Processo de Compra e Manuseio de Mercadorias (6 Estágios)

A compra e manutenção de mercadorias é uma parte vital da implementação de planos de mercadorias.

Este é um processo passo a passo e envolve as seguintes etapas:

(i) Coletando informações,

(ii) Selecionando fornecedores,

iii) Avaliação de mercadorias,

(iv) Negociação com fornecedores,

v) Compra de mercadorias,

(vi) Receber e estocar mercadorias,

(vii) Reordenar e

(viii) reavaliação, conforme mencionado na figura 11.1

Estas etapas são explicadas em detalhes abaixo:

1. Coleta de Informações:

Este é um primeiro passo do processo de compra e manuseio de mercadorias. Uma vez definidos os planos gerais de mercadorias da empresa, são necessárias informações exatas sobre as necessidades atuais do mercado e possíveis fornecedores.

Isto é essencial como um varejista antes de comprar mercadorias gostaria de saber:

(i) O que os consumidores estão procurando,

(ii) Onde os fornecedores estão localizados e qual é a sua boa vontade no mercado, e

(iii) O que seus concorrentes estão oferecendo. Depois de entender esses aspectos, o varejista estará em posição de decidir o que quer comprar e de quem.

Para coletar informações, um varejista / comprador tem várias fontes possíveis definidas como fontes internas e externas.

Depende do varejista (comprador) qual fonte ele gostaria de escolher. Normalmente, os varejistas globais dependem de fontes internas e externas para ter uma melhor imagem dos requisitos dos consumidores. Sem dúvida, a fonte mais valiosa é o "estudo dos consumidores". Varejistas globais como Wall Mart, Spencer e Noodle Ki Doodle têm divisões adequadas de estudo do consumidor que monitoram continuamente os estilos de vida dos consumidores, seus hábitos de vida e suas mudanças demográficas, a fim de estudar diretamente a demanda do consumidor.

Os fornecedores (fabricantes e atacadistas), por outro lado, fazem suas próprias projeções sobre as vendas futuras e a demanda do mercado, enquanto finalizam o "acordo de compra" com os varejistas. Os fornecedores apresentam essas projeções através de gráficos de pizza, diagramas de barras e vários gráficos de duas e / ou três dimensões.

Eles também informam aos varejistas quanto apoio promocional será fornecido a eles, o que pode ter grande impacto na decisão de compra dos varejistas. Mas os varejistas precisam entender uma coisa: eles são aqueles que precisam interagir com os clientes e são responsáveis ​​por satisfazer as necessidades do mercado-alvo. Portanto, eles não devem depender apenas das projeções dos fornecedores, mas podem usá-los como referência.

Como os varejistas são totalmente responsáveis ​​por projeções completas de vendas e planos de mercadorias em sua própria categoria, eles devem direcionar os funcionários de vendas para obter uma visão da demanda potencial dos clientes visitando fornecedores, conversando com especialistas em vendas e observando o comportamento do consumidor. Além desses dados fornecidos por associações comerciais, podem ser consultados projetos de órgãos governamentais como os boletins ASSOCHAM, FICCI. A Internet também se tornou uma fonte vital para coletar informações e também economiza tempo.

Os varejistas podem usar informações coletadas para tomar decisões de mercadorias sobre (i) mercadorias básicas e (ii) mercadorias de moda. As fontes acima mencionadas são suficientes para ter uma imagem sobre a mercadoria básica, mas para mercadorias de moda que mudam com freqüência, uma mistura de fontes internas e externas pode ser usada.

2. Selecionando Fornecedores:

Depois de coletar as informações sobre as demandas dos consumidores, o próximo passo é selecionar as fontes de mercadorias e interagir com elas para selecionar os possíveis fornecedores.

Para selecionar fornecedores, os varejistas geralmente têm três alternativas:

(i) fornecedores de propriedade da empresa:

Como o próprio nome indica, esses fornecedores são de propriedade da própria empresa. Grandes varejistas têm suas próprias operações de manufatura ou atacado. Eles trabalham apenas para varejistas particulares e fornecem de acordo com suas necessidades.

ii) Fornecedor externo amplamente utilizado:

Esse tipo de fornecedor não pertence ao varejista, mas é usado com frequência por ele. O varejista está comprando mercadorias por muito tempo e está ciente da qualidade e dos serviços oferecidos por ele.

