Sobrecarga: definição, importância e classificação

Vamos fazer um estudo aprofundado da definição, importância e classificação das despesas gerais.

Definição de Sobrecarga :

O custo relativo a um centro de custo ou unidade de custo pode ser dividido em duas partes, direta e indireta. A parte indireta do custo total constitui o custo indireto que é o agregado do custo indireto do material, salários indiretos e despesas indiretas. O CIMA define custo indireto como “gastos com mão-de-obra, materiais ou serviços que não podem ser convenientemente identificados com um custo específico por unidade vendável”.

Custos indiretos são aqueles custos incorridos para o benefício de vários centros de custo ou unidades de custo. O custo indireto, portanto, não pode ser convenientemente identificado com um determinado centro de custo ou unidade de custo, mas pode ser distribuído ou absorvido por centros de custo ou unidades de custo.

De um modo geral, qualquer despesa acima do custo principal é conhecida como despesas gerais. Em termos gerais, as despesas gerais compreendem todas as despesas incorridas pela organização geral da empresa, no todo ou em parte, ou seja, o custo de exploração dos fornecimentos e serviços utilizados pela empresa, incluindo a manutenção dos bens de capital. Os termos 'encargos', 'custos suplementares', 'custos', 'despesas indiretas' são usados ​​de forma intercambiável para despesas gerais.

Importância dos custos indiretos :

Em vários planos de cinco anos, a industrialização recebeu a devida importância. O resultado é que um grande número de estabelecimentos cresceu tanto no setor público quanto no privado para produção em massa, para a qual o uso de máquinas melhoradas e mais caras e especiais tornou-se absolutamente necessário. Com a tendência crescente para a automação da planta, estão sendo incorridos gastos pesados ​​que não podem ser cobrados diretamente para qualquer unidade em particular e podem ser chamados de custo comum a todas as unidades de produção.

Despesas gerais sendo uma proporção significativa do custo total assumiram uma importância adicional e requerem análise para fins de determinação de custos e controle por função e para orientação em certas decisões gerenciais pela extensão da variabilidade com a produção.

Os custos indiretos não podem ser alocados, mas têm que ser apropriadamente repartidos e depois absorvidos por métodos adequados. O contador de custos é obrigado a prestar tanta atenção à contabilização dos custos indiretos, já que a escolha prudente de várias bases usadas para rateio e absorção das despesas gerais no custo dos produtos tem de ser feita por ele.

Os altos custos indiretos são uma indicação de ineficiência?

Hoje em dia, descobrimos que as despesas gerais estão aumentando em todas as organizações. Algumas pessoas podem ter a impressão de que altos custos indiretos são uma indicação de ineficiência. Mas isso não é correto.

Os altos custos indiretos não indicam ineficiência se forem acompanhados por:

(i) produção em larga escala ou produção em massa;

(ii) aumento da eficiência e produtividade do trabalho;

(iii) Menos esforços humanos serão necessários por causa de máquinas automáticas, mas mais despesas de máquina terão que ser incorridas;

(iv) Maior depreciação, gastos com manutenção e outros itens similares devido ao maior uso de máquinas;

(v) Melhores métodos de controle gerencial, como estudo de trabalho, controle de produção, custo e técnicas de contabilidade gerencial podem reduzir o custo direto, mas aumentarão os custos indiretos.

Classificação de custos indiretos:

Classificação de custos é o processo de agrupar custos de acordo com suas características comuns e estabelecer uma série de grupos especiais de acordo com os quais os custos são classificados.

Assim, envolve duas etapas:

(i) A determinação da classe ou grupos em que as despesas gerais são subdivididas,

(ii) O processo real de classificação dos vários itens de despesas em um ou outro dos grupos.

O método a ser adotado para a classificação dos custos indiretos depende do tipo e tamanho do negócio, da natureza do produto ou dos serviços prestados e da política da administração.

As várias classificações são:

(i) classificação funcional,

ii) Classificação no que diz respeito ao comportamento das despesas,

(iii) classificação elementar,

(iv) Classificação de acordo com a natureza da despesa.

