Sistema de Custos: Características, Instalação e Dificuldades

Leia este artigo para conhecer as características de um sistema de custeio ideal, sua instalação, dificuldades e etapas para superá-lo.

Características de um sistema de custeio ideal:

Um sistema ideal de custeio é aquele que alcança os objetivos de um sistema de custeio e traz todas as vantagens de custeio ao negócio. A seguir estão as principais características que um sistema ideal de custeio deve possuir ou os pontos que devem ser levados em consideração antes de instalar um sistema de custeio.

(i) Adequação ao negócio:

Um sistema de custeio deve ser feito sob medida, prático e deve ser planejado de acordo com a natureza, condições, requisitos e tamanho do negócio. Qualquer sistema que atenda aos propósitos do negócio e forneça as informações necessárias para administrar o negócio eficientemente é um sistema ideal.

ii) Simplicidade:

O sistema de custeio deve ser simples e claro, para que seja facilmente compreendido até por uma pessoa de inteligência mediana. Os fatos, números e outras informações fornecidas pela contabilidade de custos devem ser apresentados na forma correta, no momento certo, à pessoa certa, a fim de torná-la mais significativa.

iii) Flexibilidade:

O sistema de cálculo de custos deve ser flexível para que possa ser modificado de acordo com as condições e circunstâncias alteradas. O sistema sem essa flexibilidade estará fora de moda devido às rápidas mudanças nos negócios e na indústria. Assim, o sistema deve ter a capacidade de expansão ou contração sem muita mudança.

(iv) econômico:

Um sistema de custeio é como outros bens econômicos. Custa dinheiro apenas como bens econômicos. Se o sistema for muito caro, a gerência pode não estar disposta a pagar, pois os compradores não estão dispostos a pagar pelos bens, se estes forem caros, se comparados com a sua utilidade. Um sistema de custeio não deve ser caro e deve ser adaptado de acordo com a capacidade financeira do negócio.

Os benefícios a serem obtidos do sistema devem ser mais do que seus custos, pois a administração estará disposta a instalar o sistema quando for percebido que os benefícios esperados excedem os custos esperados. Em suma, o sistema deve ser econômico levando em consideração os requisitos do negócio. O custo de instalação e operação do sistema deve justificar os resultados.

v) Comparabilidade:

O sistema de custeio deve ser tal que possa fornecer fatos e números necessários à administração para avaliar o desempenho, comparando-o com os números anteriores, ou com figuras de outras preocupações ou contra a indústria como um todo ou outro departamento da mesma preocupação.

(vi) Capacidade de apresentar informações no momento desejado:

O sistema deve fornecer informações precisas e oportunas para que possa ser útil para a administração tomar decisões e ações adequadas para fins de controle de custos.

vii) A cooperação e participação necessárias de executivos de vários departamentos da empresa é essencial para o desenvolvimento de um bom sistema de contabilidade de custos. Além disso, a administração deve ter fé no sistema de custeio e também deve fornecer uma ajuda para seu desenvolvimento e sucesso.

(viii) O sistema de custeio não deve sacrificar a utilidade, introduzindo detalhes meticulosos e desnecessários.

(ix) Um programa cuidadosamente escalonado deve ser preparado usando análise de rede para a introdução do sistema.

(x) Alterações Mínimas na Configuração Existente:

O sistema existente de delegação e divisão de autoridade e responsabilidade não deve ser perturbado com o sistema de custeio. Tanto quanto possível, o sistema deve ser de tal forma que possa perturbar menos a estrutura organizacional existente.

xi) Uniformidade das formas:

Todas as formas e proformas etc necessárias ao sistema devem ser uniformes em tamanho e qualidade do papel. Maior eficiência pode ser obtida usando a cor do papel para distinguir diferentes formas. Os formulários impressos devem conter instruções sobre seu uso e descarte. Os formulários devem ser adequadamente projetados para coleta e disseminação de dados de custo.

