11 melhores características de um bom relatório

Este artigo lança luz sobre as onze principais características de um bom relatório. As características são: 1. Simplicidade 2. Clareza 3. Brevidade 4. Positividade 5. Pontuação 6. Abordagem 7. Legibilidade 8. Precisão 9. Seqüência lógica 10. Forma adequada 11. Apresentação.

Característica # 1. Simplicidade:

O idioma deve ser o mais simples possível para que um relatório seja facilmente compreendido. Jargons e palavras técnicas devem ser evitadas. Mesmo em um relatório técnico, deve haver uso restrito de termos técnicos, caso seja necessário apresentá-los a leigos.

Característica # 2. Clareza:

A linguagem deve ser lúcida e reta, expressando claramente o que se pretende expressar. Para isso, o relatório deve ser escrito de forma correta e seguindo as etapas corretas.

Característica # 3. Brevidade:

Um relatório não deve ser desnecessariamente longo para que a paciência do leitor não seja perdida e não haja confusão de idéias. Mas, ao mesmo tempo, um relatório deve estar completo. Um relatório não é um ensaio.

Característica # 4. Positividade:

Na medida do possível, declarações positivas devem ser feitas em vez de declarações negativas. Por exemplo, é melhor dizer o que deve ser feito e não o que não deve ser feito.

Característica # 5. Pontuação:

As pontuações devem ser cuidadosamente e corretamente utilizadas, caso contrário, o significado das sentenças pode ser mal entendido ou deturpado.

Característica # 6. Abordagem:

Existem dois tipos de abordagens: (a) Pessoa - Quando um relatório é escrito com base em perguntas ou observações pessoais, a abordagem deve ser pessoal e as frases devem ser na primeira pessoa e no discurso direto, (b) Impessoal - Quando um relatório é preparado como uma fonte de informação e quando é meramente factual (por exemplo, um relatório sobre uma reunião), a abordagem deve ser impessoal e as sentenças devem ser na terceira pessoa e no discurso indireto.

Característica # 7. Legibilidade:

A nota principal de um relatório é a legibilidade. O estilo de apresentação e a dicção (uso de palavras) devem ser tais que os leitores a achem atraente e ele seja compelido a ler o relatório do começo ao fim. ' Então, apenas um relatório serve ao seu propósito. Um relatório sobre o mesmo assunto pode ser escrito de forma diferente para diferentes classes de leitores.

Característica # 8. Precisão:

Um relatório deve ser exato quando os fatos são apresentados nele. Não deve ser tendenciosa com os sentimentos pessoais do escritor.

Característica # 9. Sequência Lógica:

Os pontos em um relatório devem ser organizados com uma seqüência lógica, passo a passo e não de maneira aleatória. Um planejamento é necessário antes que um relatório seja preparado.

Característica # 10. Forma adequada:

Um relatório deve estar no formato adequado. Às vezes, existem formas legais a seguir.

Característica # 11. Apresentação:

Um relatório precisa de uma apresentação atraente. Depende da qualidade de digitação ou impressão, bem como da qualidade do papel utilizado. Grandes empresas fazem relatórios anuais muito atraentes e coloridos.