Uma preocupação pode adotar uma ou mais das classificações acima. Por exemplo, as despesas gerais de uma empresa podem ser divididas primeiro de acordo com as funções, ou seja, grupos de manufatura, administração, vendas e distribuição. As despesas relativas a um grupo dizem que a fabricação pode ainda ser classificada em fixa, variável e semi-variável.

Cada um destes grupos pode então ser agrupado em elementos, isto é, material indireto, trabalho indireto e despesas indiretas e sob cada elemento, as despesas podem ser subdivididas de acordo com sua natureza, ou seja, depreciação, salário, reparos e manutenção, etc.

I. Classificação Funcional de Sobrecarga :

Quando as despesas indiretas são classificadas com referência às principais divisões de atividade de uma preocupação, ela é chamada de classificação funcional de custos indiretos. Essa classificação é necessária para a segregação do custo de cada uma das principais divisões funcionais da preocupação e para ter métodos separados de contabilidade e controle para a natureza diversa das despesas em cada divisão.

Os principais grupos que formam a base da classificação são:

(a) Overhead de fabricação,

(b) Sobrecarga de administração,

(c) Venda de despesas gerais,

(d) Custos indiretos de distribuição e

(e) Despesas de Pesquisa e Desenvolvimento

II. Classificação com relação ao comportamento das despesas :

Sob estas despesas gerais são classificados com referência à sua tendência para variar com o volume de produção / vendas ou nível de atividade. Algumas despesas variam diretamente com o aumento e a queda na produção, algumas permanecem constantes apesar da mudança no nível de atividade da preocupação, enquanto existem outros itens que são constantes apenas até certo nível e, em seguida, mudam de caráter para se tornarem variáveis ​​ou que variam com o volume de saída, mas menos que proporcionalmente.

Com base nesse comportamento, as despesas podem ser classificadas em:

(a) despesas gerais fixas,

(b) Sobrecarga variável,

(c) Despesas gerais semi-variáveis ​​ou semi-fixas.

Essa classificação não é absoluta, mas é de conveniência. Todos os custos são variáveis ​​no longo prazo. Essa classificação é importante para o controle de custos e a tomada de decisões.

(a) Despesas gerais fixas:

Custo indireto fixo (também chamado de custo do período e custo da apólice) é o custo que se acumula em relação à passagem do tempo e que, dentro de certos limites, tende a não ser afetado por flutuações no nível de atividade. Essas despesas permanecem fixas no valor total com aumentos ou diminuições no volume de produção ou atividade produtiva durante um determinado período de tempo. O custo indireto fixo por unidade diminui à medida que a produção aumenta e aumenta à medida que a produção diminui.

Exemplos de despesas fixas são aluguel de prédio, espaço de armazenagem etc., depreciação de planta e maquinário, depreciação de prédios, pagamento e subsídios de espaço etc., depreciação de planta e maquinário, depreciação de prédios, pagamento e subsídios de diretores, gerentes, secretárias, contadores etc., despesas de escritório, como papelaria e postagem etc., despesas bancárias, despesas legais, salários do gerente de obras, juros sobre o capital, se incluídos nos custos.

Custos fixos fixos nem sempre são totalmente fixados na natureza:

Se uma preocupação aumentar sua capacidade, ela terá que ir para equipamentos e prédios adicionais e nomear mais alguns funcionários para atender aos requisitos alterados de produção. Isso resultará em mais despesas gerais fixas.

Custos fixos fixos permanecem constantes apenas dentro do limite de capacidade da planta e qualquer mudança significativa na capacidade da planta afeta as despesas gerais fixas. A definição que as despesas fixas fixas permanecem constantes, apesar do aumento ou diminuição do nível de atividade, será verdadeira apenas no curto período durante o qual não ocorre nenhuma mudança significativa na capacidade.

Custos fixos fixos têm que ser incorridos durante um determinado período se houver mais ou menos produção ou nenhuma produção. Custos fixos fixos são, portanto, custos de período que representam uma quantia constante de despesas durante um período específico. Às vezes, eles também são denominados como custos de desligamento ou stand-by.

