O guia para iniciantes em controle orçamentário
Componentes do sistema de controlo orçamental:
A política de uma empresa para um período definido é representada pelo orçamento principal cujos detalhes são fornecidos em vários orçamentos individuais chamados de orçamentos funcionais.
Diferentes tipos de orçamentos:
Diferentes tipos de orçamentos foram desenvolvidos, tendo em vista as diferentes finalidades que eles servem.
Os orçamentos podem ser classificados de acordo com:
(1) A cobertura que eles abrangem;
(2) a capacidade a que estão relacionados;
(3) as condições em que se baseiam; e
(4) Os períodos que eles cobrem.
O controle orçamentário é aplicado a um sistema de gerenciamento e controle contábil pelo qual todas as operações e resultados são projetados o mais adiante possível e os resultados reais, quando conhecidos, são comparados com as estimativas orçamentárias.
CIMA, Londres, define o controle orçamentário como - o estabelecimento dos orçamentos relativos às responsabilidades dos executivos com os requisitos de uma política e a comparação contínua entre o resultado real e o orçado, para assegurar por ação individual os objetivos dessa política ou para fornecer uma empresa base para sua revisão.
Características:
As características essenciais do controle orçamentário contidas nesta definição são:
(i) Estabelecimento de orçamentos para cada função e seção da organização.
(ii) Responsabilidade executiva para executar as tarefas específicas para que os objetivos da empresa possam ser atingidos.
(iii) Comparação contínua do desempenho real com o do orçamento, de modo a conhecer as variações orçamentárias e colocar a responsabilidade dos executivos pelo insucesso em alcançar o resultado desejado, conforme consta no orçamento.
(iv) Tomar medidas corretivas adequadas para alcançar o objetivo desejado se houver uma variação do desempenho real do desempenho orçado.
(v) Revisão dos orçamentos à luz da mudança de circunstâncias.
Orçamento, Orçamento e Controlo Orçamental :
Um orçamento é simplesmente uma previsão de eventos futuros expressos em termos quantitativos. Ele executa três funções básicas de uma empresa.
Eles são:
(i) Indica o valor e o momento exato das necessidades da empresa para financiamento futuro.
(ii) toma ações corretivas onde os números orçados não coincidem com os reais.
(iii) Fornece uma base para avaliação de desempenho.
Orçamento é uma técnica para formular orçamentos. Indica um caminho certo para gerenciar o negócio. Ajuda a administração a antecipar os diversos problemas do negócio e a adotar medidas corretivas para superar os problemas.
O controle orçamentário é uma técnica de controle gerencial por meio de orçamentos. Ele é projetado para auxiliar a administração na alocação de várias responsabilidades. É um sistema de atingir os objetivos da empresa com custo mínimo e fornece uma ferramenta poderosa para o gerenciamento de desempenho eficiente das funções gerenciais.
Rowland e William, em seu livro intitulado "Orçamento para o Controle de Gestão", deu a diferença entre orçamento, orçamento e controle orçamentário como segue:
“Os orçamentos são os objetivos individuais de um departamento, etc., enquanto o orçamento pode ser considerado o ato de construir orçamentos. O Controle Orçamentário abrange tudo isso e, além disso, inclui a ciência de planejar os próprios orçamentos e a utilização de tais orçamentos para efetuar uma ferramenta de gerenciamento geral para o planejamento e o controle de negócios ”.
Assim, um orçamento é um plano financeiro e o controle orçamentário resulta da administração do plano financeiro.
Objetivos do Controlo Orçamental :
O principal objetivo do controle orçamentário é planejar, monitorar, controlar e adaptar os recursos para atender aos objetivos de negócios acordados, permanecendo dentro dos limites notificados. O Controle Orçamentário está planejado para auxiliar a administração na alocação de responsabilidades e autoridade para auxiliar na realização de estimativas e planos para o futuro, para auxiliar na análise de variações entre resultados estimados e reais e desenvolver uma base de medição ou padrões para avaliar a eficiência. de operações.
Os objectivos gerais do controlo orçamental são os seguintes:
1. Planejamento:
O primeiro e mais importante passo para entender um orçamento é planejar. O planejamento envolve descobrir o que o orçamento ideal realizaria. Sem o planejamento adequado, o orçamento seria muito parecido com um mapa sem um destino. O planejamento para o orçamento pessoal seria diferente do planejamento do negócio.
