9 medidas importantes para superar as barreiras da comunicação

A fim de remover obstáculos no caminho da comunicação, vale a pena considerar os seguintes passos:

(1) Esclareça as idéias antes da comunicação:

A pessoa que envia a comunicação deve estar muito clara em sua mente sobre o que ele quer dizer. Ele deve conhecer o objetivo de sua mensagem e, portanto, deve organizar seus pensamentos em uma ordem apropriada.

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(2) Comunicar de acordo com a necessidade do receptor:

O remetente da comunicação deve preparar a estrutura da mensagem não de acordo com seu próprio nível ou habilidade, mas deve ter em mente o nível, a compreensão ou o ambiente do receptor.

(3) Consultar outros antes da comunicação:

No momento do planejamento da comunicação, as sugestões devem ser convidadas de todas as pessoas envolvidas. Sua principal vantagem será que todas as pessoas consultadas no momento da elaboração do plano de comunicação contribuirão para o sucesso do sistema de comunicação.

(4) Esteja ciente da linguagem, tom e conteúdo da mensagem:

O remetente deve cuidar do fato de que a mensagem deve ser enquadrada em linguagem clara e bonita. O tom da mensagem não deve ferir os sentimentos do receptor. Tanto quanto possível, o conteúdo da mensagem deve ser breve e o uso excessivo de palavras técnicas deve ser evitado.

(5) Transmitir Coisas de Ajuda e Valor ao Ouvinte:

O assunto da mensagem deve ser útil para o destinatário. A necessidade e o interesse do receptor devem ser especialmente lembrados. A comunicação é mais eficaz em tal situação.

(6) Assegure Feedback Adequado:

O objetivo do feedback é descobrir se o receptor entendeu adequadamente o significado da informação recebida. Na comunicação face a face, a reação na face do receptor pode ser entendida.

Mas, no caso de comunicação escrita ou algum outro tipo de comunicação, algum método apropriado de feedback deve ser adotado pelo remetente.

(7) Consistência da Mensagem:

A informação enviada ao receptor não deve ser autocontraditória. Deve estar de acordo com os objetivos, políticas, programas e técnicas da organização. Quando uma nova mensagem tem que ser enviada no lugar da antiga, deve sempre fazer uma menção à mudança, caso contrário, pode criar algumas dúvidas.

(8) Comunicação de acompanhamento:

A fim de tornar a comunicação eficaz, a gerência deve procurar regularmente conhecer as fraquezas do sistema de comunicação. Neste contexto, esforços podem ser feitos para saber se colocar mais ênfase na comunicação formal ou informal seria apropriado.

Da mesma forma, sugestões podem ser convidadas em relação ao meio de comunicação (oral, escrito e gestual) para saber qual meio seria mais eficaz e apropriado.

(9) Seja um bom ouvinte:

É a essência da comunicação que tanto o remetente quanto o receptor devem ser bons ouvintes. Ambos devem ouvir o ponto de vista do outro com atenção, paciência e atitude positiva. Um remetente pode receber informações muito relevantes sendo um bom ouvinte.