Custos fixos fixos são constantes no valor total durante um período contábil, mas flutuam por unidade conforme a produção muda. O custo indireto fixo por unidade diminui com o aumento da produção, uma vez que o mesmo montante é distribuído por um número maior de unidades. Por outro lado, aumenta quando a produção cai devido à falta de uso da capacidade ou devido à ineficiência na produção.

Custos fixos fixos se enquadram na categoria de custo não controlável do ponto de vista de controle de gestão, já que praticamente não há escopo de redução do montante de despesas pela ação de qualquer executivo uma vez que certas instalações estejam instaladas. No entanto, é desejável ter uma utilização mais eficaz da capacidade da planta, a fim de reduzir ao mínimo o custo fixo por unidade.

(b) Sobrecarga Variável:

É um custo que tende a seguir (no curto prazo) o nível de atividade. Os custos gerais variáveis ​​variam em total em proporção direta ao volume de produção. Esses custos por unidade permanecem relativamente constantes com as mudanças na produção. Assim, os custos variáveis ​​flutuam em quantidade total em proporção direta ao volume de produção, mas tendem a permanecer constantes por unidade à medida que a atividade de produção muda. Exemplos são material indireto, trabalho indireto, deterioração, ferramentas, perda de trabalho com defeito, lubrificantes, tempo ocioso, despesas com iluminação e aquecimento e comissões a vendedores.

Os custos indiretos variáveis ​​raramente revelam a característica de variabilidade perfeita, isto é, um gasto que varia diretamente com a variação no volume de produção. Eles simplesmente tendem a variar em vez de variar diretamente em proporção direta à produção.

Nos deparamos com três tipos de despesas indiretas variáveis ​​na prática real:

(i) Despesas variáveis ​​de 100%. Para toda a produção, a despesa variável por unidade de produção é constante.

(ii) As despesas por unidade de produção são menores em faixas menores de produção, mas aumentam gradualmente à medida que a produção aumenta.

(iii) As despesas por unidade de produção são mais em faixas menores de produção, mas diminuem gradualmente com o aumento da produção,

(c) Custo Semi-variável (também chamado de custo misto ou semi-fixo) é um custo, contendo tanto elementos fixos quanto variáveis ​​e que é, portanto, parcialmente afetado pela flutuação no nível de atividade. Estes custos são parcialmente fixos e parcialmente variáveis. Por exemplo, as despesas de telefone incluem uma parte fixa da cobrança anual mais a cobrança variável de acordo com as chamadas, assim, as despesas totais do telefone são semivariáveis.

Da mesma forma, se os vendedores têm direito a um salário fixo mais uma comissão além de um certo nível de vendas, a compensação vendedores é uma sobrecarga semi-variável com um elemento fixo constante em todos os níveis e um elemento variável que entra em operação após um nível especificado de as vendas são alcançadas.

Despesas gerais semi-variáveis ​​são de dois tipos:

(a) O primeiro tipo mostra custos semi-variáveis ​​onde o elemento variável opera em todos os níveis, conforme mostrado nos gráficos abaixo:

(i) Custos Semi-variáveis:

Elemento variável opera em todos os níveis.

(b) O segundo tipo mostra custos semi-variáveis ​​onde o elemento variável entra em operação após um certo nível de atividade, como mostrado no gráfico acima:

(ii) Custos Semi-Variáveis:

Elemento variável entra em funcionamento após um determinado intervalo.

Custos por etapa:

Esses custos são os custos que aumentam em etapas. Estes permanecem constantes ao longo de vários intervalos pequenos de saída, mas aumentam em quantidades discretas à medida que a atividade se move de um intervalo para o próximo. Exemplos são salários do pessoal da cantina, salário do supervisor, etc.

Estes são mostrados por gráfico como abaixo:

Determinação do Grau de Variabilidade das Despesas :

A segregação de custos indiretos semi-variáveis ​​em custos indiretos fixos e variáveis ​​é muito importante para a correta determinação de custos, controle de custos e tomada de decisões.

