Controle orçamentário e suas relações de controle (com cálculos)

A preparação do orçamento é o primeiro passo no sistema de controlo orçamental. A implementação de orçamentos é a segunda fase que requer relatórios contínuos do desempenho orçamentário em intervalos curtos. A preparação de orçamentos por si só não conseguirá muito, a menos que uma comparação seja feita regularmente entre o desempenho real e o desempenho orçado. Assim, o relato adequado é um elemento essencial no controle orçamentário.

Os relatórios diários / semanais / mensais, dependendo da natureza das operações envolvidas nos resultados de várias funções, são regularmente submetidos à gestão e as ações de acompanhamento devem ser tomadas imediatamente.

A este respeito, os relatórios orçamentários mostrando as seguintes informações serão úteis:

a) Nível de actividade orçamentado e custo orçamentado do mesmo;

(b) Custo orçado do nível real de atividade,

d) Variação entre os valores orçamentados e os valores reais,

e) Razões de variância.

A importância de relatar reside no fato de que traz à luz as áreas que precisam de atenção da gerência. Ajudará a tomar medidas oportunas para tomar medidas corretivas. Assim, o relatório divulgará as pessoas responsáveis pela variação. Também é possível que a variação não seja devida ao empregado, mas pode ser devida a fatores externos (isto é, mudanças nos salários, preços de materiais, folga de mercado, etc.) que são incontroláveis pelos quais nenhuma operadora ou executivo pode ser responsabilizado.

Os relatórios orçamentários para a alta administração devem explicar a diferença entre o lucro no plano de lucro e o lucro real, declarando os fatores envolvidos em termos quantitativos e financeiros, mostrar o fluxo de fundos e projeções a esse respeito e fornecer feedback sobre o alcance de metas e objetivos de a empresa.

Vários relatórios orçamentários como relatório de orçamento de vendas, relatório de orçamento de produção, relatório de orçamento de compras, relatório de orçamento de trabalho, relatório de orçamento de despesas de capital, relatório de orçamento de pesquisa e desenvolvimento etc., podem ser preparados para destacar as atividades de vários orçamentos funcionais.

Relações de controle:

As seguintes proporções de controle são usadas pela administração para saber se os desvios do desempenho real do desempenho orçado são favoráveis ou desfavoráveis. Se a proporção for 100% ou mais, o desempenho é considerado favorável e se a proporção for inferior a 100%, o desempenho é considerado insatisfatório.

(i) Índice de Capacidade = Horas Reais Trabalhadas / Horas Orçadas × 100

Essa relação indica até que ponto as horas de atividade orçadas são realmente utilizadas. Se a proporção for de 85%, a capacidade orçada é utilizada até 85% e a capacidade de 15% permanece inutilizada.

(ii) Taxa de atividade = Horas padrão para produção real / horas orçadas x 100

Esse índice mede o nível de atividade atingido durante o período orçamentário.

Essa relação indica se todos os dias úteis orçados em um período de orçamento estão disponíveis na prática real. Se a proporção for superior a 100%, mais dias estarão disponíveis na prática atual e vice-versa se a proporção for inferior a 100%.

Ilustração 1:

Dois artigos X e Y são fabricados em um departamento. Suas especificações mostram que 2 X's ou 8 Y's podem ser produzidos em uma hora. A produção orçada para junho de 2011 é de 200 X e 400 Y's. A produção real no final do mês foi de 250 X e 480 Y e as horas reais gastas nessa produção foram 160. Descubra os índices de capacidade, atividade e eficiência para junho de 2011.

Também descubra a proporção do calendário se os dias úteis reais durante o mês forem 27 correspondentes a 25 dias no orçamento.