Comunicação Escrita: Características e Importância (Vantagens e Limitações)

Comunicação Escrita: Características e Importância (Vantagens e Limitações)!

Enquanto a comunicação oral vem naturalmente e espontaneamente para o homem, a comunicação escrita requer muito esforço. Por sua própria natureza, a escrita é resultado de uma prática e paciência relativamente longas no aprendizado. Não precisa ser repetido que a fala vem primeiro e a escrita vem depois. Em todas as línguas do mundo, a escrita aparecia eras após a fala.

A história da civilização nos mostra diferentes etapas pelas quais passou a formação de letras do alfabeto de qualquer idioma. Mas uma coisa é clara. O que quer que tenha sido escrito, a menos que destruído, se tornou permanente. Palavras faladas são, no entanto, susceptíveis de serem esquecidas. É por isso que a comunicação escrita é indispensável.

Características da comunicação escrita:

(i) A comunicação escrita é uma atividade criativa que requer muita imaginação e esforço para chegar ao produto acabado. Enquanto a comunicação oral é espontânea, a comunicação escrita é baseada no esforço consciente. Vamos pegar o exemplo de um relatório que queremos apresentar.

Antes de mais nada, temos que coletar todas as informações necessárias, organizá-las em uma ordem lógica e depois escrever com muito cuidado. Temos que ter cuidado a cada passo. Isso nem sempre é o caso das mensagens faladas ou de outras formas de comunicação oral. Cartas e relatórios, bem produzidos, refletem a imagem da organização. Quanto mais criativos e imaginativos os escritores, mais brilhante a imagem da empresa.

(ii) Outra característica importante da comunicação escrita é o fator tempo envolvido nela. Mensagens orais, em uma situação cara-a-cara ou através do telefone alcançam o receptor imediatamente e o feedback quase sempre vem imediatamente. Este não é o caso da comunicação escrita.

O remetente tem que planejar sua mensagem, isto é, uma carta ou relatório cuidadosamente e codificá-la com grande cuidado. Então ele envia para a pessoa para quem se destina. O receptor toma seu próprio tempo para decodificá-lo. Então ele lhe dá um pensamento cuidadoso ou filtra-o em sua mente e planeja sua reação a ele. Enviar de volta a resposta ou seus comentários sobre isso levará algum tempo. Por isso, é preciso ter em mente que a comunicação escrita é uma atividade demorada.

(iii) Em terceiro lugar, é de notar que a comunicação escrita tem menos ciclos do que a comunicação oral ou face a face. A comunicação oral é um evento de múltiplos ciclos. As mensagens orais obtêm uma resposta imediata que leva muito frequentemente a mais troca de palavras. Isso não é possível na comunicação escrita. Principalmente é um evento de um ciclo.

Importância da Comunicação Escrita:

A comunicação escrita é tão importante que não é possível pensar em uma organização empresarial sem ela. O trabalho de qualquer organização depende em grande parte da troca de cartas, relatórios, etc. Há várias razões para isso.

E a razão mais importante é que a comunicação cara-a-cara nem sempre é possível porque os trabalhadores de uma organização podem estar espalhados por distâncias geográficas amplamente difundidas. Temos, portanto, que depender da troca de cartas. As modernas distâncias tecnológicas não diminuíram a importância das letras. Modos de transmissão mudaram. Mas a comunicação escrita continua tão importante quanto antes.

Vantagens da comunicação escrita:

(i) Nos fornece registros, referências, etc., sobre quais decisões importantes, repousam.

(ii) Constrói as defesas legais da organização através de registros, cartas, instruções etc.

(iii) Promove uniformidade de política e procedimento e constrói diretrizes adequadas para o funcionamento da organização.

(iv) Constrói a imagem da empresa.

(v) Faz com precisão e confiabilidade (comunicação oral pode ser alterada ou interpretada de maneiras diferentes. Mas na comunicação escrita a mensagem / informação é indicada de forma muito clara ou inequívoca).

(vi) é permanente.

(vii) A responsabilidade pode ser facilmente atribuída. (Pode-se voltar atrás nas palavras faladas. Mas não na declaração em preto e branco).

Limitações da comunicação escrita:

(i) Cria uma confusão incontrolável de papéis e arquivos. Custa muito para as organizações.

(ii) é demorado. Feedback imediato não é possível.

(iii) É dispendioso em termos de dinheiro e horas-homem.

(iv) Torna-se ineficaz nas mãos de pessoas com pouca expressão.

(v) Ausência de esclarecimento imediato. Em conclusão, podemos dizer que a comunicação escrita continua a ser a espinha dorsal de uma organização; Quaisquer que sejam suas desvantagens ou limitações. Quase toda comunicação formal é por escrito.