Os seguintes métodos podem ser empregados para este propósito:

(i) Método de Apresentação Gráfica:

Sob este método, um gráfico de dispersão é construído plotando o volume (em termos de porcentagem de atividade, horas de trabalho, unidades de produtos ou horas de máquina) no eixo X e seus custos correspondentes no eixo Y. Entre esses pontos plotados, uma linha de melhor ajuste é desenhada de tal maneira que um número igual de pontos fica em ambos os lados da linha a uma distância mais ou menos igual.

Pontos caindo muito atrás da linha são erráticos e não são considerados para este propósito. Essa é a linha de custo total e é estendida para atender ao eixo Y. Neste ponto, uma linha paralela ao eixo X é desenhada para representar a linha de custo fixo. O custo variável em qualquer nível pode ser obtido medindo a diferença entre a linha de custo fixo e a linha de Custo total.

Ilustração 1:

Os seguintes números foram extraídos dos livros de uma empresa de manufatura:

Plote as informações acima no gráfico para permitir-lhe verificar a sobrecarga fixa da empresa, assumindo que a relação custo-volume-lucro foi mantida ao longo destes meses.

Solução:

(ii) Método do Mínimo Quadrado:

Esse é o melhor método para dividir os custos semivariáveis ​​em elementos fixos e variáveis. Este é um método estatístico e baseia-se em descobrir uma linha de melhor ajuste para um número de observações. Sob este método, uma equação linear na forma de y = mx + c é usada e colocando diferentes valores na equação, uma linha de melhor ajuste é obtida. Aqui c = custo fixo, m = custo variável por unidade, x = variável independente (saída), y = variável dependente (custo total). Resolvendo a equação, obtêm-se os valores de m e c, que ajudam a determinar a relação entre os custos fixos e variáveis.

Nesse método, a média de saída e despesas são calculadas. Então os desvios do volume em cada período do volume médio e os desvios da despesa em cada período da despesa média calculam-se como xey, respectivamente. A linha de regressão será y dividida por x ou seja, a inclinação dos métodos variáveis ​​e pode ser calculada dividindo x ² por xy. Sobrecargas variáveis ​​por xy / x ² e, portanto, sobrecarga fixa serão calculadas. Isto é ilustrado abaixo com base nos dados apresentados na Ilustração 1.

O método dos mínimos quadrados fornece os resultados mais precisos, embora os cálculos sejam um pouco complicados.

(iii) Método dos Pontos Alto e Baixo:

Nesse método, a saída em dois níveis diferentes, ou seja, pontos altos ou baixos, é comparada com a quantidade de despesas incorridas nesses diferentes períodos. Como as despesas fixas fixas permanecem fixas, a proporção de despesas indiretas variáveis ​​é obtida dividindo-se a mudança na quantidade de despesas pela mudança no nível de produção.

Este método é muito simples, mas às vezes não fornece resultados precisos. Se tomarmos os pontos mais altos e mais baixos dos dados, a variável e o custo fixo podem ser calculados. Resultados semelhantes podem ser obtidos se organizarmos os dados na ordem crescente e decrescente e qualquer conjunto de duas figuras consecutivas for comparado.

Ilustração 2:

Os dados a seguir foram extraídos dos registros de uma empresa de manufatura cujas operações variam de mês para mês.

vi) Método analítico:

Sob este método, o Contador de Custos de sua experiência anterior julgará empiricamente a proporção do custo semi- variável que seria variável e o que seria fixo. O grau de variabilidade difere com referência a cada item da despesa semi-variável. Por exemplo, se de uma despesa semi-variável de Rs 6.000, 60% é variável, então Rs 3.600 será variável e o resto Rs 2.400 será fixo. Esse é um método fácil, embora crie um problema para estimar a extensão da variabilidade de uma despesa.

Ajuste para inflação :

Em todos os métodos acima discutidos, assume-se que os preços estão em um nível constante e que os movimentos nos custos foram causados ​​apenas por alterações no volume. A fim de segregar os custos semivariáveis ​​em elemento fixo e variável, é desejável eliminar o efeito de mudanças no nível de preço, expressando custos para diferentes períodos no nível de preço do período base.

