Delegação: Definição, Características, Elementos e Tipos

Aqui detalhamos o significado e a definição de delegação, suas características, elementos e tipos.

Delegação é um processo administrativo de fazer as coisas pelos outros, dando-lhes responsabilidade. Todas as decisões importantes são tomadas a nível superior pelo Conselho de Administração. A execução é confiada ao Chefe do Executivo. O Chefe do Executivo atribui o trabalho aos gerentes de departamento que, no seu gabinete, delegam a autoridade aos seus subordinados. Todo superior delega a autoridade aos subordinados para realizar um trabalho específico. O processo vai para o nível em que o trabalho real é executado. A pessoa que é responsável por um determinado trabalho recebe a autoridade necessária para fazê-lo.

Existe um limite até o qual uma pessoa pode supervisionar os subordinados. Quando o número de subordinados aumenta além dele, então ele terá que delegar seus poderes a outros que executam a supervisão para ele. Um gerente não é julgado pelo trabalho que ele realmente realiza por conta própria, mas pelo trabalho que ele realiza através dos outros. Ele atribui deveres e autoridade a seus subordinados e garante a realização dos objetivos organizacionais desejados.

Definições:

Allen:

A entrega de uma parte ou responsabilidade e autoridade para outra e a criação de responsabilidade pelo desempenho. ”

OS Hiner:

“A delegação acontece quando uma pessoa dá a outra o direito de realizar trabalho em seu nome e em seu nome, e a segunda pessoa aceita um dever ou obrigação correspondente de fazer o que é exigido dele”.

Douglas C. Basil:

“A delegação refere-se à capacidade do gerente de compartilhar sua carga com os outros. Consiste em outorgar autoridade ou direito de tomar decisões em certas áreas definidas e cobrar aos subordinados a responsabilidade de realizar uma tarefa atribuída. ”

Características da Delegação:

Inclinação é a atribuição de autoridade aos subordinados em uma área definida e torná-los responsáveis pelos resultados.

Delegação tem as seguintes características:

1. Delegação ocorre quando um gerente concede alguns de seus poderes aos subordinados.

2. A delegação ocorre somente quando a pessoa que delega a autoridade tem essa autoridade, ou seja, um gerente deve possuir o que deseja delegar.

3. Apenas uma parte da autoridade é delegada aos subordinados.

4. Uma autoridade de delegação do gerente pode reduzir, melhorar ou recuperá-la. Ele exerce controle total sobre as atividades dos subordinados, mesmo após a delegação.

5. É somente a autoridade que é delegada e não a responsabilidade. Um gerente não pode abdicar da responsabilidade delegando autoridade aos subordinados.

Elementos de Delegação:

Delegação envolve seguir três elementos:

1. Atribuição de Responsabilidade:

O primeiro passo na delegação é a atribuição de trabalho ou dever ao subordinado, ou seja, delegação de autoridade. O superior pede ao subordinado que execute uma tarefa específica em um determinado período de tempo. É a descrição do papel atribuído ao subordinado. Deveres em termos de funções ou tarefas a serem executadas constituem a base do processo de delegação.

2. Concessão de Autoridade:

A concessão de autoridade é o segundo elemento da delegação. O delegador concede autoridade aos subordinados para que a tarefa designada seja cumprida. A delegação de responsabilidade com autoridade não tem sentido. O subordinado só pode realizar o trabalho quando tiver a autoridade necessária para concluir essa tarefa.

A autoridade é derivada da responsabilidade. É o poder, ordenar ou comandar, delegado do superior, para capacitar o subordinado a cumprir sua responsabilidade. O superior pode transferi-lo para permitir que o subordinado complete seu trabalho designado adequadamente. Deve haver um equilíbrio entre autoridade e responsabilidade. O superior deve delegar autoridade suficiente para realizar o trabalho designado.

3. Criação de Responsabilização:

Prestação de contas é a obrigação de um subordinado para executar as funções atribuídas a ele. A delegação cria uma obrigação ao subordinado de cumprir a tarefa que lhe foi designada pelo superior. Quando um trabalho é atribuído e a autoridade é delegada, a responsabilidade é o subproduto desse processo.

A autoridade é transferida para que um determinado trabalho seja concluído conforme desejado. Isso significa que o delegador deve garantir a conclusão do trabalho designado. A autoridade flui para baixo, enquanto a responsabilização flui para cima. O fluxo descendente de autoridade e o fluxo ascendente de responsabilidade devem ter paridade em cada posição da hierarquia gerencial. O subordinado deve ser responsabilizado por apenas um superior. A responsabilidade única melhora o trabalho e a disciplina.

Tipos de Delegação:

A delegação pode ser dos seguintes tipos:

Delegação Geral ou Específica:

Quando a autoridade é dada para executar funções gerenciais gerais como planejamento, organização, direção, etc., os gerentes subordinados executam essas funções e desfrutam da autoridade necessária para executar essas responsabilidades. O executivo-chefe exerce controle geral e orienta os subordinados de tempos em tempos.

