2 Formas de Comunicação Empresarial: Verbal e Não-Verbal

Leia este artigo para aprender sobre várias formas de comunicação como Comunicação Verbal - Comunicação Escrita, Oral e Não-Verbal!

1. Comunicação verbal - escrita oral:

A palavra verbal significa "conectada com palavras e uso de palavras". Qualquer comunicação usando palavras é comunicação verbal.

As palavras são os conjuntos de símbolos mais precisos e poderosos. As palavras denotam e significam significados. É por isso que toda comunicação séria ou formal geralmente está em palavras. As palavras, como todos sabemos, podem ser escritas ou faladas.

Assim, a comunicação verbal pode ainda ser dividida em dois tipos:

a) Comunicação oral:

“Uma ferida infligida pela fala é mais dolorosa que uma ferida infligida por uma espada”. Como o próprio termo sugere, a comunicação através da palavra falada é conhecida como comunicação oral. Do tempo de trabalho gasto em comunicação verbal, 9% é por escrito, 16% em leitura, 30% em conversação e 45% em audição.

Na comunicação oral, as palavras devem ser escolhidas com muito cuidado, para que o que elas conotam tenha o tom preciso de significado. O remetente da mensagem ou seu representante é geralmente o orador, enquanto o receptor ou seu representante, o ouvinte. Ouvir também é um aspecto importante da comunicação oral.

Fatores na comunicação oral:

(i) O orador

(ii) como ele fala

(iii) o que ele fala

(iv) a quem ele fala

(v) se ele recebe um feedback

Pré-requisitos de comunicação oral:

(i) Pronúncia clara e adequada das palavras

(ii) clareza e exatidão

(iii) Concisão

(iv) tom certo

(v) estilo e vocabulário corretos

Méritos da comunicação oral:

(i) Economia de tempo e dinheiro:

A comunicação oral economiza dinheiro e tempo. Nenhum dinheiro precisa ser gasto para produzir comunicação oral, uma vez que envolve apenas a palavra falada. A comunicação oral é, portanto, econômica.

Em segundo lugar, quase não há atraso desde o momento em que o remetente envia a mensagem e o destinatário a recebe. As palavras são recebidas e entendidas assim que são pronunciadas. A comunicação oral, portanto, economiza tempo também.

(ii) feedback imediato:

O feedback na maioria das comunicações orais é imediato. As palavras são recebidas assim que são ditas e o receptor também pode dar sua reação imediatamente. O orador pode avaliar o humor e a resposta do ouvinte. O feedback imediato é uma vantagem para o orador.

(iii) Salva papelada:

A documentação é mínima, pois a comunicação é na forma de palavras faladas.

(iv) Uma ferramenta eficaz para a exortação:

Quando a comunicação é oral, você pode tentar persuadir o ouvinte. Dúvidas podem ser apagadas imediatamente.

(v) Constrói um clima saudável:

Uma atmosfera amigável é criada quando você se comunica oralmente, pois há menos formalidade. Você também pode fazer modificações na comunicação imediatamente com base no feedback e na resposta do ouvinte.

(vi) Melhor ferramenta durante a emergência:

A comunicação oral é a ferramenta mais rápida durante uma emergência. É o melhor método de comunicação quando uma resposta imediata e rápida é crítica.

Deméritos de comunicação oral (limitações):

(i) Maiores chances de mal-entendido:

A menos que seja gravado, você não pode se referir a uma mensagem oral novamente. Há, portanto, maiores chances de uma mensagem ser mal entendida ou mal interpretada. De fato, há também uma chance de que a mensagem não seja entendida.

(ii) Falante ruim:

Somente um indivíduo capaz de satisfazer todos os requisitos de uma comunicação oral eficaz pode produzir bons resultados. Mais frequentemente do que não, um alto-falante ruim pode enviar a mensagem errada. Ao falar, comunica-se através da articulação, modulação da voz e linguagem corporal também.

Uma mensagem pode ser mal entendida se houver uma desarmonia entre esses componentes. Além disso, como mencionado anteriormente, o que as palavras conotam e o que elas denotam deve estar em harmonia, do contrário a mensagem pode levar a um conflito na compreensão.