Ilustração 3:

Os detalhes a seguir estão disponíveis nos registros de uma empresa de manufatura.

Necessidade de classificação para despesas gerais em fixas e variáveis :

A necessidade (ou vantagens) de classificar a sobrecarga em fixa e variável surge do seguinte:

(a) Fixação do Preço de Venda:

Essa distinção é útil para determinar a política de preços de uma preocupação. Às vezes, preços diferentes são cobrados pelo mesmo artigo em diferentes mercados para atender a diferentes graus de concorrência. No entanto, o preço de venda mais baixo de um artigo em qualquer mercado deve cobrir pelo menos o custo principal mais as despesas gerais variáveis. As despesas gerais fixas correspondentes podem ou não ser recuperadas se não for prático fazê-lo. Essas despesas gerais fixas podem ser recuperadas das vendas em mercados mais favoráveis.

Se o preço de venda em um mercado não cobrir as despesas gerais variáveis, é melhor não vender mercadorias nesse mercado. Da mesma forma, em tempos de depressão comercial, será lucrativo para um fabricante vender seus produtos abaixo do custo total, desde que o preço de venda seja superior ao custo variável. Desta forma, ele pode recuperar uma parte de suas despesas fixas e, assim, minimizar sua perda.

(b) Enquadramento do Orçamento Flexível:

Segregar a sobrecarga fixa da sobrecarga variável será útil para enquadrar o orçamento flexível para vários níveis de utilização da capacidade. O comportamento do custo também será forçado a sair.

c) Controlo eficaz dos custos:

As despesas fixas são incorridas por decisões administrativas e, como tal, podem ser controladas pela alta administração, enquanto as despesas variáveis ​​podem ser controladas pelos níveis inferiores de gerenciamento. Ao segregar estes, os níveis mais baixos de gerenciamento saberão os tipos de gastos que estão sob seu controle.

(d) Ajuda nas decisões gerenciais:

Nas decisões gerenciais relativas à utilização da capacidade, essa segregação será considerada útil. Afinal, o conceito de gasto fixo ou variável está relacionado a uma taxa específica de produção. Por exemplo, o salário de supervisão pode ter que ser dobrado, se um novo turno for iniciado.

Em tais casos, a administração tem que ver se a produção do segundo turno será capaz de suportar tal aumento no custo de produção. Da mesma forma decisões como fixação de preço durante a depressão, para exportação, para alguma ordem especial ou a quantia extra para pode ser gasto se uma atividade adicional é realizada ou um curso alternativo é adotado, pode ser tomado facilmente após a classificação das despesas em fixo e variável.

(e) Custos marginais e gráficos de break-even:

Para a técnica de custeio marginal, preparação de gráficos de ponto de equilíbrio e estudo da relação custo-volume-lucro, a segregação do custo em fixo e variável é bastante essencial.

(f) Método de Absorção de Despesas Gerais:

Diferentes métodos podem ser adotados para determinação das taxas de absorção para despesas gerais fixas e variáveis. A taxa fixa de custos indiretos serve como uma medida de utilização das instalações, enquanto a extensão da capacidade ociosa é indicada pela absorção insuficiente.

Em suma, a classificação de custos indiretos em fixos e variáveis ​​é altamente útil para o gerenciamento para o funcionamento eficiente da fábrica. Não é apenas útil para encontrar custos, mas também para controle de custos e tomada de decisões gerenciais.

A classificação dos custos em fixos e variáveis ​​não é perfeita, pois se baseia em uma suposição de que os custos são influenciados apenas pelo volume não é verdadeira. Mas há muitos outros fatores que influenciam os custos como especificação de produção, mix de produtos, método de produção, tecnologia, instalações e equipamentos, produtividade, estrutura organizacional, políticas de gerenciamento e índices de preços etc. Além disso, a suposição de linearidade está longe da realidade atual.

