Papel do Presidente e dos Participantes na Condução de uma Reunião de Negócios

Papel do Presidente e dos Participantes na Condução de uma Reunião de Negócios!

Na realização de uma reunião, se uma reunião for considerada necessária, sua finalidade, seu objetivo deve ser claro. É uma exigência legal, uma rotina ou uma necessidade do tempo?

Somente as partes essenciais devem ser chamadas, e todas as pessoas necessárias devem ser chamadas. Às vezes, há pessoas de fora da organização que são convocadas para uma reunião - o auditor, o advogado, etc. A ligação para participar deve ser clara, oportuna e sob a devida autoridade. O tempo deve ser fixado de acordo com a ocasião e a conveniência dos membros. Além disso, a duração deve ser suficiente, mas não muito longa. É preciso selecionar um local adequado para segurá-lo. O lugar pode ter que estar preparado para o encontro. Para alcançar o objetivo da reunião, o coordenador deve visualizar os pontos específicos sobre os quais deve haver uma discussão. Mais uma vez ele / ela tem que definir a maneira de discussão - informativa, consultiva ou persuasiva.

Papel do Presidente em uma Reunião:

1. Assuma a responsabilidade geral pelo processo:

Uma vez que o convocador tenha estabelecido (geralmente em consulta com o presidente) a agenda do encontro, o presidente deve ver que a agenda e o objetivo são cumpridos no encontro.

2. Certifique-se de que ele é competente:

Ele deve aceitar presidir o encontro somente se ele se sentir competente para executá-lo. O post do presidente é frequentemente alternado.

3. “Não faça você mesmo”:

O presidente está lá principalmente para encorajar uma discussão, não fornecer tudo. Sua habilidade é fazer com que os membros sintam que decidiram coletivamente questões.

4. Uso de verbos diretivos:

O presidente pode usar verbos estimulantes para fazer com que os membros forneçam os insumos necessários ao encontro: substanciar, evidenciar, encurtar, reformular, classificar, definir, explicar, elaborar, ilustrar, revisar, descrever, resumir, reformular, simplificar.

5. Use nomes:

Ele pode obter mais dos membros usando seus nomes para abordá-los para gerar intimidade (de acordo com a cultura e os costumes predominantes).

6. “Seja um guarda de trânsito”:

O presidente tem que direcionar o tráfego de idéias. Ele não deve ser defensivo (um goleiro) ou um pregador (palestrante).

7. Indique o objetivo:

No início do encontro, ele deve declarar o propósito e novamente a introdução de cada novo item da agenda, de modo que os membros sejam claros sobre o que devem fazer - examinar, sugerir ou aceitar.

8. “Não revele sua preferência”:

O presidente deve reservar sua opinião para o final.

9. Restringir a conversa ao assunto:

Os membros podem ser faladores, eles podem estar presos. O presidente tem que parar o tipo e encorajar o outro.

10. Siga o procedimento:

Uma organização - ou a lei - pode exigir que um determinado procedimento seja seguido. O presidente precisa conhecê-lo e implementá-lo.

11. Mantenha tempo:

O encontro deve começar no horário, cobrir a agenda com tempo proporcional a todos os problemas e fechar no prazo. Na prática, os itens iniciais recebem muito tempo e os últimos itens são apressados.

12. Não fale mais do que 20% do tempo:

Ele tem que ligar os vários itens e direcionar os membros. Por isso, ele é o líder da conversa. Mas a experiência diz que, em nome da justiça, 20% é o limite para sua fala.

13. Responda ao humor:

Este é realmente o ponto crucial da tarefa. O presidente pode definir o clima, e se algum evento ou a palestra de um membro definir um mau humor, ele precisa transformá-lo. Ele pode usar humor, até mesmo um desvio, e estender toda a sua personalidade para manter o humor correto. As decisões são tomadas quando os membros estão prontos para eles.

14. Intervir em disputas:

Se os membros disputarem entre si, o presidente tem que intervir e trazê-los para a pista.

15. Providencie a gravação adequada:

Os procedimentos de uma reunião devem ser registrados de fato. O presidente tem que garantir isso durante o encontro. O trabalho deve ser com uma pessoa competente e ele pode ter que ser supervisionado. Ele deve sentar perto do presidente.

16. Atender aos presentes:

Ele tem que se concentrar naqueles que estão presentes e não naqueles que estão ausentes. Isso se aplica especialmente para iniciar um encontro com baixa frequência. Naturalmente, o encontro pode exigir um quórum (freqüência mínima necessária).

17. Lidar com questões pontuais:

Ele tem que ter o conhecimento e a presença de espírito para lidar com questões que surgem durante o encontro, especialmente quando o encontro está aberto a novos problemas com a permissão dele.

18. Diga "não" com tato:

Usando analogias, citações, precedentes, bom senso e boa vontade, o presidente tem que lidar com questões indesejáveis. (Um membro do Senado uma vez propôs: “A guerra acabou, devemos reduzir o exército à metade.” A presidente respondeu: “E devemos ao mesmo tempo resolver que o inimigo também deve reduzir seu exército à metade.”)

19. Depois do encontro:

O presidente deve providenciar para que sejam tomadas medidas de acompanhamento oportunas para cumprir as obrigações decorrentes das decisões tomadas. Ele deve ter os minutos escritos e verificados.

Papel dos participantes em uma reunião:

1. Faça lição de casa:

Uma vez que o objetivo de um encontro é conhecido, o participante deve visualizar seu papel e coletar informações e insumos para uso no encontro para torná-lo produtivo. Ele / ela pode consultar outros membros para alocar funções.

2. Seja pontual:

Nós na Índia temos que enfatizar especialmente a necessidade de estar na hora certa. Nossos trens, ônibus e aviões funcionarão no horário quando aprendermos a ser pontuais para reuniões de rotina.

3. Participe ativamente:

Um membro deve ouvir atentamente (para que ele possa resumir o que está sendo dito). Ele deve planejar o que falar e dizer de forma concisa e precisa.

4. Fórmula PREP:

Ele deveria ser racional e vigoroso. PREP significa:

Indique sua posição

Razão com isso

Dar exemplos

Reafirme sua posição

5. Mostre seu talento:

Um encontro é uma oportunidade para mostrar o talento e obter crédito por dar idéias úteis.

6. Tome a iniciativa:

Pode haver ocasiões em que um membro possa propor uma moção ou segundo uma moção quando parecer correto. Isso requer rapidez. Francis Bacon diz: "A conferência faz um homem pronto".

7. Siga as regras:

Ele deveria falar quando permitido. Ele deve evitar conversas cruzadas.

8. Assuma a responsabilidade:

Quando as tarefas estão sendo atribuídas, um membro deve se apresentar para assumir responsabilidades adequadas. Se uma tarefa é atribuída a ele, então uma aceitação voluntária é também um sinal de dinamismo.

9. Discordo agradavelmente:

Todas as diferenças devem ser expressas com cortesia e um sentimento amigável.

10. Ajudar a orientar o encontro:

Se a reunião está saindo da pista, ele / ela pode lembrar o presidente para mantê-lo em curso.

11. Mantenha-se relacionado à discussão anterior:

Qualquer contribuição para a reunião deve ser feita no contexto da discussão anterior. Uma ideia que já foi proposta não precisa ser repetida, mas pode-se modificá-la ou melhorá-la.

12. Envolva-se:

O membro deve, em seu interesse pessoal, estar envolvido no coletivismo. Um bom participante se torna um bom líder - assim como um bom soldado é um bom general.