(iii) Ineficaz para comunicação prolongada:

A comunicação oral não é útil para comunicação prolongada. Por causa das limitações humanas, existe toda a probabilidade de que algo importante seja esquecido.

(iv) menor taxa de retenção:

A comunicação oral sofre da desvantagem de uma baixa taxa de retenção. Um ouvinte pode absorver apenas parte de uma mensagem oral, uma vez que o período de atenção difere de pessoa para pessoa. As pessoas também tendem a esquecer rapidamente uma mensagem oral.

(v) Sem validade legal:

A comunicação oral carece de prova de registro. Não há registro permanente ou prova do que foi dito. Um indivíduo que tenha dado uma mensagem pode negar mais tarde; da mesma forma, um indivíduo que recebeu uma mensagem ou instrução oral pode dizer que nunca o recebeu. Assim, a comunicação oral tem muito pouco valor do ponto de vista legal.

(vi) De difícil correção de responsabilidade:

Como uma mensagem é transmitida oralmente, é difícil consertar a responsabilidade. Isso também pode levar ao descuido na implementação de uma mensagem.

b) Comunicação escrita:

Uma mensagem constitui comunicação escrita quando é colocada em “preto e branco”. É um tipo formal de comunicação. O remetente da mensagem ou seu representante constitui o escritor.

A comunicação escrita é geralmente considerada vinculativa às organizações empresariais e é frequentemente usada como prova. O avanço tecnológico ampliou a gama de comunicações escritas através de e-mail e outras instalações desse tipo.

Fatores na comunicação escrita:

(i) O escritor

(ii) o conteúdo

iii) a língua usada

(iv) O propósito da comunicação

(v) O estilo adotado - formal ou amigável

(vi) O receptor

Pré-requisitos de comunicação escrita:

(i) Quanto colocar por escrito

(ii) O que deixar de fora

(iii) Quando parar

(iv) Quando transmitir

(v) Por que meios transmitir

Méritos:

(i) preciso e preciso:

A comunicação escrita é geralmente preparada com grande cuidado e precisão. A própria perspectiva de escrever torna a pessoa consciente. Você tem que ser muito sério e organizado enquanto se comunica na forma escrita, porque a comunicação escrita está aberta à verificação.

(ii) Facilmente verificado:

Como a comunicação escrita está no papel, etc., ela pode ser lida e relida. Ele também se oferece para verificação. Há também, portanto, menos chance de alguém distorcer a mensagem para sua própria vantagem.

(iii) registro permanente:

A comunicação escrita constitui um registro permanente. Também age como evidência. Ele se mostra muito útil para referência futura, pois pode ser preservado por anos. Por exemplo, ordens e decisões antigas podem servir de base para novas.

(iv) Adequado para mensagens longas e complicadas:

Mensagens longas e complicadas podem ser entendidas melhor quando estão na forma escrita e não na oral. Há menos chance de erros de interpretação e incompreensão. Além disso, a linguagem usada é menos sujeita a alterações.

(v) A responsabilidade pode ser facilmente corrigida:

Na comunicação escrita, as responsabilidades do remetente e do destinatário podem ser corrigidas facilmente. As pessoas têm a tendência de mudar as responsabilidades por erros, mas isso é difícil se o ônus for óbvio em preto e branco.

(vi) tem validade legal:

A comunicação escrita é aceitável como documento legal. A comunicação escrita tem sido usada como evidência desde tempos imemoriais.

Deméritos:

(i) Método mais lento de comunicação:

A comunicação escrita pode ser demorada, pois pode levar até dois ou até três dias para chegar ao destinatário (por letras, por exemplo). Em contraste, a comunicação oral é imediata.

(ii) Atrasos adicionais se forem necessários esclarecimentos:

A comunicação escrita dificulta esclarecimentos rápidos. O receptor pode escrever para esclarecimentos e esperar por uma resposta, tornando o processo tedioso. Mesmo que os esclarecimentos não sejam necessários, ainda há um atraso entre o momento em que o remetente escreve uma mensagem e o destinatário a recebe.

