3 Componentes de uma Reunião de Negócios: Aviso, Agenda e Minutos

Alguns dos principais componentes de uma reunião de negócios são: 1. Notificação de Reunião, 2. Agenda de Reunião e 3. Ata da Reunião.

Aviso de uma reunião:

Quando uma reunião for convocada, um aviso é necessário para ser enviado a todos os que estiverem presentes.

Deve satisfazer estas condições:

1. Deve estar sob a devida autoridade

2. Deve indicar o nome da organização

3. Deve indicar o dia, a data, a hora e o local. Além disso, às vezes, como chegar ao local

4. Deve ser com bastante antecedência. Alguns exigem sete dias de antecedência, cerca de 48 horas

5. Deve indicar o propósito e, se possível, a agenda

6. Deve conter a data de circulação e a assinatura do convocador / secretário

7. Deve ir a todas as pessoas requeridas no encontro

8. Deve mencionar o TA / DA etc. a pagar e as providências para este

Na prática, é necessário garantir que o aviso tenha chegado a tempo. Isso pode ser feito por telefone. A seção de despacho e postagem são propensos a atrasos

Muitas vezes achamos que entre a data de uma carta de uma grande organização pública e o carimbo postal na carta, há uma lacuna de 10 a 12 dias. Um aviso que deve chegar a sete dias antes de um encontro não deve chegar a sete dias após o encontro.

Agenda:

Como dito anteriormente, uma agenda é a lista de itens a serem considerados em uma reunião. Também é chamado de negócio ou ordem de negócios. Vem da palavra latina agendum (singular) que significa "uma coisa a ser feita". Mas a agenda (o plural latino) é usada como um substantivo singular.

É o mapa de rotas da reunião. Os avisos de amostra acima já contêm uma sugestão de como está escrito. A agenda pode ser uma parte do aviso ou pode ser anexada como um anexo. O organizador / secretário o prepara em consulta com o presidente e obtém sua aprovação.

Os itens da agenda devem cobrir tudo o que é necessário para ser considerado naquele momento. As reuniões levam tempo e esforço para organizar; daí a agenda tem que ser bem pensada.

Os itens podem ser criados a partir de:

a) minutos anteriores

(b) Sugestões recebidas

c) Acções e eventos desde a última reunião

d) Correspondência da organização

A agenda contém itens de rotina, bem como itens especiais.

Aqui estão algumas diretrizes para listar os itens:

1. Desculpas de membros ausentes (não precisam ser escritas anteriormente)

2. Condolências, se houver (pode ou não ser escrito anteriormente)

3. Leitura e aprovação da ata do último encontro

4. Assuntos decorrentes de atas de reuniões anteriores (isso nem sempre precisa ser mencionado)

5. Itens urgentes e não controversos

6. Assuntos que requerem discussão e debates mais aprofundados

7. Quaisquer novos itens no local com a aprovação do presidente

8. Data do próximo encontro.

O último item de uma reunião é um voto de agradecimento ao presidente, mas isso precisa ser mencionado. Os itens são mencionados de forma breve ou elaborada de acordo com a prática ou necessidade.

O estilo usado é o seguinte:

(i) Nomeação de auditores

(ii) Indução de novos membros

iii) Leitura de atas

(iv) Felicitar fulano na atribuição de Padmashri a ele / ela

OU

(i) Ler e aprovar as atas do encontro anterior

(ii) Considerar o rascunho da propaganda

(iii) Organizar um acampamento de doação de sangue

(iv) Nomear sub-comitês para competições esportivas e competições de música

A agenda deve ser administrável dentro do tempo disponível. Alguns clubes têm um limite de tempo para a duração de uma reunião (por exemplo, 90 minutos), que determina automaticamente o escopo da discussão.

Ata da Reunião:

As atas de uma reunião são o registro das discussões / decisões nela. Eles têm um status oficial; eles são úteis na lei e, em alguns casos, exigidos por lei, devem ser escritos. As actas são finais quando são aprovadas pelos membros do grupo a que se referem, geralmente na próxima reunião, e assinadas pelo presidente.

Mesmo que haja momentos emocionais em um encontro, as atas são escritas de maneira sem emoção, são legais, factuais, impessoais e imparciais. Além disso, tais são as exigências do tempo na maioria das pessoas de que as atas devem ser concisas, resumidas ao essencial.

Apenas algumas organizações exigem que registrem as discussões detalhadas também (ou seja, quem disse o que e quais foram as reações ... até que a decisão foi tomada). Normalmente, o corpo dos registros do minuto.

a) As propostas de alteração e as alterações nela

b) O proponente e destacado de moções

c) Os detalhes da votação, se houver

(d) Recomendações

e) Decisões / resoluções

f) Tarefas atribuídas a indivíduos, subcomités

Os minutos globais devem dar:

1. O nome da organização / unidade

2. Dia, data, hora e local

3. Número em ordem (ex. 33ª reunião de…)

4. Nomes do presidente e secretário

5. Nomes dos membros presentes

6. Nomes dos ausentes

7. Participantes por convite especial, por exemplo, auditor, buffet, etc.

8. Registro das transações (nas diretrizes dadas acima)

9. Assinatura do secretário e, após aprovação, da do presidente.

Dicas para escrever minutos:

As atas são escritas geralmente pelo secretário a partir das anotações feitas durante o encontro. Ele / ela pode usar a agenda como estrutura para escrevê-las e usar formulários curtos, taquigrafia etc. para fazer anotações rápidas e precisas. Ele pode ter que pedir aos membros que repitam suas palavras para acertar.

