Reuniões: Tipos, Propósito, Vantagens e Desvantagens

Reuniões: Tipos, Propósito, Vantagens e Desvantagens!

Uma reunião é uma reunião de (geralmente) três ou mais pessoas para trocar informações de maneira planejada e discutir questões estabelecidas antes delas para chegar a decisões, resolver problemas, etc.

Uma reunião pode ser formal ou informal. No que diz respeito a uma reunião formal, são estabelecidas regras para convocá-lo e conduzi-lo, com um registro escrito de seus procedimentos. Requer um aviso que é uma chamada, um convite para participar.

Tem uma agenda ou lista de coisas para lidar, e o resultado é sistematicamente escrito em forma de minutos. Uma reunião informal pode ocorrer sem qualquer aviso por escrito, por exemplo, uma reunião do sindicato de funcionários no refeitório para discutir um piquenique.

Uma reunião tem um convocador que a chama e um líder ou presidente que a dirige.

Tipos de reunião:

As reuniões são basicamente de três tipos:

(i) Informativo, onde o objetivo é dar informações aos participantes sobre um novo esquema, produto, etc.

(ii) Consultivo, em que os membros são consultados para resolver um problema.

(iii) Executivo, no qual as decisões são tomadas por aqueles com poderes para fazê-lo.

Na prática, a maioria das reuniões serve mais propósitos do que um. Algumas classificações adicionais de reuniões são - reunião para fins de negociação, reunião para dar instruções, etc.

Objetivo de uma reunião:

Os propósitos de realizar reuniões são listados aqui em uma forma de esqueleto:

Para chegar a uma decisão / acordo comum

Para resolver um problema

Para entender uma situação, troque ideias e experiências

Para informar, explicar, apresentar ideias

Para dar e obter feedback sobre novas ideias

Para dar treinamento

Para planejar e se preparar para a ação

Para resolver diferenças e mal entendidos

Para gerar entusiasmo e buscar cooperação

Para rever o desempenho passado e avaliá-lo

Para criar um sentimento de continuidade e solidariedade no trabalho de um corpo.

Nesta era mecânica, união é força e trabalho conjunto é feito por meio de reuniões. Estima-se que, em todo o mundo, milhões de reuniões são realizadas todos os dias, e seu número e utilidade estão aumentando.

É por isso que, embora muitas observações negativas sejam feitas sobre o uso de reuniões; No geral, achamos que a reunião é um dispositivo útil de tomada de decisões e ações coletivas.

Vantagens das Reuniões:

(i) Economize tempo:

Como é possível encontrar um número de pessoas por vez de forma interativa, uma reunião pode economizar tempo.

ii) Grupos de endereçamento:

Pode-se dividir as audiências de acordo com seu histórico e necessidade, e resolvê-las grupo a grupo.

(iii) lidar com a explosão da informação:

Novas tecnologias e novos regulamentos estão chegando de forma rápida e espessa. As reuniões nos permitem lidar com essa situação.

(iv) apoio social e emocional:

Os membros recebem apoio pessoal um do outro quando se encontram e trocam ideias.

(v) Sentimento de ser consultado:

Os membros têm a sensação de terem sido consultados e isso é útil para obter sua cooperação inteligente e voluntária.

(vi) funcionamento democrático:

A democracia visa alcançar o bem-estar de todas as pessoas através do envolvimento de todas as pessoas. Isso é possível através de reuniões.

(vii) desenvolvimento de ideias:

As ideias são sistematicamente fertilizadas, analisadas e melhoradas por um grupo.

(viii) Desafiando desordeiros:

Pela coletividade de forças construtivas, os encrenqueiros podem ser isolados em uma reunião e a ação positiva começa. Os oponentes de um plano têm um fórum para expressar sua oposição, que pode ser superada perante um grupo de pessoas solidárias.

(ix) decisões mais ousadas:

Coletivamente, podemos tomar decisões mais aventureiras por causa da força unida.

(x) Vários grupos de interesse representados:

Em uma reunião, muitos grupos de interesse podem ser representados e as minorias também podem receber a devida atenção.

(xi) Prevenindo erros:

Uma reunião ajuda a evitar erros por um foco coletivo e multifacetado em questões.

Desvantagens:

1. Demorado:

As reuniões exigem que um número de pessoas se reúnam ao mesmo tempo e lugar. Isso custa tempo porque outro trabalho deve ser reservado para o bem da reunião.

2. Incapacidade de chegar a uma decisão:

Assim como “duas cabeças pensam melhor do que uma”, também é verdade que “muitos cozinheiros estragam a sopa”. A multiplicidade de pontos de vista e a teimosia pessoal dos membros podem impedir que uma reunião tome uma decisão que um diretor executivo possa tomar sozinho.

3. Falta de seriedade:

Muitas reuniões sofrem com a desvantagem de que os membros vêm despreparados e sentem que os outros vão pensar e conversar. Eles sentem que podem pegar uma carona. “O trabalho de todo mundo não é trabalho de ninguém.”

4. Presidência Inexpert:

Assim como um avião é dirigido por um piloto, uma reunião é pilotada pelo presidente. Sua falta de habilidade e falhas / preconceitos pessoais podem falhar em uma reunião.

5. caro:

As reuniões são dispendiosas - elas exigem um lugar, papelada, comunicação prévia e viagens dos participantes.

6. Aberto para interrupção:

Uma reunião é propensa a ser interrompida por um elemento que se opõe ao seu objetivo. Há momentos em que a recusa de um passageiro em se ajustar atrasa o voo inteiro. O mesmo para as reuniões. O espírito de dar e receber pode estar faltando em alguns participantes.