(iii) leva a muita papelada:

Uma vez que a comunicação escrita é basicamente feita em papel, pode-se tender a usá-la como mecanismo de escape. Os escritórios livres de papel continuam sendo um sonho.

(iv) Sempre uma possibilidade de ambiguidade ou falta de compreensão:

É bem possível que o receptor não seja capaz de compreender o significado exato de uma mensagem escrita que ele recebeu. A clareza de uma mensagem escrita também depende da habilidade, ou da falta dela, no remetente. Se a mensagem não foi escrita corretamente, ela também não será entendida.

(v) Custoso em termos de dinheiro e horas-homem:

Escrever cartas é um processo caro, não só porque você precisa gastar dinheiro com postagem, mas também porque várias pessoas estão envolvidas no processo de envio de uma carta de uma organização. Seu tempo custa dinheiro para a organização. Embora a comunicação oral possa ser curta e rápida, a comunicação escrita, por sua própria natureza, tende a ser demorada.

(vi) sem flexibilidade:

A palavra escrita não está sujeita a alterações instantâneas após a comunicação. Portanto, transmitir uma reflexão posterior pode ser muito demorado e, às vezes, até impossível.

(vii) Alfabetização essencial:

Escusado será dizer que na comunicação escrita, o remetente, bem como o receptor, deve ser alfabetizado. De fato, podemos erroneamente presumir que eles são assim. Em muitos países asiáticos, onde a alfabetização é baixa, uma mensagem escrita não terá sentido para grandes massas de pessoas analfabetas.

Alfabetização também significa alfabetização na linguagem da mensagem. O receptor deve saber o idioma em que uma mensagem foi escrita. Não adianta receber uma mensagem em inglês se você não estiver familiarizado com esse idioma.

Apesar de suas limitações, pode-se concluir com segurança que a comunicação escrita permanece a espinha dorsal de uma organização. Quase toda a comunicação formal está na forma escrita.

Recursos Visuais:

Uma ajuda visual é uma ilustração em tabular, gráfica, esquemática ou pictórica de. Recursos visuais ajudam os comunicadores a transmitir sua mensagem de forma mais eficaz ao público. Os auxílios visuais ajudam a tornar o material mais interessante, esclarecendo e simplificando assuntos complexos e destacando pontos importantes para uma melhor retenção do público.

Uma lista de verificação para criar visuais eficazes é dada abaixo:

(i) Os visuais devem ser simples e fáceis de entender e o design e o layout devem contribuir para a compreensão geral do assunto.

(ii) Os visuais devem representar os dados com precisão e os pontos importantes devem ser enfatizados.

(iii) Os visuais devem ser apropriados para o público pretendido.

(iv) Deve-se ter cuidado para que o tipo de letra e fontes sejam claros e legíveis e que as legendas sejam curtas e informativas.

2. Comunicação não verbal:

A análise científica mostrou que os movimentos e gestos corporais constituem 55% da comunicação efetiva. Por isso, a comunicação não verbal merece grande consideração.

A comunicação não verbal envolve coisas como gestos, postura, aparência física etc. Ela ocorre sem palavras escritas ou faladas.

A comunicação não verbal é aquela que é expressa por outros meios que não linguísticos. Enquanto você pode se recusar a falar ou escrever, é impossível evitar o comportamento não-verbal.

A comunicação não verbal é classificada aqui de duas maneiras diferentes:

EU.

II. uma. Linguagem corporal ou cinesica - movimento do corpo, expressões faciais, postura, etc.

b. Características vocais - paralinguagem

c. Espaço - proxêmica

d. Arredores

e. Silêncio

Cinesica:

O estudo do stoat do movimento do corpo faz parte da comunicação não-verbal é conhecido como kinesics. É uma parte integral da nossa comunicação. A existência como receptor deve observar comunicação não-verbal em 55% do tempo. Nosso corpo, consciente e inconscientemente, transmite mensagens, atitudes etc., da mesma forma que a linguagem usa conjuntos de símbolos para transmitir significado.