(iii) Fornecedor externo, não utilizado:

Este tipo de retalhista não foi utilizado pelo retalhista porque é um novo operador ou o retalhista não adquiriu nada dele até agora. Portanto, a qualidade que ele oferece não pode ser conhecida antecipadamente. Os varejistas podem usar qualquer tipo de fornecedor conforme suas necessidades, orçamento e área de operações, ou podem usar uma combinação deles. Grandes varejistas geralmente lidam com todos os tipos de fornecedores. Portanto, depois de selecionar a categoria de fornecedor, um varejista deve interagir com eles sobre os termos e condições de compra.

Os seguintes pontos devem ser considerados ao selecionar os fornecedores:

(i) Goodwill do vendedor no mercado.

(ii) Garantia e / ou ofertas de garantia.

(iii) Qual fornecedor oferece mercadorias com o menor custo total?

(iv) Qualidade oferecida pelo fornecedor

(v) O fornecedor fornecerá armazenamento de transporte e outras instalações?

(vi) A linha de produtos do fornecedor é conservadora ou inovadora?

(vii) O fornecedor está oferecendo a compra de crédito?

(viii) Qual suporte promocional é fornecido pelo fornecedor?

(ix) A marcação será suficiente?

(x) O fornecedor está interessado ou estará disponível para relações de longo prazo?

(xi) O vendedor cumprirá o que ele concordou?

(xii) O fornecedor fornecerá direitos de venda condicionais / exclusivos?

(xiii) Quão rápido os pedidos serão entregues?

3. Avaliação de Mercadorias:

Depois de decidir sobre a origem da mercadoria, o próximo passo é avaliar a qualidade da mercadoria do fornecedor.

Aqui, um varejista é encontrado nas seguintes situações:

(i) se todo o lote deve ser examinado, ou

(ii) As compras devem ser feitas apenas na descrição do fornecedor.

O varejista, depois de interagir com os fornecedores, deve avaliar a mercadoria sob consideração de compra. Deveria cada unidade de mercadoria ser examinada? Ou itens devem ser comprados
apenas com base na descrição e demonstrações apresentadas pelos fornecedores.

Para avaliar itens de mercadorias, o varejista tem três opções em mãos:

1. Inspeção

2. Amostragem e

3. Descrição

Qual método deve ser seguido depende das características dos itens, custo e frequência de compra. A inspeção é um processo de examinar minuciosamente cada item da mercadoria antes da aquisição da mercadoria e também após a entrega. Jóias (diamante, ouro, platina e outras pedras preciosas) é um dos exemplos onde o varejista inspeciona todos os itens de compra.

A técnica de amostragem é usada quando o varejista está comprando itens regularmente em grande quantidade, que é perecível, quebrável ou dispendioso. Portanto, o varejista usa o método Acceptance Sampling. É a abordagem “no meio da estrada” que exerce controle sobre o estoque recebido sem passar pela inspeção de 100%. Significa simplesmente aceitar ou rejeitar o sortimento de mercadorias do fornecedor.

Aqui a decisão é tomada sem passar pela inspeção de 100% do lote inteiro. É um compromisso entre nenhuma inspeção e 100% de inspeção. Ele tem duas classificações principais de planos de aceitação: primeiro por atributos ("ir, não-ir") e em segundo por variáveis.

A compra de descrição é um processo de compra de mercadorias em que um varejista solicita os itens de mercadoria depois de passar pelo catálogo ilustrado do fornecedor, mencionando as características do produto, preço, tamanho e outros detalhes relevantes. Por exemplo, um varejista pode encomendar itens de alimentos e roupas de um catálogo ou site da empresa em questão. Ao receber os itens, eles são contados apenas para o tamanho do pedido correspondente.

4. Negociação:

Uma vez que o varejista tenha avaliado a qualidade da mercadoria e outros recursos, ele negocia com o fornecedor pelo seu preço e consequentes termos e condições. Ambas as partes se ouvem com atenção e fazem perguntas onde quer que surjam dúvidas. Os termos e condições são então decididos e o contrato é feito envolvendo o valor total a ser pago pelo varejista, data de entrega, condições de entrega e outros aspectos legais. Um varejista durante a negociação também fala sobre as condições para a reordenação.

