Departamento de Compras e Compras Centralizadas

O controle de compras abrange o controle de todos os aspectos das compras. As compras são feitas pelo departamento de compras.

Departamento de compras:

O departamento de compras desempenha um papel muito importante em uma organização, porque a compra tem seu efeito sobre todos os fatores vitais relativos à fabricação, qualidade, custo, eficiência e pronta entrega de mercadorias aos clientes. Sua função é adquirir materiais, suprimentos, serviços, máquinas e ferramentas nos termos mais favoráveis, consistentes com a manutenção do padrão de qualidade desejado.

A compra é a função mais importante da gestão de materiais como o momento em que um pedido é feito para a compra de materiais, uma parte substancial das finanças da empresa é comprometida, o que afeta a posição do fluxo de caixa da empresa.

Assim, se o tamanho de uma preocupação comercial permitir, deve haver um departamento de compras separado e a responsabilidade pela compra de todos os tipos de materiais deve ser confiada a este departamento. O chefe desse departamento é geralmente conhecido como o Gerente de Compras ou o Gerente de Suprimentos ou o Comprador Principal.

A seguir estão os objetivos básicos por trás do estabelecimento de um departamento de compras separado:

1. Disponibilizar continuamente materiais para que possa haver fluxo ininterrupto de materiais para produção;

2. Fazer compras competitiva e sabiamente aos preços mais econômicos;

3. Fazer compras em quantidades razoáveis ​​para manter o investimento em materiais no mínimo;

4. Comprar a qualidade adequada dos materiais para ter o mínimo possível de desperdício de materiais e perda na produção;

5. Desenvolver um bom relacionamento com fornecedores que garanta os melhores termos de fornecimento de materiais;

6. Desenvolver fontes alternativas de fornecimento para que os materiais possam ser comprados dessas fontes alternativas se um determinado fornecedor não fornecer os materiais;

7. Adotar o método de compra mais vantajoso para assegurar a entrega suave de materiais dos fornecedores e evitar os riscos de quaisquer disputas ou perdas financeiras; e

8. Servir como um centro de informações sobre o conhecimento de materiais relativos a preços, fontes de fornecimento, especificações, modo de entrega, etc.

Resumindo, o objetivo básico da criação de um departamento de compras separado é garantir a disponibilidade contínua da qualidade dos materiais, evitar a interrupção da produção e a perda na produção e, ao mesmo tempo, reduzir o custo final do produto acabado.

Compras centralizadas :

O departamento de compras pode ser centralizado ou descentralizado. Departamento de compras centralizado significa que todas as funções de compra são encaminhadas através de um departamento. A compra deve ser centralizada, ou seja, todas as compras devem ser feitas pelo departamento de compras para evitar duplicação, sobreposição e aquisições não uniformes.

Todos os outros departamentos que exigem materiais, suprimentos, serviços, máquinas e ferramentas devem enviar recuos ou requisições de compra ao departamento de compras centralizado para fazer compras oportunas e adequadas.

Vantagens da Compra Centralizada:

1. Quando materiais são comprados, termos favoráveis, por exemplo, mais descontos comerciais ou economias no transporte podem ser obtidos porque a quantidade envolvida será grande.

2. O departamento de compras pode contar com funcionários altamente remunerados, especialistas na arte de comprar os materiais. Conhecimento especializado e habilidade dessas pessoas podem ser utilizados.

3. Melhor controle na compra é possível. Há chances de compras imprudentes quando várias pessoas estão autorizadas a fazer compras para suas necessidades.

4. Todos os registros referentes a compras são mantidos em um único local sob a supervisão do diretor de compras. Isso resulta em economia, tanto na compilação quanto na consulta de registros.

5. A compra centralizada ajuda a seguir políticas, práticas e procedimentos uniformes de compra.

6. Evita a duplicação de esforços e é útil para alcançar os padrões do produto.

7. A ligação com os departamentos de produção e serviços torna-se mais fácil com a compra centralizada, porque todos os departamentos devem abordar o departamento de compras para suas necessidades de materiais, suprimentos, serviços e ferramentas.

8. Resultados de compras centralizados em economia para um fornecedor, porque há apenas um agente de compras a ser tratado em vez de muitas pessoas em compras descentralizadas.

Desvantagens da Compra Centralizada:

1. A compra centralizada causará atrasos, pois as filiais em locais diferentes enviarão suas necessidades ao departamento de compras, e o departamento de compras examinará suas necessidades e fará o pedido para a compra de materiais.

2. No caso de compras centralizadas, as filiais em locais diferentes não podem aproveitar as compras localizadas.

3. Há chances de mal-entendidos entre a filial, que exige os materiais e o departamento de compras, com o resultado de que compras erradas de materiais podem ser feitas.

4. Isso levará a um alto custo inicial, porque um departamento de compras separado para a compra de materiais deve ser configurado.

Pode-se concluir que a preocupação de manufatura que opera com vários ramos ou fábricas em diferentes locais e fabrica diferentes produtos que requerem diferentes tipos de materiais, pode ter compras descentralizadas e diferentes fábricas podem atender suas necessidades fazendo compras em seus mercados locais. É vantajoso ter compras centralizadas se as filiais ou fábricas situadas em lugares diferentes precisarem dos mesmos tipos de materiais.