(i) expressões faciais:

O rosto é dito ser o espelho da mente. O que quer que nos sintamos refletidos em nosso rosto. O rosto pode transmitir energia, raiva, tristeza, sinceridade e uma série de outros sentimentos e emoções. Um sorriso significa amizade, enquanto uma carranca significa raiva.

A testa enrugada mostra preocupação, enquanto uma sobrancelha levantada mostra surpresa, por isso é muito importante exercer um controle e controle sobre nossos sentimentos. Embora seja uma tarefa difícil, você pode obter resultados positivos com esforços contínuos.

(ii) gestos:

Gestos são pequenos movimentos do corpo que transmitem alguma mensagem. Pode até ser a transmissão de informações específicas. Alguns gestos podem ser conscientes, enquanto outros podem ser involuntários. Alguns gestos têm um significado quase universal, como um aperto de cabeça para um "não" ou um aperto de mão como um "olá".

Depois, há outros gestos que podem ter significados regionais. Estritamente falando, os gestos são uma parte da linguagem corporal porque nossa cabeça e nossas mãos tendem a se comunicar por si mesmas em seu próprio caminho.

(iii) Postura:

Postura é a posição adotada pelo corpo. Isso ajuda na transmissão de uma mensagem. Cada movimento ou posição do corpo tem funções expressivas ou defensivas. Assim, a postura é um elemento importante na comunicação não verbal. Isso revela muito sobre um indivíduo.

A postura diz respeito ao porte geral do corpo. Inclui o ângulo de inclinação e a posição dos braços e pernas. Uma cabeça levantada indica abertura, enquanto uma cabeça inclinada indica curiosidade.

No entanto, deve-se lembrar que nenhuma dessas posturas possui algum significado específico. Eles adquirem significados em associação com outros símbolos e no contexto da comunicação.

(iv) Roupas:

Um homem é frequentemente julgado por sua aparência. Suas roupas desempenham um papel importante no aprimoramento de sua personalidade. Pessoas mal vestidas podem cortar uma figura triste. É vital para um olhar profissional e eficiente. Acessórios também desempenham um papel importante na comunicação não-verbal.

Roupas e acessórios estão relacionados às características físicas e socioculturais. Às vezes, roupas e acessórios conseguem viver de acordo com as expectativas do receptor, enquanto às vezes eles enviam uma mensagem através de uma violação dessas expectativas.

v) Contacto com os olhos:

Os olhos são as janelas da alma. O contato visual constitui um fator muito importante na comunicação face a face. Através do contato visual, o falante recebe sinais de que o canal de comunicação está aberto.

Desconforto ou nervosismo resultam apenas em um breve contato visual; por outro lado, um olhar fixo e longo mostra interesse. Dependendo de nossos sentimentos, temos olhos sorridentes, olhos raivosos, olhos doloridos, olhos evasivos e assim por diante.

(vi) Silêncio:

O silêncio fala mais alto que palavras. Estabelece a relação entre os comunicadores e a atitude deles em relação uns aos outros. O silêncio mostra a incapacidade de conversar mais. Um aluno que não tenha feito o dever de casa ficará quieto quando o professor lhe pedir.

Indicadores de comunicação não verbal:

Positivo:

(eu sorrio

(ii) postura aberta

(iii) expressão interessada

(iv) Contato visual moderado

(v) Tom e volume de voz precisos

Negativo - Submisso:

(i) voz floundering

ii) Braços / pernas defensivos

(iii) fala lenta

(iv) expressões irritadas

(v) olhares enganosos

Negativo - Agressivo:

(i) voz áspera

(ii) dedo abanando

(iii) discurso rápido

(iv) expressões arrogantes

(v) Contato com os olhos imoderado

Linguagem corporal:

A linguagem corporal significa a maneira como o corpo se comunica sem palavras, através do movimento de suas partes. O aceno de nossas cabeças, o piscar dos olhos, o acenar de nossas mãos, encolher os ombros, etc., são expressões de nossos pensamentos e sentimentos.

Todos esses movimentos são os sinais que o nosso corpo envia para se comunicar. É por isso que essa área de estudo foi chamada de linguagem corporal. Assim como a linguagem usa conjuntos de símbolos para transmitir significado, nosso corpo, consciente e inconscientemente, transmite mensagens, atitudes, humores, relações de status, etc.

