Controle na emissão de materiais: folha de contas, tratamento e análise de problemas

Controle na emissão de materiais: folha de contas, tratamento e análise de problemas!

Emissão de Materiais:

Os materiais são mantidos nas lojas para que o armazenista os emita sempre que necessário pelos departamentos de produção. Mas um armazenista não deve emitir materiais a menos que uma requisição de materiais devidamente autorizada seja apresentada a ele.

Requisição de material:

O armazenista deve sempre emitir o material sob a devida autoridade para evitar a apropriação indevida de material. Essa autoridade geralmente é dada pelo contramestre do departamento de produção em um formulário conhecido como requisição de material.

A decisão do formulário é a seguinte:

A requisição recebida é numerada em série pelo armazenista, para que nenhuma requisição seja deixada de lado na contabilidade. Além do número de série escrito pelo lojista, o departamento que coloca a requisição pode colocar seu próprio número de série nele.

Os detalhes relacionados à quantidade emitida e ao número de requisições de estoque são entrados na coluna de saída do cartão de posição para que o cartão possa exibir o saldo correto do material. Depois disso, essas requisições são enviadas para o escritório de custos, onde as colunas de taxa e quantidade são preenchidas, de modo que o crédito pode ser dado aos materiais emitidos no livro de registros e o débito pode ser dado ao trabalho que recebe o material no razão.

Uma requisição de materiais serve ao propósito de uma autoridade ao armazenista para emitir os materiais, portanto, ela é assinada apenas pela pessoa autorizada para fazê-lo, para que não haja retirada de materiais errados. Para evitar o uso indevido e a extração excessiva de materiais, uma lista dos nomes das pessoas autorizadas a extrair os materiais, juntamente com suas espécimes, é mantida pelo armazenista.

Lista de materiais :

Uma lista de materiais fornece uma lista completa de todos os materiais necessários com quantidades para um determinado trabalho, pedido ou processo. Assim, todos os materiais necessários para um determinado trabalho, pedido ou processo são listados pelo departamento de produção em um único documento. Esta conta serve a finalidade de requisição de material e todos os materiais listados na fatura são enviados para o departamento de produção.

Uma lista de materiais deve ser preparada se o trabalho for de natureza não padronizada, de modo que a estimativa razoável de todos os materiais necessários possa ser feita pelo departamento de produção antes que o trabalho seja iniciado.

Uma forma de amostra de uma lista de materiais é a seguinte:

Vantagens da lista de materiais:

(1) Uma lista de materiais serve ao propósito de uma autoridade para o departamento de produção para fazer requisições de materiais conforme estabelecido nela.

(2) Serve para o objetivo de um recuo ou requisição de compra no oficial de compras a compra de materiais necessários para um determinado trabalho.

(3) Serve para o propósito de requisição de material para a emissão de materiais pelo lojista.

(4) O custo dos trabalhos torna-se mais fácil porque o departamento de custos pode usar uma lista de materiais para calcular o custo dos materiais emitidos para cada trabalho.

(5) O controle sobre o uso de materiais em caso de trabalhos não padronizados é facilitado se os materiais forem emitidos de acordo com a lista de materiais. Uma lista de materiais é preparada tendo em vista a estimativa científica de todos os materiais necessários para um determinado trabalho. Assim, o desperdício pode ser descoberto se a quantidade real de materiais emitidos for maior que a quantidade mostrada na lista de materiais.

(6) O suprimento de materiais pode ser planejado com antecedência para evitar atrasos na produção.

(7) O uso de uma lista de materiais economiza tempo que, de outra forma, teria sido desperdiçado na preparação de requisições separadas para diferentes materiais.

Diferença entre requisição de material e lista de materiais :

Requisição de material é um documento que autoriza o armazenista a emitir os materiais nele declarados para o departamento de consumo. A lista de materiais, por outro lado, é um documento que fornece uma lista de todos os materiais necessários com especificações e quantidades para um determinado trabalho, pedido ou processo.

A lista de materiais geralmente serve à finalidade de uma requisição de material, pois mostra uma lista de todos os materiais necessários para um trabalho, ordem ou processo específico, mas uma requisição de material fornece uma lista de materiais exigidos por um departamento específico em um determinado momento.

Portanto, uma lista de materiais pode substituir uma requisição de material, mas uma requisição de lojas não pode substituir uma lista de materiais. A lista de materiais ajuda a manter um controle quantitativo dos materiais retirados da requisição de lojas, pois o desperdício pode ser localizado se a quantidade real de materiais consumidos for maior do que a quantidade mostrada na lista de materiais.

