Estrutura da organização: papel, etapas para projetar e seus recursos

Estrutura Organizacional: Papel, Etapas para Projetar e Seus Recursos!

Papel da estrutura da organização:

Uma estrutura organizacional serve várias funções do negócio. Ele é projetado para servir motivos específicos. Também deve haver esforços para combinar a estrutura da organização com as necessidades em mudança. Uma boa estrutura não apenas facilita a comunicação, mas também traz eficiência em diferentes segmentos.

A estrutura fornece as seguintes funções:

1. Incentiva a eficiência:

O objetivo principal de uma estrutura organizacional é infundir eficiência em várias funções. Uma estrutura sistemática não deixará nada ao acaso e toda atividade é coordenada para realizar seu máximo. Os membros da organização tentam maximizar a saída de bens e serviços das entradas dadas. Há um esforço para se ter um esforço sistemático, racional e coordenado para controlar vários desperdícios e perdas. Vários modelos organizacionais são desenvolvidos para trazer eficiência nas operações.

2. Comunicação:

A comunicação é o problema número um de toda organização. Uma boa estrutura fornece um canal de comunicação adequado entre as pessoas que trabalham na organização. Um relacionamento de relatório é estabelecido e uma hierarquia de quem reporta a quem também é especificado em uma boa estrutura. Há necessidade de um processo de comunicação horizontal, vertical e lateral e isso é feito por uma estrutura bem planejada.

3. Uso Ótimo de Recursos:

A alocação adequada de recursos ajuda na sua utilização ideal também. A estrutura da organização dá lugar maior às atividades que são mais importantes para a realização dos objetivos organizacionais. As atividades são colocadas de acordo com sua importância na estrutura e as diretrizes apropriadas são dadas para a alocação de recursos. A alocação ótima de recursos é importante para o crescimento de um negócio.

4. Satisfação no Trabalho:

Uma boa estrutura organizacional fornece uma atribuição clara de deveres e responsabilidades a várias pessoas que trabalham no negócio. Os trabalhos são atribuídos de acordo com seu conhecimento, especialização e especialização. As pessoas têm a oportunidade de explicar seus trabalhos. Haverá satisfação no trabalho quando as pessoas estiverem livres para operar dentro dos limites prescritos.

5. Pensamento Criativo:

Em uma boa estrutura organizacional, existe a liberdade de planejar e executar o próprio trabalho. Permite que uma pessoa pense e desenvolva novas e melhores formas de trabalhar. A estrutura da organização tenta colocar as pessoas em lugares onde elas são mais adequadas. Muitas pessoas contribuíram para o desenvolvimento do pensamento gerencial por causa de sua criatividade em uma estrutura organizacional específica.

6. Facilita a gestão:

Há um número de pessoas trabalhando em um negócio. Seu trabalho terá que ser especificado e deveres serão atribuídos de acordo com os requisitos da organização. Uma boa estrutura ajudará a estabelecer relações entre pessoas que trabalham em posições diferentes. Uma estrutura organizacional é um mecanismo através do qual a gerência dirige, coordena e controla as atividades de várias pessoas.

Uma estrutura bem projetada ajudará o gerenciamento e a operação de um negócio. É assegurado que nenhuma atividade permanece sem supervisão e o trabalho é designado de acordo com a capacidade das pessoas que o realizam. Uma estrutura organizacional bem pensada é de grande ajuda para uma boa administração.

Projetando a estrutura da organização:

Uma estrutura organizacional deve satisfazer os requisitos do negócio. Deve garantir a utilização ideal da mão de obra e diferentes funções devem ser executadas adequadamente. Há necessidade de um relacionamento harmonioso entre pessoas em diferentes posições. Projetar uma estrutura é uma tarefa importante e deve ser realizada com cuidado.

As etapas a seguir são essenciais para projetar uma estrutura organizacional:

1. Identificando Atividades:

As atividades que devem ser realizadas para atingir os objetivos organizacionais devem ser identificadas. As funções a serem executadas para alcançar objetivos diferentes devem ser verificadas e as atividades relacionadas a essas funções devem ser identificadas. As principais atividades são classificadas em várias subatividades. Ao identificar atividades, deve-se ter em mente que nenhuma atividade escapou, não há duplicação de atividades e várias atividades são realizadas de forma coordenada.

2. Agrupamento de Atividades:

As atividades relacionadas e semelhantes são agrupadas para departamentos, divisões ou seções. A coordenação entre as atividades só pode ser alcançada através de um agrupamento adequado. As atividades agrupadas podem ser atribuídas a diferentes posições. A atribuição de atividades aos indivíduos cria autoridade e responsabilidade. A autoridade é delegada aos níveis inferiores de vários departamentos e a responsabilidade é fixa.

3. Delegação de autoridade:

Delegação é um processo administrativo de fazer as coisas pelos outros, dando-lhes responsabilidade. Quando posições diferentes são criadas na organização, o trabalho é atribuído a essas pessoas. Para realizar o trabalho, é necessário ter autoridade. A autoridade é delegada a pessoas diferentes de acordo com a atribuição de responsabilidade. Através do processo de delegação, autoridade, estrutura é criada na organização definindo quem irá interagir formalmente com quem.

Características de uma boa estrutura organizacional:

Uma boa estrutura organizacional deve atender a várias necessidades e requisitos da empresa.

A seguir estão os recursos de uma boa estrutura organizacional:

1. Linha clara de autoridade:

Deve haver uma linha clara de autoridade de cima para baixo. A delegação de autoridade deve ser passo a passo e de acordo com a natureza do trabalho designado. Todos na organização devem ser claros sobre seu trabalho e a autoridade delegada a ele. Na ausência dessa clareza, haverá confusão, fricção e conflito.

2. Delegação Adequada de Autoridade:

A delegação de autoridade deve ser proporcional à responsabilidade atribuída. Se a autoridade não for suficiente para obter a tarefa atribuída, o trabalho não será concluído. Às vezes, os gerentes atribuem o trabalho aos subordinados sem lhes dar a devida autoridade, mostra falta de decisão da parte deles. Uma autoridade inadequada criará problemas para os subordinados, porque eles podem não conseguir realizar a tarefa.

3. Níveis Menos Gerenciais:

Na medida do possível, níveis mínimos de gerenciamento podem ser criados. Mais o número desses níveis, mais os atrasos na comunicação. Levará mais tempo para transmitir as decisões de cima para baixo. Da mesma forma, as informações dos níveis mais baixos levarão muito tempo para chegar ao topo. O número de níveis gerenciais depende da natureza e da escala das operações. Nenhum número específico de níveis pode ser especificado para cada preocupação, mas esforços devem ser feitos para mantê-los no mínimo.

4. Medidor de Controle:

Extensão de controle refere-se ao número de pessoas que um gerente pode supervisionar diretamente. Uma pessoa deve supervisionar apenas o número de subordinados a quem pode manter contato diretamente. O número de pessoas a serem supervisionadas não pode ser fixado universalmente porque será influenciado pela natureza do trabalho. Esforços devem ser feitos para manter um grupo bem administrado sob um supervisor, caso contrário, haverá ineficiência e baixo desempenho.

5. Simples e Flexível:

A estrutura organizacional deve ser muito simples. Não deve haver níveis desnecessários de gerenciamento. Uma boa estrutura deve evitar ambiguidade e confusão. O sistema também deve ser flexível para ajustar de acordo com as necessidades de mudança. Pode haver uma expansão ou diversificação que requeira reclassificação de funções e responsabilidades. A estrutura da organização deve ser capaz de incorporar novas mudanças sem alterar os elementos básicos.