A linguagem corporal é muito importante. Foi observado que podemos jogar rápido e solto com palavras, mas nosso corpo fala a verdade. Mesmo se tentarmos esconder a verdade ou qualquer coisa que queremos suprimir, nosso corpo, nossos olhos, nossos gestos podem falar em voz alta e clara.

Paralinguagem:

O mundo da comunicação que envolve sinais, sinais, tom, tom e flutuações para transmitir significado é paralinguagem. Pará significa "gostar" ou "semelhante". Paralinguagem significa “como a linguagem”, mas na verdade não é uma linguagem.

Qualquer coisa que realize a tarefa de comunicação como uma linguagem sem ser uma linguagem no sentido convencional da palavra cai no âmbito da paralinguagem. Paralinguagem é usada para descrever uma ampla gama de características vocais que ajudam a expressar e refletir a atitude do falante. Não é verbal porque não consiste em palavras.

A comunicação verbal está relacionada com o conteúdo da mensagem - o que está sendo transmitido? Por outro lado, a paralinguagem está relacionada com a maneira como a mensagem é transmitida - como ela está sendo transmitida?

Paralinguagem depende da voz, entonação, tom, pausa, volume, estresse, gestos e sinais. Através da variação de tom e volume, estresse nas palavras, etc. a voz pode transmitir entusiasmo, confiança, ansiedade e estado mental e temperamento do falante.

Voz:

Voz é o primeiro sinal que recebemos ou usamos. Um bom ouvinte pode avaliar muito a voz em si. Existem várias categorias de vozes. Uma voz pode ser doce, suave, musical, cultivada, agradável, desagradável, clara ou indistinta, entre outras coisas. A voz pode ajudar a revelar o histórico de um falante, estado mental, educação, sexo e temperamento.

Entonação:

A entonação é a modulação da voz e a mudança no estresse. A entonação é uma parte da comunicação eficaz. Por exemplo, uma mensagem com conteúdo sério não deve ser entregue em tom alto, mas em tom sombrio.

Pitch:

O tom é a inclinação vocal da voz. É muito importante porque revela o estado de espírito do falante. Um passo anormalmente alto pode refletir agitação. Um tom imutável pode ser chato ou monótono, diminuindo a extensão de atenção do ouvinte.

O campo também pode nos ajudar a entender a posição social do falante. Uma pessoa em uma posição de autoridade usa um tom mais alto que um subordinado. A queima de ânimos geralmente resulta em uma mudança no tom.

Pausa:

Uma pausa enfatiza uma mensagem. Uma pausa é para o discurso o que uma vírgula é para prosa. Uma pausa no local errado pode levar a problemas de comunicação. Por exemplo, a diferença entre 'árvores frutíferas' e 'frutas, árvores' é vasta.

Variação de volume:

O orador deve ajustar o volume de sua voz dependendo do tamanho do público. Maior o público, quanto mais alto a voz deveria estar. Variação de volume faz o discurso efetivo. Às vezes, mudar de alto para suave e de suave para alto tem o efeito desejado.

Sinais mistos:

Sinais mistos ocorrem quando o tom, o tom e as expressões faciais do falante não correspondem às palavras que ele está falando. Isso confunde o ouvinte quanto ao motivo exato do falante.

Por exemplo, um indivíduo pode parabenizar outro, mas seu tom pode ser frio. Neste caso, o ouvinte não terá certeza se o orador está realmente feliz ou se está meramente cumprindo uma formalidade. Elogios proferidos em tom sarcástico transmitem escárnio.

Estresse palavra adequada:

A comunicação pode se tornar mais eficaz, colocando a ênfase ou o estresse nas palavras certas.

Impressão geral:

Uma mensagem é entendida pelo ouvinte não apenas pelo conteúdo, mas também pela maneira como o falante a transmite. O porte, a atitude, o estilo de vestir, a aparência física, a idade, o sexo, o sotaque e a qualidade e o tom da voz também afetam a mensagem que é comunicada. Para que uma mensagem seja eficaz, a impressão geral dada pelo indivíduo deve estar em consonância com a mensagem que ele deseja transmitir.