Na fase de Negociação, o varejista negocia com o fornecedor os descontos e condições de compra disponíveis. Um varejista gostaria de saber qual será o desconto adicional se optar por comprar a granel. O que é desconto em dinheiro? O que está negociando desconto etc? Existe algum desconto fora de temporada? Uma vez que a mercadoria é negociada por sua qualidade, quantidade e preço, o varejista faz o pedido e conclui o exercício de compra pagando o valor devido. O varejista leva o título dos itens imediatamente após a compra.

5. Compra de Mercadorias:

Depois de negociar os termos e condições e o preço acordado, um varejista, depois de colocar o tamanho do pedido (quantidade e qualidade de cada grupo de mercadorias), paga o dinheiro inicial conforme o contrato. Os grandes varejistas geralmente fazem o pedido e pagam as contas on-line por meio de intercâmbio eletrônico de dados (EDI) e planejamento de inventário de resposta rápida (QR), pequenos varejistas devido a fontes limitadas, concluem a compra manualmente.

Eles preenchem o formulário de pedido e depositam-no pessoalmente ou por meio de postagem. Com o avanço tecnológico e o fácil acesso à instalação da Internet, os varejistas fazem seus pedidos on-line. Os pequenos varejistas que estão associados a grandes fornecedores também pagam suas contas e processam pedidos por meio de sistemas EDI e QR, de acordo com as questões políticas.

6. Adquirindo Mercadorias:

Isso significa que, depois de pagar pelas faturas, o varejista deve receber a mercadoria e armazená-la corretamente. Ao adquirir a mercadoria, o varejista recebe fisicamente os itens, conta os suprimentos, paga as faturas, marca os itens, exibe os itens e armazena os godowns / warehouses para evitar furtos e danos. No caso de compra centralizada, as mercadorias são recebidas por escritório regional / armazém central e, em seguida, transferidas para cadeias de lojas de acordo com os requisitos e a ordem recebida por elas.

Depois de pagar as contas dos fornecedores, o varejista faz a provisão de como e onde os itens devem ser recebidos e estocados. Os itens devem ser fornecidos diretamente para a loja ou depósito, são mencionados no momento da negociação e pagamentos de mercadorias.

Uma vez que os itens são recebidos, o próximo passo do varejista é garantir que os itens sejam estocados corretamente. Às vezes, pode levar muito tempo para chegar do depósito até a loja, portanto, quando os pedidos são recebidos, eles devem ser verificados quanto a sua quantidade e qualidade. As faturas devem ser cuidadosamente verificadas quanto à sua descrição e quantidade impressa, para evitar qualquer confusão com o fornecedor posteriormente.

Quando a mercadoria tiver sido adquirida e estocada, ela será emitida para a (s) loja (s) sempre que houver demanda. Portanto, o varejista deve estar atento às mercadorias emitidas e aos itens deixados no estoque. Sempre que o nível de estoque chega perto do nível de pedido, os produtos são pedidos para novos suprimentos.

Depois que um plano de mercadorias é implementado, ele deve ser reavaliado em intervalos regulares de tempo, monitorando de perto o plano de implementação com o objetivo de satisfazer os consumidores.

No caso de compra central, o gerenciamento de distribuição é a chave para armazenar o desempenho. Compradores / funcionários preocupados devem tomar cuidado ao transferir mercadorias para cadeias de lojas ou armazéns.

As seguintes precauções devem ser tomadas neste estágio:

(i) Inspecione as faturas fisicamente por sua precisão. Assim que as faturas forem assinadas e pagas, o fornecedor não será responsável por qualquer perda em trânsito ou em caso de itens perdidos. Portanto, quando os pedidos são recebidos, eles devem ser cuidadosamente verificados quanto ao tamanho do pedido feito e qualquer quebra / furto durante o trânsito.

(ii) Ao descarregar mercadorias, tome precauções para que suas embalagens não estraguem. Além disso, mantenha os itens à distância e no local apropriado, já que o descarregamento geralmente causa quebra e mistura de itens um com o outro.