Despesas gerais de vendas e distribuição: contabilidade e outros detalhes

Leia este artigo para aprender sobre análise para contabilidade, problemas e técnicas de controle, vantagens, relatórios de custos de vendas e distribuição.

Tanto na fabricação quanto na não fabricação, a função de venda envolve a fabricação ou a compra de mercadorias. Para executar essa função de maneira eficiente, as despesas de vendas e distribuição são incorridas em todas as questões. A maioria dessas despesas não é identificada com produtos e é por isso que elas estão incluídas nos custos indiretos.

O único objetivo do negócio é maximizar os lucros, mas isso só é possível reduzindo o custo de produção ou aumentando as vendas nos mercados existentes ou através da entrada nos novos mercados. Sem dúvida, o custo de produção é reduzido aumentando a produção, mas o aumento nas vendas é uma obrigação para atender ao aumento da produção. A fim de aumentar as vendas, a maioria das preocupações envolve atividades de promoção de vendas, mas elas também precisam enfrentar uma forte concorrência.

Sob tais circunstâncias, torna-se necessário que uma preocupação incorra em despesas de vendas e distribuição e, às vezes, elas são tão pesadas que são mais do que as despesas de fabricação. Em algumas preocupações após o serviço de vendas é fornecido para produtos especiais, como rádios, televisores, geladeiras, máquinas de lavar roupa, máquinas de costura e algumas instalações especiais e descontos são dadas para os atacadistas e varejistas.

A contabilidade e o controle das despesas de vendas e distribuição que geralmente são incorridas após a produção dos bens (também chamados de custos pós-produção) assumiram uma importância crescente nesses dias para determinar o custo de vendas e a rentabilidade de cada trabalho e produto, controlar os custos de venda e distribuição, fixar preços e formular política de preços de venda, fixar níveis ótimos de vendas e tomar decisões sobre vendas, ou seja, vender sob condições, mercados, regiões e métodos diferentes.

Análise para Contabilidade:

A contabilização das despesas gerais de vendas e distribuição requer três tipos de análise, conforme abaixo:

(i) De acordo com a natureza ou objeto da despesa.

(ii) por função ou centro de custo.

(iii) por produtos ou unidades de custo.

(i) Análise por natureza ou objeto de despesas:

Existem vários tipos básicos ou primários de acordo com a natureza ou objeto das despesas para fins de análise. Cada despesa é coletada com referência a um número de pedido permanente ou um número de conta de custo ao qual ele pertence. A classificação geralmente é feita de maneira semelhante à que é feita no caso de sobrecarga de fabricação.

As seguintes classificações podem ser adotadas quando essas despesas indiretas são analisadas pela natureza ou objeto das despesas:

(i) Remuneração

(ii) Suprimentos

iii) Despesas diversas

(iv) Serviços

v) Taxas fixas

(vi) frete

(vii) Dever

(viii) materiais de embalagem

(ix) promoção de vendas

(x) desconto e subsídios.

Assim como as despesas de fabricação, as despesas gerais de vendas e distribuição também podem ser fixas, variáveis ​​e semi-variáveis. O salário do executivo de vendas na matriz é fixo, o subsídio de viagem e o salário dos vendedores de campo são semi-variáveis ​​e a comissão paga aos vendedores é variável.

(ii) Análise Funcional:

Essa análise também é feita de maneira semelhante à departamentalização e a divisão dos custos indiretos de fabricação é feita nos centros de custo. As principais funções operacionais com referência à venda de custos indiretos podem ainda ser classificadas da seguinte maneira. Geralmente, cada uma dessas funções, isto é, departamento ou centro de custo, é colocada sob a responsabilidade de um executivo para ter uma análise funcional e responsabilizar o executivo pelas atividades de seu centro.

1. Venda direta

2. Publicidade e promoção de vendas

3. Transporte

4. Armazém e armazenamento

5. Crédito e cobrança

6. Financeiro

7. Administração Geral

8. Reivindicações de garantia

9. Diversos.

As despesas de vendas e distribuição analisadas de acordo com os vários Números de Pedido Permanente são alocadas para uma ou outras funções às quais se relacionam. Os itens que não puderam ser alocados podem ser distribuídos em bases adequadas e, quando não houver base adequada, o rateio pode ser feito de forma arbitrária.

A análise pode ainda ser estendida para locais ou seja, para vários territórios, escritórios de vendas e para clientes e vendedores etc. Como resumo de distribuição primária e secundária no caso de sobrecarga de fabricação, cada item de venda e distribuição é primeiramente analisado por funções e depois Localizações. Cada função e localização constitui um centro de custo para fins de contabilidade e controle de custos indiretos de vendas e distribuição.