(xii) Trabalho administrativo mínimo:

O preenchimento dos formulários pelos capatazes e trabalhadores deve envolver o mínimo de trabalho clerical possível, pois a maioria dos trabalhadores não é bem instruída. Para garantir estatísticas confiáveis, todas as entradas originais devem ser apoiadas por assinaturas de um examinador.

(xiii) Sistema Eficiente de Controle de Material:

Deve haver um sistema eficiente de armazenamento e controle de estoque, já que os materiais geralmente representam uma proporção maior do custo total. Um bom método de precificação de material emitido para a produção deve ser seguido.

(xiv) Procedimento Salarial Adequado:

Deve haver um procedimento salarial bem definido para registrar o tempo gasto pelos trabalhadores em diferentes cargos, para preparar as folhas de pagamento e para o pagamento dos salários. Assim, a introdução de um sistema salarial bem definido ajudará a controlar o custo do trabalho.

(xv) Departamentalização de Despesas:

Um plano de som deve ser planejado para a coleta, alocação, repartição e absorção de despesas gerais, a fim de verificar o custo com precisão.

(xvi) Reconciliação de contas de custos e contas financeiras:

Se possível, as contas de custo e as contas financeiras devem ser interligadas em um esquema contábil integral. Se isso não for possível, os sistemas devem ser concebidos de tal maneira que os dois conjuntos de contas sejam capazes de facilitar a reconciliação.

(xvii) Fatores Externos:

A instalação de um sistema de custeio depende principalmente de fatores internos de uma empresa, mas fatores externos também podem afetar a estrutura do sistema. Por exemplo, as regras de contabilização de custos aplicáveis ​​a determinados setores, conforme notificadas pelo governo central, exigem que certas informações sobre custos sejam desenvolvidas e incluídas nos livros contábeis. Portanto, um sistema ideal de custeio deve cuidar de fatores internos e externos.

(xviii) Deveres e Responsabilidades do Contabilista de Custos:

Sob um bom sistema de contabilidade de custos, os deveres e responsabilidades do contador de custos devem ser claramente definidos. O contador de custos deve ter acesso a todas as obras e departamentos.

Para concluir, o critério primário para um sistema de custeio ideal é: quão bem ele ajuda a atingir metas de gerenciamento em relação ao seu custo?

Instalação de um sistema de custeio:

Os fatores fundamentais que um contador de custos deve considerar ao introduzir um sistema de cálculo de custos são:

(i) A organização existente deve ser perturbada o mínimo possível.

(ii) Deve haver uma introdução gradual e suave do sistema.

(iii) Embora a elaboração excessiva de registros deva ser evitada, seria falsa economia remover os elementos essenciais e prejudicar a eficiência.

Etapas para instalação:

Os passos a serem tomados na instalação de um sistema de custeio são os seguintes:

1. Objetivo a ser alcançado através do sistema de custeio:

O sistema de custeio será simples se o objetivo for apenas determinar o custo, mas terá que ser elaborado se o objetivo é obter informações que ajudem a administração a exercer controle e tomar decisões.

2. Estudar a organização e a rotina existentes:

Nesse sentido, os pontos a serem observados são: a natureza do negócio e das operações ou processos realizados, o grau de responsabilidade e autoridade vinculado aos vários funcionários, o lay-out da fábrica com referência especial aos departamentos de produção, os métodos de lidar com o desperdício de materiais, o sistema de registro de tempo e os métodos de cálculo e pagamento de salários, o sistema de emissão de ordens de produção para a fábrica e a quantidade de despesas fixas, semi-variáveis ​​e variáveis.

3. Decidindo a estrutura das contas de custo:

O sistema de contabilidade de custos é adequado e a extensão dos detalhes necessários pode ser decidida após um estudo completo do processo de fabricação e seus serviços auxiliares. A estrutura das contas de custos deve seguir a linha de produção natural; a sequência pode ser simples, analítica ou sintética. O projeto do sistema deve ser tal que haja um aumento gradual do custo em cada etapa significativa da produção, à medida que o produto for concluído.

