Como melhorar a comunicação dentro de sua organização? (17 maneiras)

Algumas das maneiras de melhorar a comunicação dentro de sua organização são as seguintes:

1. Clareza de Propósito:

Em primeiro lugar, devemos ser claros sobre o que queremos comunicar. Isso requer um planejamento cuidadoso. Alguém disse muito bem: “O maior erro na comunicação é acreditar que isso acontece”. Deve-se ter em mente que toda comunicação é um resultado de pensar com antecedência e planejar o que deve ser transmitido a quem, de que maneira e quando. Nenhuma comunicação significativa ocorre de improviso ou aleatoriamente.

2. Atenda à cabeça e ao coração:

O envolvimento emocional é tão importante quanto a informação quando se trata de atrair um público e motivar o ouvinte a mudar. Uma resposta emocional aumentará o tempo e a energia que um ouvinte passa pensando na mensagem. Além disso, as decisões alcançadas logicamente são fortalecidas se a decisão também for emocionalmente compensadora. O foco deve estar nas necessidades do receptor.

3. Compartilhamento de Atividade:

A comunicação efetiva é responsabilidade de todas as pessoas da organização. Eles podem estar em qualquer nível - gerencial ou não-gerencial. Todos eles têm que trabalhar em direção a um objetivo comum. Significa, portanto, que todos eles, de formas diferentes, participam do processo de comunicação. É por isso que os gerentes são aconselhados a consultar os outros sempre que necessário. Uma prática útil é lembrar os títulos "Para Ação" e "Para Informações" quando as comunicações estão sendo planejadas.

4. Uso de símbolos:

Tem sido repetidamente dito que a comunicação é realizada através de um conjunto de símbolos mutuamente compreendidos. Isso significa que tanto a codificação quanto a decodificação devem ser feitas através de símbolos familiares ao remetente e ao receptor.

É por isso que os gerentes, e especialmente o pessoal especializado, são aconselhados a evitar o uso de vocabulário ou jargão altamente técnico que é entendido apenas dentro de um grupo estritamente limitado. Eles devem lembrar que, além de seu vocabulário técnico, há uma linguagem comumente entendida que não cria nenhum problema de comunicação.

5. Concentrando-se nas necessidades do receptor:

Sempre que nos comunicamos, devemos ter em mente as necessidades do receptor da mensagem ou informação. Deve ser nosso esforço para ver que qualquer mensagem ou informação que enviamos deve ser de valor para o receptor. Essa consciência de nossa parte o tornará mais receptivo.

6. Uso de Feedback:

Uma autoridade de renome no comportamento organizacional diz: “Use feedback”. A comunicação é completa somente quando a mensagem é entendida pelo receptor. Nunca podemos saber se ele entendeu a mensagem, a menos que recebamos o feedback.

Muitos problemas de comunicação surgem devido a mal-entendidos e imprecisões. Podemos evitar esses problemas fazendo perguntas, solicitando uma resposta à nossa carta, e encorajando o receptor a dar suas reações à mensagem.

7. Escuta:

A comunicação não pode ser eficaz a menos que o receptor ouça com atenção devida ou antecipadamente. Além disso, mostra que a comunicação é uma responsabilidade conjunta do remetente e do destinatário. A escuta participativa é uma condição essencial para uma comunicação eficaz.

8. Controle de Emoções:

É muito triste notar que nem sempre nos comunicamos de uma maneira totalmente racional. Nosso raciocínio é muitas vezes obscurecido por sentimentos negativos ou emoções. O resultado é que todos os tipos de mal-entendidos surgem devido à codificação carregada de emoção da mensagem ou má interpretação da mensagem recebida no nível de decodificação. É por isso que os especialistas modernos em administração nos aconselham a exercer autocontrole. Emoções, especialmente emoções negativas, podem simplesmente prejudicar a comunicação.

9. Polidez de Maneiras:

Na comunicação, o tom de voz, a escolha da linguagem e a congruência ou conexão lógica entre o que é dito e como é dito influenciam a reação do receptor. É por isso que os gerentes são hoje aconselhados a evitar o autoritarismo ou, em outras palavras, a exercer autoridade com graça. Polidez gera polidez e incentiva a comunicação participativa envolvendo pessoas em todos os níveis. Uma comunicação verdadeiramente eficaz baseia-se na polidez e delicadeza.

10. Eliminação de ruído:

Todo esforço possível deve ser feito para eliminar o elemento de ruído que distorce a comunicação no estágio de transmissão. Qualquer coisa que corra mal com o equipamento de som ou qualquer distúrbio na linha de transmissão está estragando a comunicação.

11. Esclarecimento das premissas:

Nenhuma comunicação eficaz pode ser baseada em suposições. Todo esforço deve ser feito para esclarecer suposições e ter uma imagem clara e positiva do receptor de nossa mensagem. Da mesma forma, o receptor também deve se livrar de todas as suposições sobre o remetente.

12. Evitar Ambigüidades:

Conotações e ambiguidades levam a problemas semânticos. O remetente da mensagem deve ter cuidado para ver que o receptor não precisa ir além do texto da mensagem. Portanto, é aconselhável usar palavras e expressões explícitas. E palavras com duplo sentido também devem ser evitadas.

13. Antecedentes Socio-psicológicos dos Comunicadores:

Todos os comunicadores eficazes têm o cuidado de compreender o contexto sócio-psicológico dos receptores de suas mensagens. A regra de ouro é "Primeiro entenda, então entenda-se".

14. Integralidade da Mensagem:

Uma mensagem efetiva é uma mensagem completa. O receptor não deve ficar adivinhando. Isso pode levar a mal-entendidos. Uma mensagem completa contém todos os fatos e números necessários.

15. Concisão de Expressão:

Completude não significa inclusão de detalhes ou desvios desnecessários. Uma mensagem eficaz é concisa e clara. Para este propósito, o remetente deve ser lúcido e focado adequadamente em sua visão.

16. Linguagem Corporal Cordial:

Este ponto é especialmente importante para a comunicação oral face a face. Devemos ter cuidado para ver que mantemos a postura correta, incluindo confiança e polidez, contato visual e, na medida do possível, gestos agradáveis. E a linguagem corporal positiva é baseada em sentimentos positivos.

17. Comandos Atenção:

Ao demonstrar o quão relevante é a mensagem para o receptor e levá-lo a perceber sua utilidade ao afirmar que ela é compatível com as crenças dos ouvintes, a comunicação pode ser eficaz. A atenção é muito necessária para garantir que todos os detalhes relevantes sejam incluídos de maneira correta e clara.