Aviso: Significado, Intimação e Desenho (com Exemplo)

Leia este artigo para aprender sobre o aviso. Depois de ler este artigo, você aprenderá sobre: ​​1. Significado do Aviso 2. Intimação do Aviso 3. Elaboração.

Significado do Aviso:

A palavra aviso vem da palavra latina notitia que significa conhecimento. Observe, portanto, significa "uma advertência ou intimação de algo". Também é definido como 'um anúncio escrito ou impresso'. A palavra aviso, portanto, tem dois aspectos - pode ser uma intimação ou informação e pode ser um tipo de advertência. Um aviso pode ser geral ou confidencial.

Intimação de Aviso:

Vários tipos de intimação ou informação têm que ser enviados do escritório - para os internos de um escritório, para os membros da organização à qual o escritório pertence ou para os de fora. Na primeira categoria surgem avisos emitidos declarando um feriado ou a introdução de alguma regra de escritório nova ou modificada, por exemplo, mudança de horário de trabalho, etc.

Às vezes, avisos precisam ser exibidos em locais específicos sob algum estatuto. Por exemplo, um gerente de fábrica deve exibir um aviso para medidas de segurança em uma fábrica, sujeito às regras descritas na seção Sec. 108 da Lei das Fábricas, 1948. Um aviso pode ser destinado ao estado-maior ou pode ser servido a um indivíduo, por exemplo, 'aviso de alta'.

Aviso sob a segunda categoria significa um aviso para uma assembleia geral emitida para os membros de uma empresa. Este tipo de aviso deve ser enviado por correio ou publicado em jornais. Na terceira categoria, encontramos diferentes tipos de avisos, incluindo anúncios.

Por exemplo, um aviso de concurso convidando cotações de fornecedores, seja publicado em jornais ou pendurado no quadro de avisos no escritório. Um anúncio em jornais sobre mudança de endereço do escritório ou abertura de uma agência é um aviso desta categoria.

Elaboração de Aviso:

Qualquer que seja a categoria de aviso, cada um tem uma forma e um estilo de escrita.

Um aviso:

(1) deve ser escrito em uma linguagem compreensível para aqueles a quem se destina. Às vezes, há uma direção estatutária também. Por exemplo, um aviso sob a Lei de Fábricas deve ser escrito em inglês (como língua do tribunal) e em uma linguagem compreensível pela maioria dos trabalhadores da fábrica.

(2) Deve transmitir uma mensagem claramente o que se pretendia transmitir.

(3) Um aviso deve ser breve e evitar palavras desnecessárias.

(4) Um aviso deve ser elaborado de acordo com um formulário. Esse formulário pode ser uma forma legal.

(5) Deve ser assinado por alguma pessoa autoritária.

(6) Normalmente deve conter uma data.

(7) Um aviso confidencial ou individual ou qualquer aviso público com implicações legais deve ser elaborado por um advogado. Uma secretária qualificada é esperada para ter a competência para o mesmo.

Elaboração e Emissão de Avisos para Reuniões:

O aviso deve ser elaborado e emitido para todo tipo de reunião privada.

Existem dois tipos distintos de formulários para o propósito:

(1) Formulário nº 1:

No caso de um aviso para uma reunião de um comitê como um Comitê Executivo ou Comitê Gestor ou Conselho de Diretores, etc., o aviso é na forma de uma carta.

(2) Formulário nº 2:

No caso de um aviso para uma reunião de um corpo geral de membros de uma organização, o aviso é na forma de uma circular com algumas características especiais.

Espécime de diferentes formas é dado abaixo:

Espécime 1 - Notificação para a primeira reunião da diretoria de uma empresa.

XYZ Co. Ltd

Reg. Fora_______________

17 de novembro de 1988

________________

(Diretor)

Prezado Senhor,

A primeira reunião do Conselho de Administração da Companhia será realizada no sábado, dia 25.11.88, às 12 horas, na sede da Companhia, para realizar os seguintes negócios.

Você é solicitado a participar da reunião.

Com os melhores cumprimentos,

________________

secretário

Agenda:

(1) Eleição do Presidente da reunião.

(2) Adoção do Memorando de Associação, dos Estatutos Sociais e do Certificado de Incorporação da Empresa a ser apresentado pelo Secretário.

(3) Adoção do selo comum da Companhia.

(4) Nomeação dos primeiros diretores da Companhia.

(5) Eleição do Presidente do Conselho de Administração da Companhia.

(6) Nomeação do Secretário da Companhia com efeito retrospectivo.

(7) Nomeação dos Banqueiros da Companhia.