Algumas das bases comuns disponíveis para rateio de despesas gerais de vendas e distribuição para funções ou locais são:

(iii) Análise por produtos ou grupos de produtos:

As despesas de vendas e distribuição também podem ser analisadas por produtos ou grupos de produtos. Isso é feito de maneira semelhante à absorção da sobrecarga de fabricação para a unidade de custo. Mas existem duas diferenças entre os dois itens certos de venda e distribuição, como embalagem, transporte, etc., que podem ser alocados diretamente, mas nenhum item de custos indiretos de fabricação é alocado diretamente. Além disso, a sobrecarga de vendas e distribuição é destinada ao custo das mercadorias vendidas, enquanto a sobrecarga de fabricação é absorvida no custo de produção.

A análise dessas despesas gerais também pode ser feita por grupos de produtos. Para fazer isso, os produtos devem ser agrupados de acordo com seus fatores comuns, como preço, métodos de vendas, vendedores e ordens de venda. Por exemplo, a análise pode ser feita se as mercadorias foram vendidas a preço de atacado ou a preço de varejo.

Do exposto, fica claro que a análise da sobrecarga de vendas e distribuição por produtos não é mais do que uma extensão da análise por funções. Tal análise mede virtualmente a eficácia de tais custos no que diz respeito à sua aplicação aos vários produtos e é considerada uma análise por meio de aplicação.

Isso pode ser feito por canais de distribuição ou métodos de venda ou por clientes. Os canais de distribuição para esse fim podem ser direcionados aos clientes, através de varejistas e através de uma cadeia de atacadistas e vendedores. Os clientes podem ser classificados de acordo com a frequência das compras feitas por eles ou de acordo com suas operações.

Métodos para distribuir custos funcionais indiretos:

Custos funcionais indiretos podem ser distribuídos pelos seguintes métodos:

(i) Uma taxa por artigo:

Sob este método, as despesas totais são estimadas e divididas por alguma base adequada sobre os vários tipos de produtos vendidos. A despesa total fixa atribuída a cada tipo de artigo é então dividida pela quantidade normal estimada de vendas. Isso dá a taxa por artigo. As despesas de propaganda, transporte e armazenamento podem ser distribuídas por este método.

(ii) Uma percentagem de negócios:

Quando o preço de venda de cada artigo é conhecido, as despesas fixas de venda podem ser recuperadas como uma porcentagem sobre o preço de venda. A porcentagem é determinada a partir de uma análise das contas anteriores. Isso é adequado para rateio de custos diretos de venda, administração geral e custo financeiro e despesas diversas.

(iii) Uma porcentagem de dinheiro coletado:

Isso é usado para devedores duvidosos e para outras despesas de cobrança de créditos.

(iv) Uma porcentagem do custo de obra:

Esse método pode ser adotado quando o negócio produz apenas uma mercadoria. Este método também pode ser usado onde vários tipos de artigos são produzidos, desde que as despesas de venda sejam pequenas. Isso é freqüentemente usado para rateio de custos fixos de venda e distribuição.

(v) Uma porcentagem do estoque de produtos acabados.

(vi) De acordo com o número de pedidos.

(vii) De acordo com o número de faturas.

(viii) Uma percentagem do valor acrescentado, ou seja, os valores totais de vendas menos o custo dos materiais.

O melhor método é analisar cada item de tais despesas e alocá-lo a diferentes produtos com base nos serviços prestados.

Vantagens Derivadas da Análise:

A seguir estão as vantagens que podem ser derivadas da análise de despesas gerais de vendas e distribuição por produtos, método de vendas etc.

(i) É possível calcular o lucro ou prejuízo de cada produto, para cada método de vendas e para cada tipo de cliente. Linhas menos lucrativas podem ser trazidas para linhas lucrativas fazendo esforços ou caindo completamente.

(ii) Existe a possibilidade de reduzir os custos excessivos de venda e distribuição em relação a um determinado produto ou tipo de cliente.

(iii) Considerando os serviços de venda e distribuição, os preços de venda de diferentes produtos podem ser ajustados.

Controle de despesas gerais de vendas e distribuição :

O controle das despesas gerais de vendas e distribuição é comparativamente difícil devido a certas características especiais de tais custos que exigem uma análise mais detalhada e exata. Não é possível identificar ou vincular diretamente esses custos ao custo de produção, pois a maioria das despesas é incorrida após a conclusão da produção. A incidência de tais despesas gerais depende de vários fatores, como distância do mercado, termos de vendas e extensão da concorrência, devido à qual não é possível fixar padrões.

Problemas:

Os principais problemas que estão no controle dos custos indiretos de vendas e distribuição são os seguintes:

(i) Nenhum controle sobre clientes ou concorrentes é possível.

