Codificação de despesas gerais: objetivos, requisitos e métodos

Codificação de despesas gerais: objetivos, requisitos e métodos de codificação!

Objetivos da Codificação:

Os principais objetivos da codificação de despesas gerais são:

1. Agrupar itens de despesas gerais de natureza semelhante, pois eles podem ser distribuídos usando a mesma base.

2. Facilitar a alocação e rateio de despesas gerais para diferentes departamentos ou centros de custo.

3. Ter análise de despesas gerais para fins de controle.

4. Reduzir a tarefa de manter um grande número de contas.

5. Para ajudar a tarefa de sistema de contabilidade de máquina em uma grande organização.

Requisitos de um sistema de codificação de despesas indiretas:

Os requisitos básicos de um sistema de codificação de despesas gerais são:

1. Deve-se classificar as despesas de acordo com a natureza, objeto ou função, a fim de distinguir cada elemento ou grupo do outro.

2. Deve ser simples e fácil de compreender, deve ser fácil de memorizar.

3. Deve ser conciso e de preferência numérico para facilitar a mecanização das contas.

4. Deve ser flexível, ou seja, deve haver provisão suficiente para inclusão de novos itens.

5. Deve estar em conformidade com os requisitos legais especificados no VI Programado da Lei das Sociedades.

6. Deve ser econômico e de acordo com as necessidades da preocupação.

7. Deve facilitar o processo de alocação, rateio e absorção de despesas gerais.

Métodos de Codificação :

Existem três métodos de codificação bem experimentados e aceitáveis, conforme abaixo:

(i) Método Mnemônico:

Nesse método, alfabetos ou símbolos são distribuídos de forma a auxiliar a memória e ajudar a identificar as despesas ou os centros de custo. O próprio símbolo sugere o nome do item.

Por exemplo:

iii) Códigos Numéricos do Método de Campo:

Este método é usado naquelas preocupações que estão trabalhando sob sistema mecanizado com contabilidade de cartões perfurados.

O cartão de nove dígitos é dividido com quatro barris como abaixo:

O primeiro barril de dois dígitos representa o tipo ou classe de overheads, por exemplo, fixo ou variável.

O segundo barril de três dígitos representa a cabeça da despesa. O terceiro barril representa a análise de despesas.

O quarto barril de dois dígitos mostra o número do centro de custo.

De todos os métodos, os códigos numéricos de método de campo são considerados mais adequados para uma organização de negócios de grande porte, pois representam quatro de suas características, podem acomodar um grande número de despesas gerais e são fáceis de operar caso o sistema de contabilidade seja usado na preocupação.