O planejamento preocupa-se em especificar o tipo, a quantidade e a qualidade dos serviços que serão fornecidos aos constituintes, estimar os custos dos serviços e determinar como pagar pelos serviços. Para que o orçamento seja efetivo, ele deve levar em conta as fontes de renda atuais e as despesas correntes.
O orçamento atingirá sua meta com base nos níveis atuais de receitas e despesas Um orçamento é um plano da política a ser perseguida (atraindo o período de tempo definido para atingir um determinado objetivo. O controle orçamentário obrigará a administração em todos os níveis a planejar no tempo todas as atividades a serem feitas durante os períodos futuros.
Um orçamento como plano de ação alcança os seguintes objetivos:
(a) A ação é guiada por um plano bem pensado porque um orçamento é preparado após um estudo e pesquisa cuidadosos.
(b) O orçamento serve como um mecanismo através do qual os objetivos e políticas da administração são efetivados.
(c) É uma ponte através da qual a comunicação é estabelecida entre a alta gerência e os agentes que devem implementar as políticas da alta direção.
(d) O curso de ação mais lucrativo é selecionado dentre as várias alternativas disponíveis.
(e) Um orçamento é uma formulação completa da política da empresa a ser perseguida com a finalidade de alcançar um determinado objetivo.
2. Coordenação:
O controle orçamentário coordena as diversas atividades da firma e assegura a cooperação de todos os interessados, de modo que o objetivo comum da firma possa ser alcançado com sucesso. Isso força os executivos a pensar e pensar como um grupo. Coordena as tendências econômicas mais amplas e a posição econômica de um empreendimento. Também é útil na coordenação de políticas, planos e ações.
Uma organização sem controle orçamentário é como um navio navegando em um mar fretado. Um orçamento dá direção ao negócio e dá significado e significado à sua realização, comparando o desempenho real e o desempenho orçado.
3. Controle:
O controle consiste na ação necessária para garantir que o desempenho da organização esteja de acordo com os planos e objetivos. O controle do desempenho é possível com padrões predeterminados que são estabelecidos em um orçamento.
Assim, o controle orçamentário possibilita o controle pela comparação contínua do desempenho real com o do orçamento, de modo a relatar as variações do orçamento para o gerenciamento da ação corretiva.
4. Relatório e Avaliação:
A avaliação é um processo espontâneo ou um ato de avaliar a eficácia, a eficiência, os custos, a relevância e o impacto de um projeto com base em objetivos específicos. A avaliação orçamentária envolve a coleta e análise de dados sobre as atividades orçamentárias. A avaliação é melhorar tanto um projeto em andamento quanto um projeto futuro.
Os orçamentos lançam as bases para relatórios e avaliações de final de período. Quando um orçamento está vinculado aos objetivos de uma organização, pode facilitar avaliações de eficiência e eficácia. Avaliação e relatórios adequados ajudam uma organização a facilitar a identificação e resolução de vários problemas do negócio, isto é, facilita a identificação e resolução de problemas.
Assim, o sistema de orçamento integra as principais funções gerenciais, pois vincula a função de planejamento da alta gerência à função de controle executada em todos os níveis da hierarquia gerencial. Mas a eficiência do orçamento como dispositivo de planejamento e controle depende da atividade na qual ele está sendo usado.
Um orçamento mais preciso pode ser desenvolvido para aquelas atividades onde existe relação direta entre entradas e saídas. A relação entre insumos e produtos torna-se a base para o desenvolvimento de orçamentos e o exercício de controle.
Controlo Orçamental e Contabilidade :
Um sistema adequado de contabilidade é essencial para o desenvolvimento de um orçamento satisfatório. A formação do orçamento depende de informações coletadas em grande parte do sistema de contabilidade de custos. Uma característica importante do controlo orçamental consiste em comparar o desempenho real com as estimativas ou metas prévias previstas no orçamento, a fim de garantir que o desempenho real está a orientar-se na direção certa.
Essa função pode ser descarregada apenas com a disponibilidade de informações contábeis confiáveis e prontas. O sistema contábil deve fornecer informações classificadas em termos de autoridade e responsabilidade da organização, de modo que a responsabilidade pelas armadilhas possa ser fixa e ações corretivas possam ser tomadas. As informações contábeis devem ser consistentes com os requisitos de controle orçamentário para que orçamentos satisfatórios possam ser desenvolvidos.