Ilustração 4:

Classifique os seguintes itens de despesas por funções e variabilidade:

(a) Depreciação na planta;

(b) encargos de telefone do escritório;

(c) Salário pago aos vendedores;

(d) aluguel de armazém de produtos acabados;

e) trabalho de fiscalização;

(f) salário do gerente geral;

g) Consumíveis;

h) Comissão de vendas pagas a vendedores;

(i) energia de fábrica;

j) despesas de entrega;

(k) Despesas de melhoria de um produto;

(I) Despesas experimentais para desenvolvimento de um produto;

(m) Remuneração (salário fixo mais comissão sobre vendas).

Solução:

III Classificação Elementar :

Essa classificação de custos indiretos é feita de acordo com a natureza e a fonte dos gastos e decorre naturalmente da definição de custos indiretos.

De acordo com essa classificação, as despesas totais são divididas em:

(i) materiais indiretos;

(ii) Trabalho Indireto; e

(iii) Despesas indiretas

IV. Classificação de despesas gerais de acordo com a natureza das despesas :

A fim de ter uma análise eficaz das despesas em detalhe, cada um dos custos indiretos de fabricação, administração, vendas e distribuição é classificado em subdivisões menores, de modo que as despesas de natureza similar possam ser agrupadas sob uma única cabeça. Isso é obtido por meio de números de pedido permanente ou plano de trabalho de números de ordem de serviço e números de conta de custo. Pode ficar claro que os números de pedidos permanentes são convencionalmente aplicados às rubricas de despesas gerais de fábrica, enquanto os números de contas de custos são normalmente aplicados às despesas de administração, vendas e distribuição e desenvolvimento de pesquisa.

A compilação de números é semelhante nos dois tipos de números. Esses números são assim chamados, pois estão listados em um tipo permanente de cronograma ou manual. Cada número de ordem permanente indica um tipo específico de despesa, de modo que itens de despesas de natureza similar, quando incorridos, são classificados adequadamente em um deles. Um cronograma ou manual é mantido na fábrica para angariar todos os números de pedido permanente.

Há uma necessidade positiva de ter números de pedidos fixos separados para despesas gerais fixas e variáveis, especialmente quando as despesas gerais do departamento são cobradas de produtos separadamente para despesas fixas e variáveis. Assim, existem duas taxas, uma para fixo e outra para sobrecarga variável.

Taxas separadas são usadas pelos quatro motivos a seguir:

1. Os custos fixos, sendo os custos da apólice, não podem ser recuperados dos custos em determinadas circunstâncias (como depressão), mas os custos variáveis ​​devem ser integralmente recuperados em circunstâncias normais.

2. Os centros de responsabilidade no nível gerencial superior são para controlar os custos fixos, mas os centros de responsabilidade sobre custos indiretos variáveis ​​estão no nível da loja.

3. Bases diferentes podem ter que ser adotadas (às vezes, base de horas de trabalho ou base direta de custo de material) para recuperar as despesas gerais do custo.

4. O custo marginal pode ser aplicado com benefício para ter uma base gerencial vital.

O número de números de pedidos permanentes em uma fábrica dependerá do tamanho da fábrica, dos tipos de despesas e da extensão do controle necessário. Uma grande variedade ou vários tipos de despesas em uma fábrica terão maior número de pedidos permanentes. Para um melhor controle, é desejável ter uma subdivisão menor das despesas.

Os requisitos essenciais para um sistema efetivo de números de pedidos permanentes são:

1. Esses números devem ser claramente definidos para entender a classificação e classificar corretamente cada item da despesa.

2. Nenhuma ambigüidade deve estar lá como o cronograma ou manual para o qual observações adequadas contra os números de pedido permanente para auxiliar na classificação adequada de cada item de despesas é necessário.

3. O sistema de números de pedidos permanentes deve estar de acordo com as necessidades da preocupação. Não deve ser muito detalhado para evitar o aumento do custo do trabalho clerical. A classificação não deve ser muito ampla, de modo a perder sua clareza e tornar-se inútil para fins de controle.

4. O código deve ser usado para cada título, pois ajuda a encontrar itens de uma maneira conveniente, evitando confusões e, por fim, facilitando a coleta de despesas gerais.