1) nome e endereço,

(2) Departamento,

(3) O nome do antigo empregador e as razões para o deixar,

(4) data de contratação,

(5) categoria,

(6) Taxa de pagamento,

(7) Promoções e

(8) Razões para sair.

A última coluna é muito importante porque ajuda a administração a tomar medidas para melhorar as condições de trabalho para que não haja mudanças frequentes na força de trabalho. Colunas são fornecidas geralmente no verso do cartão para fornecer informações sobre os detalhes dos feriados realizados pelo trabalhador.

Um exemplar do cartão de histórico de um empregado é fornecido abaixo:

A fim de exercer um controle adequado sobre o recrutamento de mão-de-obra, devem ser tomadas as seguintes medidas:

1. Todos os recrutamentos devem ser feitos somente através do departamento de pessoal.

2. O gerente de pessoal deve examinar cada requisição de colocação de funcionários e ver se existe alguma possibilidade de transferir mão de obra excedente de outras áreas.

3. O emprego de trabalhadores ocasionais ou temporários deve ser preferível ao recrutamento de trabalhadores permanentes, se a mão-de-obra adicional não for absolutamente essencial.

4. Medidas preventivas devem ser tomadas para reduzir o absenteísmo e a ineficiência. O objetivo das medidas preventivas deve ser manter os trabalhadores satisfeitos. Boas condições de trabalho e muitas outras instalações, tais como instalações médicas, habitacionais e recreativas, devem ser disponibilizadas aos trabalhadores para que eles não possam sair da organização e trabalhar com a máxima eficiência.

5. A mecanização das operações deve ser considerada se for útil na redução dos custos de mão-de-obra.

6. Os relatórios de utilização do trabalho devem ser introduzidos em cada departamento. Esses relatórios mostrarão a extensão da utilização da mão-de-obra disponível e a porcentagem de eficiência alcançada pelo trabalho assim empregado.

A submissão de vários relatórios à alta direção, como relatórios semanais sobre absenteísmo, rotatividade de mão-de-obra, produtividade do trabalho, nível de atividade, acidentes, ação disciplinar, tempo ocioso, horas extras, trabalhadores informais etc. também é considerada a importante função um departamento de pessoal. Vamos considerar a rotatividade de mão-de-obra e a produtividade do trabalho em detalhes.