4. Determinando as taxas de custo:

Isso implica um estudo completo das condições da fábrica e decisões sobre classificação do custo em custos diretos e indiretos, agrupamento de custos indiretos em produção, vendas, administração etc., tratamento de resíduos de todos os tipos, métodos de determinação de preços, métodos de recuperação de despesas gerais e cálculo das taxas de despesas gerais. Um código completo de contabilidade de custos deve ser elaborado de modo que as despesas possam ser rapidamente classificadas no escritório quanto à origem e causa.

5. Apresentando o sistema:

Não se pode esperar que nenhum sistema de custeio funcione efetivamente, a menos que a cooperação de todos os funcionários possa ser obtida. Antes de o sistema entrar em vigor, as implicações do sistema devem ser explicadas a todos, indicando-lhes os benefícios que serão acumulados para cada um e para o negócio como um todo.

No entanto, a conclusão do sistema é, ele deve ser introduzido apenas por estágios e as rotinas e práticas existentes devem ser utilizadas, a menos que haja boas razões para substituí-las. Por exemplo, um início poderia ser feito com as lojas, introduzindo as devidas contas de recibos e problemas, abrindo os cartões, os livros de contabilidade, etc.

6. Organizando o Escritório de Custos:

É sempre melhor que o escritório de custo esteja situado ao lado da fábrica, evitando assim o atraso no encaminhamento de documentos ou na eliminação de discrepâncias e dúvidas. O pessoal de custeio deve ter permissão para ter acesso às obras, se quiserem desempenhar suas funções adequadamente.

O tamanho do pessoal dependeria do volume de trabalho envolvido. Uma organização de custeio não vale sua existência se não puder apresentar números com velocidade e precisão e observar simplicidade na apresentação dos resultados.

Os deveres do escritório de custos se enquadram nas seguintes esferas:

(i) Contas de lojas:

Lançamento de entradas e saídas de materiais em ledgers de lojas, preparação de resumos de materiais.

(ii) Contabilidade do Trabalho:

Avaliação de folhas de tempo, cartões de trabalho, etc., preparando resumos de trabalho. Em alguns casos, preparação de rolos de pagamento reais.

(iii) Contas de custo:

Lançamento de todas as contas de custo, seja de trabalho ou processo ou contas de serviço.

(iv) Controle de Custos:

Lançamento de contas de controle de custos de dados fornecidos das seções (i) a (ii) acima.

Elaboração de dados estatísticos especiais e outros para gestão para realização de investigação especial e elaboração de relatórios periódicos de negociação.

7. Relação do Gabinete de Custos para outros departamentos:

O departamento de custos deve funcionar de forma independente, sendo o contador de custos diretamente responsável perante o gerente geral ou o diretor administrativo. O sistema de custeio deve ser projetado para atender a gerência em todos os níveis.

O contador de custos, portanto, deve projetar todo o seu sistema de registros e relatórios, etc., com esse objetivo em vista. Ele deve conhecer e entender os problemas enfrentados no processo de produção, e tentar traduzi-los em implicações financeiras para que uma decisão correta possa ser tomada.

8. Autoridade e Responsabilidade:

A autoridade e a responsabilidade devem ser claramente definidas para que o sistema de custeio seja bem-sucedido. Não deve haver ambiguidade, tudo deve estar claro.

Em suma, um sistema de custos deve ser aperfeiçoado de uma maneira que permita calcular o custo de vendas; fornecer meios para avaliar os estoques; Auxiliar no controle e gestão de uma empresa, medir a eficiência de homens, materiais e máquinas, identificar os resíduos coletados por códigos de custo, de modo a abrir caminho para a redução de custos, possibilitar a comparação entre firmas, fornecer dados para determinação de preços e política. e formar uma base para a preparação de vários relatórios analíticos.