(ii) A capacidade de vendas das organizações não pode ser definida adequadamente.

(iii) Não há supervisão direta sobre o pessoal que trabalha fora e isto requer o uso de esquemas de incentivo para remunerar esse pessoal.

(iv) As empresas individuais podem estabelecer preços de mercado sem referência ao custo de produção.

(v) É difícil obter os dados de operação de mercado.

(vi) É difícil determinar a capacidade do mercado.

(vii) A diferença de fazer ou não fazer não é clara.

(viii) Estas despesas são da natureza dos custos da apólice e, como tal, são difíceis de controlar.

A maioria dos itens das despesas gerais de venda e distribuição são da natureza dos custos da apólice e são incontroláveis ​​nos níveis mais baixos da administração.

Técnicas:

A seguir estão as principais técnicas que podem ser usadas para exercer o controle sobre as despesas gerais de vendas e distribuição:

(i) Comparação com Resultados Passados:

Cada item de despesas de vendas e distribuição é comparado com o de um período anterior. Essas despesas também podem ser expressas como uma porcentagem das vendas ou custo de produção e, em seguida, comparadas com a porcentagem do período anterior. Este método é geralmente adotado naquelas preocupações que não podem se dar ao luxo de introduzir controle orçamentário e / ou custeio padrão. Além disso, este é um método difícil e tem um pouco de valor prático em grandes preocupações. Como não há metas adequadas para medir o desempenho, não é possível chegar a conclusões efetivas.

ii) Controlo Orçamental:

Nesse método, as despesas de vendas e distribuição são orçadas e comparadas com as despesas reais, a fim de determinar os pontos de exceção. Esse sistema de orçamento funciona da mesma maneira que os trabalhos de orçamento geral de produção. A totalidade das despesas é classificada em fixa, variável e semi-variável para fins de elaboração de um orçamento.

(iii) Custeio Padrão:

A configuração de um sistema de cálculo de custos padrão para despesas gerais de vendas e distribuição é difícil em comparação com as despesas gerais de fabricação. Além disso, é simples introduzir um sistema de cálculo de custos padrão no caso de despesas de distribuição, em comparação com as despesas de vendas, uma vez que as despesas de distribuição podem estar diretamente relacionadas com as vendas. Nessas preocupações, quando o sistema de cálculo de custos padrão está em operação, o custo padrão por unidade é calculado para ter uma comparação com o real e a variância pode ser determinada de acordo.

Análise de Vendas :

A análise de vendas é o fator que contribui para o planejamento e o controle. As vendas podem ser analisadas de várias maneiras e métodos.

As finalidades servidas por tal análise são dadas abaixo:

(i) por vendedores:

O volume de negócios de cada vendedor é determinado:

(a) Para que as vendas reais possam ser comparadas com as vendas orçadas ou cotas de vendas, a fim de tomar medidas corretivas sempre que necessário,

(b) Para que o volume de vendas possa ser comparado com os custos de venda, a fim de ter controle sobre os pontos de venda,

(c) Controlar e medir a eficiência relativa de cada vendedor, e (d) fornecer dados úteis para a fixação da comissão de vendas e bônus a pagar aos vendedores.

(ii) por territórios de vendas:

O volume de vendas é analisado de acordo com os territórios:

(a) Para que a previsão de vendas para cada território possa ser preparada,

(b) Preparar o orçamento das despesas de venda,

c) comparar o orçamento com o real para medir e controlar o desempenho relativo de cada território;

(d) Controlar o custo de venda por meio de correlação com o volume de vendas, e

(e) Avaliar o grau de penetração da concorrência no campo através da pesquisa de mercado de cada território.

(iii) Por produto ou linhas de produtos:

Tal análise: é necessário:

(a) Determinar o lucro líquido de cada produto e comparar com os dados passados ​​para fins de controle;

(b) Planejar a produção de acordo com a lucratividade, ou seja, decidir sobre o melhor mix de produtos para fortalecer ou descartar as linhas fracas, etc.

(c) Determinar a tendência de vendas de cada produto, e

(d) Auxiliar no controle de tais custos, vinculando-os ao volume de vendas de cada produto.

(iv) por clientes:

Essa análise é útil para:

(a) Determinar o lucro líquido de cada tipo de cliente,

(b) Manter um equilíbrio razoável entre os diferentes tipos de clientes e a extensão do desconto permitido a cada tipo de cliente,

(c) Determinar o potencial do cliente para ajudar a unidade de vendas no futuro ou para saber o efeito da unidade de vendas já realizada, e

(d) Determinar a preferência do cliente em relação à qualidade e tipo de produtos.