Vimos que o controle orçamentário depende da contabilidade. Da mesma forma, um sistema de contabilidade de custos é também dependente da sua operação efetiva em um sólido processo orçamentário. A contabilidade de custos, especialmente a contabilidade de custos indiretos, baseia-se no orçamento cuidadoso das despesas no futuro, correspondendo a diferentes capacidades de operação.
A taxa de custos indiretos para absorção em tarefas, pedidos ou processos é determinada com base em estimativas futuras feitas durante a preparação de vários orçamentos. A determinação dos custos estimados ou custos padrão é feita sobre os custos orçados dos materiais, mão de obra e despesas gerais. Segue-se, portanto, que o desenvolvimento de um sistema eficiente de controle orçamentário é um pré-requisito importante para a operação de um sistema de custeio correto.
Fundamentos de um sistema de controlo orçamental eficaz:
Para um sistema eficaz de controle orçamentário, deve haver certos pré-requisitos essenciais. Estes são os seguintes:
(i) Suporte da Alta Direção:
Nenhum sistema de controle pode ser eficaz, a menos que receba apoio total de todos os membros da administração, especialmente a alta gerência deve estar comprometida com a ideia orçamentária, bem como com os princípios e políticas subjacentes ao sistema.
(ii) Metas Razoáveis:
As metas orçamentárias devem ser realistas e devem representar metas razoavelmente disponíveis.
(iii) Objetivos claros:
Os objetivos a serem alcançados através de orçamentos devem ser claramente definidos.
(iv) Participação de Executivos Responsáveis:
Aqueles a quem é confiado o desempenho dos orçamentos devem participar no processo de definição dos orçamentos. Isso garantirá a implementação adequada dos programas.
(v) Sistema Contábil Apropriado:
Existe uma estreita relação entre orçamento e contabilidade. É preciso depender do departamento de contabilidade para obter dados históricos confiáveis. A contabilidade de responsabilidade é essencial para o sucesso do controle orçamentário.
(vi) Educação Orçamentária Contínua:
Deve haver um sistema de educação contínua do pessoal sobre os objetivos e técnicas de orçamentação.
(vii) Lucro Máximo:
Este objetivo final de realizar o lucro máximo deve sempre ser mantido em primeiro lugar.
(viii) Vigilância Constante:
A vigilância constante é necessária para que a comparação contínua entre os dados e a variância orçados e reais seja relatada.
(ix) Custo do Sistema:
O custo do sistema não deve ser maior que o benefício recebido do sistema.
(x) Coordenação com o Custeio Padrão:
Quando o sistema de custeio padrão também estiver sendo usado, o programa de orçamento deve ser preparado em coordenação com o custo padrão.
Organização do Controlo Orçamental:
É necessário que uma preocupação tenha um plano definido de organização para preparar, manter e administrar o orçamento. Deve haver um organograma.
Pode ser o seguinte:
O organograma mostra que o executivo chefe é o chefe do sistema de controle orçamentário. Ele delega sua autoridade ao oficial de orçamento, que vê que todos os orçamentos são coordenados e desenhados a tempo. Os outros gerentes prepararão os orçamentos exibidos contra eles no gráfico. Assim, o controle orçamentário é uma ação concertada em que todos os indivíduos participam e deve haver coordenação para que haja um vínculo adequado entre eles.
Todos aqueles que são responsáveis por sua execução e desempenho devem ser levados em consideração. Quando há uma clara divisão de responsabilidade e autoridade, nenhuma sobreposição estará lá. Ele criará trabalho em equipe e um espírito de cooperação entre os funcionários, levando a um alto grau de conscientização orçamentária.
A organização de controle de orçamento é geralmente liderada por um alto executivo conhecido como Controlador de Orçamento ou Diretor de Orçamento ou Diretor de Orçamento. O Chefe do Executivo deve nomear o executivo que deve ter o dever específico de administrar o orçamento. Sua classificação deve ser igual a outros gerentes funcionais.