Dificuldades Práticas na Instalação de um Sistema de Custos:

Dificuldades práticas, além de problemas de custeio técnico que um contador de custos tem que enfrentar na instalação de um sistema de custeio, são:

1. Falta de suporte da alta gerência:

Na maioria dos casos, o sistema de contabilidade de custos é introduzido sem o apoio da alta gerência em todas as áreas funcionais. Até mesmo o diretor administrativo ou o diretor geral introduz esse sistema sem consultar os chefes departamentais. Os gerentes departamentais tratam isso como uma interferência em seu trabalho por pessoas envolvidas em um sistema de custeio. Assim, cria-se medo na mente dos gerentes departamentais, pois eles tratam o sistema como um dispositivo para verificar suas atividades.

2. Resistência do pessoal contábil existente:

Sempre que um novo sistema é introduzido, a resistência é natural, pois a equipe existente pode sentir que perderia sua importância e poderia não ter certeza de sua posição na organização.

3. Não-cooperação em outros níveis de organização:

Os capatazes, supervisores e outros funcionários também podem ressentir-se do trabalho de papel adicional que pode surgir devido à introdução do sistema de custeio e não podem cooperar com outros departamentos ao fornecer as informações absolutamente necessárias para o bom funcionamento de qualquer sistema contábil. .

4. Escassez de pessoal treinado:

Pode haver escassez de contadores de custos para lidar com o trabalho de análise de custos, controle de custos e redução de custos. O trabalho do departamento de custeio não pode ser tratado sem a disponibilidade de pessoal treinado.

5. Custo elevado de operação do sistema:

O custo de operar um sistema pode ser pesado, a menos que o sistema de cálculo de custos seja adequadamente projetado de acordo com os requisitos de cada caso, especialmente. O sistema pode fornecer informações exigidas por todos os níveis de gerenciamento. Pode envolver trabalho de papel adicional. Assim, o custo de operação do sistema será pesado.

Passos para Superar Dificuldades Práticas:

Para superar as dificuldades acima, sugerimos os seguintes passos:

1. Suporte da alta gerência:

Antes da instalação ou operação de um sistema de custeio, deve haver um compromisso firme com o sistema por parte da alta gerência. Isso criará consciência de custo e interesse na melhoria de custos entre a gerência técnica, de produção e de alta gerência.

2. Utilidade do Sistema para o Pessoal Existente :

O pessoal contábil existente deve ficar impressionado com a necessidade de suplementar o sistema de contabilidade financeira existente. Ele ampliará o trabalho de um contador e criará novas oportunidades para a equipe de contabilidade.

3. Confiança dos Trabalhadores na Cooperação:

Os vários funcionários devem ser devidamente instruídos sobre os benefícios que podem ser obtidos de tal sistema. A confiança dos trabalhadores deve ser adquirida no sistema para obter sua cooperação antes que sejam tomadas medidas para colocar o sistema em prática.

4. Formação do pessoal de contabilidade existente:

O pessoal existente que trabalha no departamento de contabilidade deve ser adequado, treinado em métodos e técnicas de custeamento com a ajuda do Instituto de Contabilistas de Custos e Trabalhos da Índia, Calcutá.

5. Sistema de Custos de acordo com os requisitos específicos da preocupação:

O sistema deve ser instalado e operado de acordo com os requisitos de um caso específico, para que não implique custos elevados com a preocupação. Deve evitar trabalho desnecessário adicional, tanto quanto possível. O sistema, quando instalado e operado, fornecerá muitos benefícios à preocupação em comparação com o custo e será benéfico para a preocupação.

6. Supervisão Adequada:

Deve haver supervisão adequada após a instalação e esforços contínuos por parte do contador de custos para tornar o sistema bem-sucedido e atingir o objetivo desejado de verificação de custos, apresentação de custos e controle de custos.