Vantagens da paralinguagem:

(i) Nenhuma comunicação oral é completa sem paralinguagem, pois está intimamente ligada à própria linguagem.

(ii) Em grande medida, a paralinguagem indica a posição e a situação do falante, seja em uma organização ou na sociedade.

(iii) Também reflete em grande parte a personalidade e o histórico do falante.

(iv) Paralinguagem é indicativa do estado mental do falante. Um ouvinte perspicaz pode tirar as conclusões certas do tom, tom e velocidade de uma mensagem. Isso muitas vezes pode ser muito útil.

Limitações da paralinguagem:

(i) Paralinguagem é 'semi' ou 'como' uma linguagem. Não é linguagem por si só. Portanto, nem todas as vantagens associadas à linguagem real podem ser atribuídas à paralinguagem.

(ii) Paralinguagem envolve o desenho de conclusões com base em vários atributos periféricos (laterais). Tal desenho de conclusões nem sempre tem razão. Nesse caso, eles também podem servir para criar viés indevido. Isso, por si só, torna a paralelização enganosa ou confusa às vezes.

(iii) Além disso, como os falantes podem vir de diferentes origens, culturas e situações, as conclusões da paralinguagem podem ser difíceis de desenhar, especialmente para transmitir uma mensagem em sua totalidade.

Proxemica ou território ou espaço:

Proxemics é outro tipo importante de comunicação não verbal. O termo proxêmica é derivado da palavra proximidade, que significa proximidade. Proxemics é usado com referência ao espaço ou território. Muita comunicação ocorre de maneira não verbal, através da maneira pura em que usamos o espaço ao nosso redor.

Os estudiosos também atribuíram muita comunicação não verbal à cor, design, layout e utilização do espaço ao nosso redor. Isso também é proxêmico. O espaço ao nosso redor pode ser classificado como:

Espaço íntimo:

A maioria dos movimentos do corpo ocorre dentro de 18 centímetros ao nosso redor. É o nosso círculo mais íntimo de espaço. Apenas pessoas muito próximas ou membros da família podem entrar neste espaço, seja através de um sussurro, um tapinha nas costas ou um aperto de mão. Isso significa que quanto menos o espaço entre as duas pessoas se comunicando, mais íntima é a natureza da comunicação.

Espaço pessoal:

O espaço pessoal se estende de 18 a 4 pés, onde temos conversas normais com amigos, colegas e associados. É usado em conversas informais e discussões improvisadas nas quais não se pode ser avesso a tomar decisões importantes.

Espaço social:

Isso pode ser em qualquer lugar entre quatro pés e 12 pés. Reflete uma formalidade de relacionamento. Também reflete uma falta de comportamento espontâneo. As respostas de um indivíduo são mais coletadas e bem pensadas. O espaço social reflete razão, planejamento e controle, geralmente associado à comunicação empresarial dentro de um relacionamento formal.

Espaço público:

Isso começa a uma distância de 12 pés. É preciso levantar a voz para ser ouvido. Há falta de sentimentos pessoais e uma sensação adicional de desapego.

Paralinguagem:

(i) Reflete sentimentos e atitudes do falante através de uma ampla gama de características vocais.

(ii) Paralinguagem fornece pistas importantes sobre o contexto educacional, nacional / regional e mental do falante.

(iii) É um estudo sistemático de como um indivíduo verbaliza.

Proxemics:

(i) Sentimentos e atitudes são refletidos pela forma como as pessoas usam o espaço ao seu redor.

(ii) Proxemics nos ajuda a entender os relacionamentos e os padrões de interação entre as pessoas.

(iii) Proxemics também se preocupa com o uso do espaço por grupos de pessoas.

Arredores:

Como você organiza o ambiente também contribui para a comunicação. A sala onde você encontra seus visitantes pode ser deslumbrante ou simples. Pode ser berrante ou sóbrio. A decoração do lugar, os móveis e as peças artísticas que adornam seu escritório contam sobre você e seu gosto.