(v) Por Canais de Vendas:

Tal análise pode ser feita para:

(a) Determinar os lucros de vários canais, por exemplo, atacado, varejo, etc., e

(b) Avaliar a viabilidade relativa de cada canal que, em última análise, ajuda na política de planejamento futuro.

(vi) pelo preço unitário:

Essa análise é feita para:

(a) Preparar um cronograma de demanda para cada produto,

(b) Determinar o preço de venda ótimo de cada produto, e

(c) maximizar o lucro discriminando o preço de venda em diferentes mercados ou para diferentes classes de clientes. Essa análise fornece informações sobre as tendências de preço, que em última análise é útil para formular políticas de preços.

(vii) Por períodos:

A comparação durante um período de tempo ajudará a :

a) Revelar tendências, movimentos periódicos ou cíclicos, características sazonais ou flutuantes e

(b) Auxiliar na formulação da política de vendas em longo prazo.

(viii) Por tamanho ou ordem:

Essa análise será útil para:

(a) comparar o custo de manuseio e transporte com o volume de vendas de vários tamanhos, e

(b) Decidir sobre o desconto comercial na quantidade para os vários tamanhos.

Relatórios de custos indiretos:

Nenhuma regra universal pode ser definida para relatórios de controle de custos indiretos, que serão aplicáveis ​​em todas as circunstâncias e para todos os tipos de organizações. As necessidades da organização determinarão a natureza dos relatórios a serem preparados e submetidos para o controle dos custos indiretos, o pré-formado e a freqüência da preparação de tais relatórios.

Nenhuma lista final para tais relatórios / declarações pode ser preparada, mas os seguintes são os relatórios importantes que podem ser usados ​​com a finalidade de exercer controle sobre os custos indiretos:

1. Relatório de Tempo Inativo:

Esse relatório é enviado diariamente ao supervisor para análise do tempo ocioso. O gerente de obras pode ter esse relatório semanalmente de acordo com as causas controláveis ​​e incontroláveis ​​e o custo do tempo ocioso. O principal objetivo deste relatório é localizar e controlar as causas e o custo do tempo ocioso.

2. Relatório de horas extras:

Este relatório também é submetido diariamente ao supervisor e semanal ao gerente de obras para ter uma análise de horas extras de acordo com as causas e custo das horas extras. O objetivo principal deste relatório é localizar as causas de horas extras e tomar medidas para minimizá-las.

3. Relatório de utilização da planta:

O relatório de utilização da usina mostra, em relação a cada usina ou máquina, a capacidade instalada, a capacidade normal, a capacidade utilizada e a capacidade ociosa, classificadas pelas razões de subutilização da capacidade. Este relatório é submetido semanalmente ao gerente e ao gerente de obras semanalmente para analisar a capacidade ociosa de acordo com as causas controláveis ​​e incontroláveis ​​e o custo da capacidade ociosa. Este relatório está preparado para localizar e controlar as causas da capacidade ociosa. A administração pode tomar medidas para utilizar a capacidade ociosa de uma maneira mais lucrativa para a preocupação.

4. Relatórios orçamentários departamentais:

Esses relatórios podem ser preparados separadamente para cada um dos departamentos de fábrica, administração, vendas e distribuição e pesquisa e desenvolvimento e submetidos mensalmente aos chefes de departamentos para comparar as despesas reais com as verbas orçamentadas. O objetivo desses relatórios é controlar as despesas analisando as despesas e tomar medidas corretivas por parte da administração para evitar a recorrência de tais variações.

5. Declarações Operacionais Departamentais:

Esses relatórios podem ser enviados à alta administração mensalmente para comparar os custos indiretos reais da fábrica com os custos padrão de cada departamento de produção e a análise dos desvios. O objetivo principal desse relatório é controlar os custos indiretos de fábrica.

6. Declaração de sobre ou subabsorção de despesas gerais:

Tal declaração é preparada para mostrar a quantidade real de despesas gerais incorridas e a quantidade de custos indiretos cobrados e a diferença sendo a sobre ou subabsorção de custos indiretos em relação a cada departamento. Uma coluna separada pode ser fornecida para uma taxa suplementar para alocar ou repartir as despesas indiretas sub ou sobre-absorvidas, caso contrário, a alta administração pode indicar a maneira pela qual a sobre ou subabsorção das despesas gerais pode ser dispensada.

7. Demonstração Comparativa de Lucros e Perdas:

Ele mostra a alocação de despesas gerais e administrativas no produto e o custo de venda e distribuição e o valor do lucro líquido de cada produto. Esta declaração facilita a comparação entre produtos que ganham maior porcentagem de lucro e aqueles que podem ganhar uma porcentagem menor de lucro. Isto pode facilitar a gestão no que diz respeito a tomar decisões sobre o aumento da produção de um produto e reduzir ou descartar a produção de outros produtos ou produtos.