Como o seu trabalho irá lidar com a preparação e coordenação de orçamentos envolvendo números, ele normalmente será uma pessoa com conhecimento de contabilidade. Ele também deve ter um conhecimento técnico do negócio. Ele deve ver que os gerentes funcionais desenham os orçamentos a tempo.
Ele também deve perseguir os orçamentos e ver que o desempenho real está indo de acordo com o desempenho orçado e emitir um aviso oportuno quando o desempenho real difere substancialmente. Ele deve ajudar na revisão dos orçamentos se houver mudanças fundamentais nas circunstâncias depois que os orçamentos forem preparados.
Ele deve certificar-se de que os orçamentos estão sendo preparados de acordo com o manual do orçamento. O controlador de orçamento tem uma função de equipe. Ele não tem função de linha, exceto sobre sua própria seção. Sua função é dar conselhos aos gerentes de linha.
O desenvolvimento de orçamentos não é da responsabilidade direta do responsável pelo orçamento; sua posição é a do supervisor e coordenador de todas as funções orçamentárias. Geralmente, em grandes organizações, um Orçamento Controlador em tempo integral é designado, mas em pequenas organizações, um alto funcionário é responsável pela execução do sistema de controle orçamentário, além de cuidar de seus próprios deveres.
O Budget Controller é assistido pelo Comité Orçamental. O Comitê de Orçamento incluirá o Gerente Geral (ou qualquer outro diretor executivo), o Gerente de Vendas, o Gerente de Obras, o Contador ou o Controlador Orçamentário, o Diretor de Compras, o Gerente de Pessoal e os Gerentes Departamentais. O Gerente Geral geralmente atua como Presidente do Comitê.
Os gerentes funcionais prepararão os orçamentos e submeterão ao Comitê para aprovação. É dever do Comitê Orçamentário fazer os ajustes necessários nos orçamentos, coordenar todos os orçamentos e finalmente aprovar os orçamentos. Orçamento sendo uma função de administração, a associação mais próxima dos vários executivos encarregados das várias funções do negócio é essencial; Assim, todos os gerentes funcionais estão incluídos no comitê de orçamento.
O comitê de orçamento é um comitê consultivo. Ele examina relatórios orçamentários que fazem a comparação do desempenho real com o desempenho orçado e recomenda ações corretivas para discrepâncias entre o orçamento real e o orçamento.
O comitê orçamentário é geralmente encarregado das seguintes tarefas:
1. Para receber, examinar, revisar e aprovar orçamentos funcionais preparados por cada seção / departamento.
2. Receber relatórios de acordo com o cronograma prescrito e comparar os números reais com os orçados.
3. Para identificar a responsabilidade, analisando os desvios e sugerir ação corretiva ou revisão do orçamento, se necessário.
4. Participar da discussão para avaliar os diferentes projetos ou programas que tenham efeito direto sobre os orçamentos.
Os deveres do Budget Controller podem ser resumidos da seguinte forma:
1. Criar coordenação entre os vários gerentes funcionais e orientá-los em todos os assuntos relativos aos orçamentos.
2. Revisar e alterar o manual do orçamento conforme e quando for necessário.
3. Preparar programas orçamentários e emitir instruções para a execução adequada de cada programa.
4. Revisar e examinar os orçamentos funcionais recebidos de vários departamentos e fornecer as informações necessárias que tenham impacto na preparação de seus orçamentos.
5. Discutir os requisitos propostos dos departamentos e orçamentos gerais com o comitê de orçamento.
6. Preparar orçamentos resumidos em consulta com o comitê de orçamento e colocar todas as informações e orçamentos antes do comitê de orçamento.
7. Revisar os orçamentos de acordo com as instruções do comitê de orçamento e colocá-lo antes do Conselho de Administração para aprovação final antes de enviá-lo aos diferentes departamentos envolvidos.
8. Para coletar os custos reais do departamento de custos e compará-los com os números orçados nos relatórios orçamentários, coloque-os antes do comitê de orçamento para decisão e, finalmente, transmita-os aos gerentes departamentais para sua conformidade.
O Controlador Orçamentário é responsável perante o Diretor-Presidente ou o Presidente ou o Diretor de Contas, se estiver vinculado a ele. Ele mantém um vínculo estreito entre os registros contábeis e o orçamento. Ele tem acesso a todos os registros contábeis e, assim, evita a sobreposição de trabalho, fornecendo todas as informações conforme necessário.