A delegação específica pode estar relacionada a uma função específica ou a uma tarefa atribuída. A autoridade delegada ao gerente de produção para executar essa função será uma delegação específica. Vários gerentes de departamento recebem autoridade específica para assumir suas funções departamentais.

Delegação formal ou informal:

A delegação formal de autoridade é a parte da estrutura organizacional. Sempre que uma tarefa é atribuída a uma pessoa, a autoridade requerida também é dada a ele. Esse tipo de delegação faz parte do funcionamento normal da organização. Cada pessoa recebe autoridade automaticamente de acordo com seus deveres. Quando o gerente de produção obtém poderes para aumentar a produção, é uma delegação formal de autoridade. A delegação informal não surge devido à posição, mas de acordo com as circunstâncias. Uma pessoa pode realizar uma determinada tarefa não porque tenha sido designada, mas é necessário fazer seu trabalho normal.

Delegação Lateral:

Quando uma pessoa recebe uma autoridade para realizar uma tarefa, ele pode precisar da assistência de várias pessoas. Pode levar algum tempo para obter ajuda formal dessas pessoas. Ele pode entrar em contato indiretamente com as pessoas para obter ajuda para assumir o trabalho, reduzindo o tempo de delegação formal. Quando a autoridade é delegada informalmente, é chamada de delegação lateral.

Autoridade Reservada e Autoridade Delegada:

Um delegador pode não gostar de delegar toda autoridade aos subordinados. A autoridade que ele mantém com ele é chamada de autoridade reservada e a autoridade que é atribuída aos subordinados é autoridade delegada.

Pré-requisitos para delegação:

Todo superior tenta reter o máximo de autoridade possível. A carga de trabalho ou circunstâncias pode obrigar a delegação para baixo. Se a autoridade não for delegada de boa vontade, não trará os resultados desejados. É importante que a autoridade apropriada vá para baixo, para que o trabalho seja realizado de forma suave e eficiente. O processo de delegação será concluído apenas se os pré-requisitos forem cumpridos.

Disposição para Delegar:

O primeiro pré-requisito para a delegação é a disposição do superior em participar de sua autoridade. A menos que o superior esteja psicologicamente preparado para deixar sua autoridade, a delegação não será eficaz. Se um superior for forçado a delegar autoridade para baixo sem sua doce vontade, ele tentará inventar métodos para interferir com o trabalho do subordinado. Ele pode superpoderar o subordinado a tal ponto que toda decisão é implementada com a aprovação do chefe ou o desempenho pode passar por ele com seu exame minucioso. Será melhor não delegar autoridade, a menos que o superior esteja mentalmente preparado para fazê-lo.

Clima de Confiança e Confiança:

Deve haver um clima de confiança entre os superiores e subordinados. Os subordinados devem ter oportunidades suficientes ou situações reais de trabalho em que usam seu talento e experiência. No caso de cometerem alguns erros, os superiores devem orientá-los e corrigi-los. Os superiores devem confiar em seus subordinados e não devem assumi-los como concorrentes. O clima de confiança e confiança ajudará os subordinados a aprender e crescer, o que ajudará no processo de delegação.

Fé nos subordinados:

Às vezes, os superiores não delegam autoridade ao medo de que os subordinados não consigam lidar com o trabalho de forma independente. Eles não confiam nas qualidades dos subordinados e não querem assumir riscos. O superior pode estar mais consciente de sua habilidade e competência, com o resultado de que ele está hesitante em delegar autoridade. Os superiores devem evitar esse tipo de pensamento e atitude. Eles devem ter fé em seus subordinados e devem ajudá-los a aprender o trabalho corretamente. Depois que todos os superiores também aprenderam muitas coisas com seus superiores e os subordinados presentes também devem assumir responsabilidades mais elevadas. O clima de fé ajudará os subordinados a aprender as coisas mais rapidamente e a assumir mais responsabilidades.

Medo dos supervisores:

Freqüentemente há um temor entre os superiores de que seus subordinados não os superem, uma vez que recebem maior responsabilidade. Este é um caso de complexo de inferioridade. Os superiores podem dar muitas lógicas para delegar autoridade, mas esse medo é uma das causas importantes. Os superiores devem evitar esse tipo de pensamento e ter atitude positiva em relação aos subordinados.

Os subordinados devem ser encorajados a assumir mais responsabilidades e terão mais respeito pelos superiores e sua capacidade de ter fé em seus subordinados e devem, antes, ajudá-los a aprender o trabalho corretamente. Depois que todos os superiores também aprenderam muitas coisas com seus superiores e os subordinados presentes também devem assumir responsabilidades mais elevadas. O clima de fé ajudará os subordinados a aprender as coisas mais rapidamente e a assumir mais responsabilidades.