Comunicação Formal: Significado, Características, Limitações e Tipos de Vantagens
A comunicação formal refere-se ao intercâmbio de informações oficialmente. O fluxo de comunicação é controlado e é um esforço deliberado. Isso permite que as informações cheguem ao local desejado sem qualquer obstáculo, a um custo pequeno e de maneira adequada. Isso também é conhecido como 'Through Proper Channel Communication'.
Características
A seguir estão as principais características da comunicação formal:
(1) Escrita e Oral:
A comunicação formal pode ser escrita e oral. Os trabalhos diários são tratados por meio de comunicação oral, enquanto os assuntos de política exigem comunicação por escrito.
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(2) Relações formais:
Esta comunicação é adotada entre os funcionários onde as relações formais foram estabelecidas pela organização. O emissor e o receptor têm algum tipo de relacionamento organizacional.
(3) Caminho prescrito:
A comunicação tem que passar por um canal definido enquanto se move de uma pessoa para outra. Por exemplo, para transmitir os sentimentos de um trabalhador ao gerente, a ajuda do encarregado deve ser procurada.
(4) Mensagem Organizacional:
Este canal está preocupado apenas com as mensagens organizacionais autorizadas e as mensagens pessoais estão fora de sua jurisdição.
(5) Esforço Deliberado:
Este canal de comunicação não é estabelecido automaticamente, mas o esforço tem que ser feito para sua criação. É decidido manter em vista os objetivos da organização.
Vantagens
A comunicação formal tem as seguintes vantagens:
(1) Manutenção da Autoridade dos Diretores:
A comunicação formal mantém relações constantes entre os superiores e subordinados como resultado de quem a dignidade da linha superior é mantida. Conseqüentemente, é conveniente controlar os subordinados e fixar sua responsabilidade, o que é absolutamente necessário para um controle eficaz e bem-sucedido.
(2) Comunicação Clara e Eficaz:
Na comunicação formal, há um contato direto entre os gerentes e os subordinados. Ambos entendem a capacidade, hábitos, sentimentos, etc. um do outro. Os gerentes sabem quando e sob quais condições seus subordinados precisam de informações. Desta forma, esta comunicação é capaz de disponibilizar informações oportunas. Por isso, é claro e eficaz.
(3) Fluxo Ordenado de Informações:
A informação tem que passar por uma rota definida de uma pessoa para outra. Portanto, o fluxo de informações é sistemático.
(4) Conhecimento Fácil da Fonte de Informação:
Neste tipo de comunicação, a fonte de cada informação pode ser facilmente localizada.
Limitações
A seguir estão as desvantagens ou limitações da comunicação formal:
(1) Sobrecarga de trabalho:
Em uma organização empresarial moderna, muitas informações, muitas mensagens e outras coisas precisam ser comunicadas. Sob a comunicação formal, eles são encaminhados através de um canal definido e isso consome muito do tempo dos superiores e, portanto, algumas outras obras importantes são deixadas desacompanhadas.
(2) distorção da informação:
Esse método pode ser um obstáculo no fluxo de informações. Às vezes, a distância entre o remetente e o receptor é tão grande que a informação tem que passar por muitas mãos e, quando chega ao receptor, fica distorcida. Assim, ele não atende ao seu propósito.
(3) Oficiais Indiferentes:
Os oficiais não prestam muita atenção às sugestões e reclamações dos subordinados. Nesse caso, um subordinado pode perder sua fé na eficácia da comunicação.
Tipos de comunicação formal
A comunicação formal é de dois tipos:
(1) comunicação vertical:
(i) Comunicação descendente
(ii) Comunicação Ascendente
(2) Comunicação Horizontal. Todos esses tipos foram esclarecidos no diagrama a seguir:
(Comunicação descendente) (comunicação horizontal) (comunicação ascendente)
(1) Comunicação Vertical
A comunicação vertical é dos dois tipos a seguir:
(i) Comunicação descendente:
A comunicação pela hierarquia superior com seus subordinados é chamada de comunicação descendente. Esta comunicação inclui ordens, regras, informações, políticas, instruções, etc. A principal vantagem da comunicação descendente é que os subordinados obtêm informações oportunas úteis que os ajudam no desempenho do trabalho,
(ii) Comunicação Ascendente:
Isso é exatamente o oposto da comunicação descendente. Isso flui dos subordinados para os superiores. O assunto desta comunicação inclui sugestões, reações, relatórios, reclamações, etc. Esse tipo de comunicação ajuda os superiores a tomar decisões.
(2) Comunicação Horizontal
A comunicação horizontal ocorre quando dois indivíduos do mesmo nível trocam informações. A comunicação horizontal é usada pelos oficiais de mesmo nível para resolver os problemas de natureza semelhante e lucrar com a experiência de outras pessoas. O assunto da comunicação horizontal inclui informações, solicitações, sugestões, problemas mútuos e informações relacionadas à coordenação.
Rede de Comunicação Formal
A forma como a comunicação formal é feita é conhecida como rede de comunicação formal. A comunicação formal pode ser feita de diferentes maneiras - pode ser comunicação vertical ou comunicação horizontal. As diferentes formas de rede formal de comunicação foram mostradas no diagrama a seguir:
(1) Comunicação em cadeia:
Comunicação em cadeia refere-se à comunicação entre um superior e um subordinado. Todas as pessoas em uma organização, de cima para baixo, estão ligadas com a ajuda de uma cadeia escalar, como mostrado no diagrama (1). A é colocado no posto mais alto, B é um subordinado de A, C é o subordinado de B, D é o subordinado de C e E é o subordinado de D.
(2) roda de comunicação:
Nesta forma de comunicação, todos os subordinados de um superior falam uns com os outros através de seu meio. O superior funciona como um centro de uma roda. No diagrama (2), A é o superior e B, C, D e E são os subordinados. Todos os quatro subordinados comunicam através do meio de A.
(3) Comunicação Circular:
Esta comunicação ocorre entre os membros de um grupo. Cada membro de um grupo pode se comunicar com os dois membros mais próximos. No diagrama (3), A pode ter comunicação com B e E. Similarmente, B pode ter comunicação com A e C. O mesmo se aplica a todos os membros do grupo. Neste caso, a comunicação se move a baixa velocidade.
(4) Comunicação Fluxo Livre:
Essa forma de comunicação também ocorre entre os diferentes membros do grupo. Sua característica especial é que todos os membros do grupo podem conversar com todas as outras pessoas do grupo.
Isso foi esclarecido no diagrama (4). A pode falar diretamente com B, C, D, E. Da mesma forma, B pode falar diretamente com A, C, D e E. O mesmo se aplica a todos os membros do grupo. Nesse caso, a comunicação se move em ritmo acelerado.
(5) Comunicação 'V' invertida:
Nesta forma de comunicação, um subordinado tem permissão para se comunicar com o chefe de seu chefe. Nesta forma de comunicação, as mensagens se movem a uma velocidade rápida, no diagrama (5), C e D são o subordinado de B que, por sua vez, é um subordinado de A. Aqui C e D podem falar diretamente com A que acontece ser o chefe de B.