Uma lista de materiais pode ser muito útil no caso de trabalhos não padronizados, enquanto uma requisição de material não servirá para essa finalidade.

Uma lista de materiais é útil no envio de cotações competitivas porque uma lista de materiais é preparada tendo em vista a estimativa científica de todos os materiais necessários para um determinado trabalho, pedido ou processo. Isso não é possível no caso de requisições de lojas, que são preparadas somente no momento da entrega de materiais emitidos nas lojas.

Vimos que uma lista de materiais pode servir ao propósito de uma requisição de lojas, mas uma requisição de loja não pode servir ao propósito de uma lista de materiais.

No entanto, a coexistência de ambos os documentos é desejável nos seguintes casos:

1. Quando os materiais mostrados na lista de materiais a serem desenhados por um longo período não devem ser sorteados de uma só vez;

2. Quando o sistema de custeio padrão é adotado; e

3. Quando o custo do trabalho ou do lote for seguido, a requisição de lojas poderá ser usada para qualquer emissão de materiais além das quantidades indicadas nas listas de materiais para os respectivos lotes ou trabalhos a serem realizados.

Tratamento de materiais excedentes:

As requisições recebidas são numeradas em série pelo armazenista e os detalhes relacionados à quantidade emitida e ao número de requisições de lojas são entrados na coluna de saída do cartão de posição. Depois disso, essas requisições são enviadas para o escritório de custos, onde as colunas de taxa e quantidade são preenchidas e as entradas são feitas no razão de loja e no razão de trabalho.

Às vezes, materiais podem ser emitidos em excesso aos requisitos de um determinado trabalho ou ordem de trabalho para facilitar o manuseio conveniente. Por exemplo, as chapas de ferro ou barras de aço podem não ser cortadas nas lojas com o tamanho exacto requerido e ao mesmo tempo podem ser operadas convenientemente nos trabalhos quando em tamanho real. Nesse caso, a quantidade total emitida é cobrada do trabalho ou da ordem de serviço e os materiais excedentes desse trabalho podem ser devolvidos às lojas ou transferidos para outro trabalho.

Retorno de materiais excedentes:

Quando os materiais em excesso são devolvidos às lojas, uma nota de devolução de material ou uma nota de débito de loja ou uma nota de crédito de oficina é preparada no departamento onde o material está em excesso. O dono da loja assina todos os três exemplares como prova do recebimento do material excedente e guarda uma cópia do mesmo com ele para fazer as entradas no lado do recebimento dos cartões. A segunda cópia é enviada para o departamento de custo para fazer entradas no razão de estoque e para dar crédito ao trabalho específico em que o material está em excesso e é devolvido.

A terceira cópia é enviada para o departamento que devolve o material excedente. A decisão da nota é dada abaixo:

Transferência de materiais excedentes:

A transferência de excesso de materiais de um trabalho para outro deve ser evitada tanto quanto possível. A principal objeção é que o registro para a transferência não pode ser feito e o custo real do material para o trabalho pode ser impreciso.

Uma exceção à devolução de materiais excedentes para as lojas é que quando o retorno de materiais para as lojas pode ser caro devido à distância ou quantidade excessiva de encargos de manuseio, o material pode ser transferido para outro trabalho próximo ao trabalho de transferência.

Isso economizará o custo de transporte do trabalho de transferência para a loja e novamente da loja para o outro trabalho. Uma grande quantidade de despesas de transporte será economizada se os materiais a serem transferidos forem pesados. No entanto, a transferência de materiais de um trabalho para outro trabalho deve ser permitida com a preparação da Nota de Transferência de Material.

A decisão desta nota é dada abaixo:

A nota de transferência de material é preparada no departamento onde o material está em excesso e uma cópia da nota é enviada ao escritório de custo para fazer os registros necessários. O trabalho que recebe o material é debitado e o trabalho que transfere o material é creditado.

Resumo de Material ou Folha de Análises de Material :

Periodicamente, uma análise de várias requisições, notas de devolução de material e notas de transferência de material deve ser feita e uma declaração deve ser preparada, que mostra rapidamente o valor do material consumido em cada trabalho. Essa declaração é conhecida como Resumo de Material ou Folha de Análise de Material.

A decisão do resumo é dada como abaixo:

O resumo do material serve para um propósito muito útil, pois mostra a quantidade de materiais a serem debitados para as várias tarefas e despesas gerais. O montante total de lojas debitadas para os vários trabalhos e despesas gerais deve ser o mesmo que o valor total das lojas emitidas em qualquer período.