Ele deve anotar todos os detalhes necessários para a cópia justa dos minutos. Os itens da ata podem ser escritos em títulos curtos, como os usados ​​na agenda.

(Quanto a lê-los, alguns comitês os circulam com antecedência e os lêem. Caso contrário, o leitor deve lê-los em voz alta, clara e rapidamente.)

Em termos de estilo, eles usam uma dessas construções:

uma. Ficou decidido que as atas da reunião anterior seriam aprovadas.

b. Foi decidido que um subcomitê seria criado para considerar

c. Resolveu que um acampamento de doação de sangue seria realizado no dia 15 de agosto. (O verbo é usado no modo subjuntivo: “ser feito, ser nomeado”, etc.)

Alternativamente, a descrição é dada no tempo passado:

1. Minutos do último encontro:

O secretário leu as atas do encontro datado e elas foram aprovadas.

2. Doação recebida:

O presidente informou que recebeu uma doação de Rs. 50.000 do ex-membro Sr. Gopal Rathi.

No momento da aprovação, o presidente pergunta: "Você aceita as atas da forma como estão?" OU "Quaisquer questões decorrentes da ata?"

Sua capacidade de escrever bons minutos pode lhe render uma posição de prêmio em uma organização. Além disso, se você mantiver uma posição e não souber como escrever minutos, poderá enfrentar constrangimentos.

Conferências:

Para conferir meios de consultar e uma conferência de negócios é a união de pessoas que têm um objetivo comercial comum, com vista a consultar, aconselhar ou recomendar. Em comparação com uma reunião, uma conferência é informal e muitas vezes muito maior. Sua finalidade é menos bem definida que a de uma reunião.

Uma organização pode realizar conferências regulares (digamos anuais) onde os delegados se reúnem para trocar opiniões, discutir suas experiências e reunir suas idéias. O compartilhamento é a característica proeminente de uma conferência.

Exemplos de conferências são: conferência de conselheiros de seguro de vida, conferência de concessionárias de scooters, conferência de pequenos empresários, conferência de fabricantes de tintas, etc.

Os delegados são enriquecidos pelas apresentações de oradores formais e também pelas discussões informais. Para que uma comissão seja eficaz, ela deve ter cerca de sete membros, enquanto uma conferência pode ter de 15 a 20 participantes ou mais.

Vantagens das conferências:

(i) Visões e experiências são trocadas

(ii) Diferentes lados de um problema comum são apresentados.

(iii) A administração pode se reunir e consultar grupos especiais, como revendedores, clientes e líderes sindicais.

(iv) Palestrantes especialistas podem aconselhar e iluminar os delegados.

(v) Novos desenvolvimentos e novas estratégias podem ser apresentados.

(vi) Dúvidas podem ser apagadas.

(vii) Os funcionários se motivam pela participação.

Desvantagens das conferências:

(i) Quando os funcionários são convidados para uma conferência, sua auto-importância pode ser superada e a gerência pode parecer dependente de seus pontos de vista.

(ii) Se um funcionário for chamado para uma conferência acima do seu nível de compreensão, ele poderá se sentir fora do lugar.

(iii) Se o líder da conferência estiver mal preparado, ele pode não fazer justiça às questões.

Tipos de conferências:

Com base no propósito, as conferências podem ser classificadas assim:

1. Conferência Informativa:

Neste tipo de conferência, o objetivo é dar informações aos juniores. Novas políticas, novas tecnologias, reorganização, etc. podem ser transmitidas ao longo da linha. Este é um tipo de comunicação descendente.

2. Conferência sobre uma solução sugerida:

Um problema ou situação enfrentada pela empresa é discutido com uma possível solução. A gerência gera uma discussão sobre a sugestão de conhecer seus méritos.

3. Conferência de solução de problemas:

Aqui não há solução pronta, mas as ideias são convidadas pelos participantes e abertas para discussão.

4. Conferência para orçamentação / previsão / estimativa:

Quando uma empresa deseja definir uma meta e deseja a cooperação dos funcionários, essa conferência é chamada. Levando em consideração os objetivos gerais da empresa, o orçamento / previsão / estimativa é discutido.

Como os funcionários estão envolvidos na previsão, eles podem conversar sobre seus respectivos ambientes. Além disso, é mais fácil obter sua cooperação e compromisso depois de uma conferência como essa.

5. Conferência para treinamento:

O treinamento é uma atividade contínua em uma organização progressista. Conferências são convocadas para treinar executivos em novas áreas de especialização. Um banco pode organizar uma conferência de treinamento sobre reabilitação industrial para seus oficiais de campo.