(8) Nomeação dos primeiros auditores da Companhia.

(9) Nomeação do consultor jurídico da Companhia.

(10) Adoção de todos os contratos preliminares e despesas preliminares realizadas pelos promotores da Companhia.

(11) Aprovação do Projecto de Prospecto a apresentar pelo Secretário.

(12) Consideração do Pedido a ser feito ao Controlador de Emissão de Capital.

(13) Consideração do Pedido a ser feito à Bolsa de Valores de Calcutá para o alistamento das Ações na Companhia.

(14) Aprovação do Certificado de Ação do Espécime a ser apresentado pelo Secretário.

(15) Deliberação de quorum para as reuniões do Conselho de Administração da Companhia.

(16) Fixar a data da próxima reunião do Conselho.

(17) Qualquer outro negócio com a permissão do Presidente.

Explicação (para os alunos) :

A partir da amostra acima, os seguintes pontos devem ser observados:

(a) No primeiro presidente da reunião tem que ser eleito e depois Presidente do Conselho de Administração. Depois que o Presidente do Conselho for eleito, ele será o presidente de todas as reuniões da empresa, desde que permaneça como presidente.

(b) O Secretário é nomeado com efeito retrospectivo porque já foi indicado pelos promotores para ajudá-los em atividades promocionais.

(c) O item do Prospecto nunca deverá entrar na primeira reunião do Conselho de Administração de uma empresa privada.

(d) Quando uma empresa de capital aberto deseja emitir ações ou debêntures com valor superior a Rs. 50 lakhs, dentro de 12 meses-tempo, uma permissão do Controlador de Emissão de Capital, nomeado pelo Governo Central, é necessária. As ações de todas as empresas não são negociadas em bolsa de valores. Um pedido para o mesmo sob o ato do regulamento dos contratos de valores mobiliários, 1956 tem que ser feito. Para todas as empresas, esses dois itens não entrarão na agenda.

(e) O próprio Conselho pode fixar seu quórum, se não mencionado nos Artigos. Em uma reunião do Conselho, a data da próxima reunião pode ser fixada para que nenhum aviso seja necessário.

Na reunião, os diretores podem receber folhas de papel para as Notas da Agenda.

Deve-se notar ainda que:

(A) O estilo de escrever a agenda pode ser:

(1) Eleger o presidente da reunião.

(2) Adotar o Memorando de Associação, etc.

(3) Adotar o selo comum da empresa.

E assim por diante.

(B) Caso não haja secretário da empresa, o aviso poderá ser assinado por qualquer diretor. Em muitas empresas, um diretor atua como secretário.

(C) É obrigatório que o endereço do Escritório Registrado seja dado. Isso é aplicável aos avisos de todos os tipos de reuniões da empresa.

Espécime 2 - Aviso para qualquer reunião do Conselho de uma empresa.

XYZ Co. Ltd

Reg. Fora___________

3 de abril de 1988

_______________

(Diretor)

Prezado Senhor,

A reunião do Conselho de Administração da Companhia será realizada no sábado, dia 10/4/88, às 14 horas, na sede da Companhia, para realizar os seguintes negócios.

Você está convidado a estar presente.

Com os melhores cumprimentos,

________________

secretário

Agenda:

(1) Confirmação da ata da última reunião.

(2) Nomeação de um gerente de pessoal.

(3) Determinação da estratégia de marketing para o novo produto.

(4) Aprovação da Transferência de Ações conforme as solicitações recebidas e a ser apresentada pelo Secretário.

(5) Fixar a data de uma Assembléia Geral Extraordinária para alteração do artigo 31 dos Estatutos da Companhia.

(6) Consideração da cotação recebida dos Srs. ABC Co. para a construção de um galpão nas instalações da fábrica. Sri A, diretor desta empresa, é sócio dos Srs. ABC Co.

(7) Qualquer outro negócio com a permissão do Presidente.

Explicação:

Deve-se notar a partir do exemplo acima que diferentes variedades de itens geralmente discutidos em uma reunião do Conselho foram cobertos pela agenda. Os itens estão relacionados a assuntos gerais de negócios, bem como a formalidades legais. A, que é diretor da Companhia, é sócio dos Srs. ABC Co.

Ele não participará quando o item nº 6 for aberto à discussão porque ele está interessado no contrato. Os demais diretores, qualquer que seja seu número, farão o quorum.

Segundos. 299, 300 da Lei das Sociedades, prevê que qualquer administrador que tenha interesse em um contrato deve divulgá-lo a tempo e o fato deve ser mencionado na ordem do dia.