Papel do Presidente e dos Participantes na Condução de uma Reunião de Negócios
Papel do Presidente e dos Participantes na Condução de uma Reunião de Negócios!
Na realização de uma reunião, se uma reunião for considerada necessária, sua finalidade, seu objetivo deve ser claro. É uma exigência legal, uma rotina ou uma necessidade do tempo?
Somente as partes essenciais devem ser chamadas, e todas as pessoas necessárias devem ser chamadas. Às vezes, há pessoas de fora da organização que são convocadas para uma reunião - o auditor, o advogado, etc. A ligação para participar deve ser clara, oportuna e sob a devida autoridade. O tempo deve ser fixado de acordo com a ocasião e a conveniência dos membros. Além disso, a duração deve ser suficiente, mas não muito longa. É preciso selecionar um local adequado para segurá-lo. O lugar pode ter que estar preparado para o encontro. Para alcançar o objetivo da reunião, o coordenador deve visualizar os pontos específicos sobre os quais deve haver uma discussão. Mais uma vez ele / ela tem que definir a maneira de discussão - informativa, consultiva ou persuasiva.
Papel do Presidente em uma Reunião:
1. Assuma a responsabilidade geral pelo processo:
Uma vez que o convocador tenha estabelecido (geralmente em consulta com o presidente) a agenda do encontro, o presidente deve ver que a agenda e o objetivo são cumpridos no encontro.
2. Certifique-se de que ele é competente:
Ele deve aceitar presidir o encontro somente se ele se sentir competente para executá-lo. O post do presidente é frequentemente alternado.
3. “Não faça você mesmo”:
O presidente está lá principalmente para encorajar uma discussão, não fornecer tudo. Sua habilidade é fazer com que os membros sintam que decidiram coletivamente questões.
4. Uso de verbos diretivos:
O presidente pode usar verbos estimulantes para fazer com que os membros forneçam os insumos necessários ao encontro: substanciar, evidenciar, encurtar, reformular, classificar, definir, explicar, elaborar, ilustrar, revisar, descrever, resumir, reformular, simplificar.
5. Use nomes:
Ele pode obter mais dos membros usando seus nomes para abordá-los para gerar intimidade (de acordo com a cultura e os costumes predominantes).
6. “Seja um guarda de trânsito”:
O presidente tem que direcionar o tráfego de idéias. Ele não deve ser defensivo (um goleiro) ou um pregador (palestrante).
7. Indique o objetivo:
No início do encontro, ele deve declarar o propósito e novamente a introdução de cada novo item da agenda, de modo que os membros sejam claros sobre o que devem fazer - examinar, sugerir ou aceitar.
8. “Não revele sua preferência”:
O presidente deve reservar sua opinião para o final.
9. Restringir a conversa ao assunto:
Os membros podem ser faladores, eles podem estar presos. O presidente tem que parar o tipo e encorajar o outro.
10. Siga o procedimento:
Uma organização - ou a lei - pode exigir que um determinado procedimento seja seguido. O presidente precisa conhecê-lo e implementá-lo.
11. Mantenha tempo:
O encontro deve começar no horário, cobrir a agenda com tempo proporcional a todos os problemas e fechar no prazo. Na prática, os itens iniciais recebem muito tempo e os últimos itens são apressados.
12. Não fale mais do que 20% do tempo:
Ele tem que ligar os vários itens e direcionar os membros. Por isso, ele é o líder da conversa. Mas a experiência diz que, em nome da justiça, 20% é o limite para sua fala.
13. Responda ao humor:
Este é realmente o ponto crucial da tarefa. O presidente pode definir o clima, e se algum evento ou a palestra de um membro definir um mau humor, ele precisa transformá-lo. Ele pode usar humor, até mesmo um desvio, e estender toda a sua personalidade para manter o humor correto. As decisões são tomadas quando os membros estão prontos para eles.
14. Intervir em disputas:
Se os membros disputarem entre si, o presidente tem que intervir e trazê-los para a pista.
15. Providencie a gravação adequada:
Os procedimentos de uma reunião devem ser registrados de fato. O presidente tem que garantir isso durante o encontro. O trabalho deve ser com uma pessoa competente e ele pode ter que ser supervisionado. Ele deve sentar perto do presidente.
16. Atender aos presentes:
Ele tem que se concentrar naqueles que estão presentes e não naqueles que estão ausentes. Isso se aplica especialmente para iniciar um encontro com baixa frequência. Naturalmente, o encontro pode exigir um quórum (freqüência mínima necessária).
17. Lidar com questões pontuais:
Ele tem que ter o conhecimento e a presença de espírito para lidar com questões que surgem durante o encontro, especialmente quando o encontro está aberto a novos problemas com a permissão dele.
18. Diga "não" com tato:
Usando analogias, citações, precedentes, bom senso e boa vontade, o presidente tem que lidar com questões indesejáveis. (Um membro do Senado uma vez propôs: “A guerra acabou, devemos reduzir o exército à metade.” A presidente respondeu: “E devemos ao mesmo tempo resolver que o inimigo também deve reduzir seu exército à metade.”)
19. Depois do encontro:
O presidente deve providenciar para que sejam tomadas medidas de acompanhamento oportunas para cumprir as obrigações decorrentes das decisões tomadas. Ele deve ter os minutos escritos e verificados.
Papel dos participantes em uma reunião:
1. Faça lição de casa:
Uma vez que o objetivo de um encontro é conhecido, o participante deve visualizar seu papel e coletar informações e insumos para uso no encontro para torná-lo produtivo. Ele / ela pode consultar outros membros para alocar funções.
2. Seja pontual:
Nós na Índia temos que enfatizar especialmente a necessidade de estar na hora certa. Nossos trens, ônibus e aviões funcionarão no horário quando aprendermos a ser pontuais para reuniões de rotina.
3. Participe ativamente:
Um membro deve ouvir atentamente (para que ele possa resumir o que está sendo dito). Ele deve planejar o que falar e dizer de forma concisa e precisa.
4. Fórmula PREP:
Ele deveria ser racional e vigoroso. PREP significa:
Indique sua posição
Razão com isso
Dar exemplos
Reafirme sua posição
5. Mostre seu talento:
Um encontro é uma oportunidade para mostrar o talento e obter crédito por dar idéias úteis.
6. Tome a iniciativa:
Pode haver ocasiões em que um membro possa propor uma moção ou segundo uma moção quando parecer correto. Isso requer rapidez. Francis Bacon diz: "A conferência faz um homem pronto".
7. Siga as regras:
Ele deveria falar quando permitido. Ele deve evitar conversas cruzadas.
8. Assuma a responsabilidade:
Quando as tarefas estão sendo atribuídas, um membro deve se apresentar para assumir responsabilidades adequadas. Se uma tarefa é atribuída a ele, então uma aceitação voluntária é também um sinal de dinamismo.
9. Discordo agradavelmente:
Todas as diferenças devem ser expressas com cortesia e um sentimento amigável.
10. Ajudar a orientar o encontro:
Se a reunião está saindo da pista, ele / ela pode lembrar o presidente para mantê-lo em curso.
11. Mantenha-se relacionado à discussão anterior:
Qualquer contribuição para a reunião deve ser feita no contexto da discussão anterior. Uma ideia que já foi proposta não precisa ser repetida, mas pode-se modificá-la ou melhorá-la.
12. Envolva-se:
O membro deve, em seu interesse pessoal, estar envolvido no coletivismo. Um bom participante se torna um bom líder - assim como um bom soldado é um bom general.