Notas sobre o Office: papel, importância e finalidade

Leia esta nota para aprender sobre o Office. Depois de ler esta nota, você aprenderá sobre: 1. Papel de um Escritório 2. Importância de um Escritório 3. Propósito 4. Importância do Office para Empresa de Negócios.

Papel de um escritório:

Um escritório tem três tipos de papéis para jogar:

(a) É exigido por uma organização para o cumprimento de seus objetivos. Aqui, um escritório desempenha um papel de subordinado. Está subordinado à organização porque a organização configura seu escritório. Este papel é necessário para fazer o trabalho de rotina,

(b) Um escritório também desempenha um papel complementar. Se não houver escritório, uma organização não pode funcionar. Uma fábrica sem escritório não pode realizar a produção. A fábrica deve ter um escritório, para manter seus registros do fornecimento de matérias-primas, dos salários pagos ao trabalho, do estoque, etc.

(c) O terceiro papel de um cargo é o de controlar. Para todo tipo de organização, diferentes tipos de controle são necessários. Por exemplo, controle de finanças, controle de produção, etc. Se não houver controle, os objetivos da organização não podem ser proposital e eficientemente alcançados. Este papel é necessário para fazer o trabalho administrativo. Nesse aspecto, a organização se torna subordinada ao escritório.

Importância de um escritório:

Como um escritório desempenha diferentes tipos de papel, ele desenvolve alguma importância para uma organização. Organização precisa de comunicação e do escritório, é o centro de comunicação. Portanto, o escritório é essencial para todas as organizações.

Uma organização precisa de gerenciamento efetivo para seu funcionamento e crescimento. Gestão significa fazer as coisas acontecerem e com os esforços de outras pessoas. A administração requer planejamento e tomada de decisões e as decisões devem ser executadas. O escritório é o lugar definido onde tais decisões são tomadas. É o escritório que fornece os dados e informações necessários com base nas quais as decisões devem ser tomadas.

Além disso, esses dados e informações devem ser registrados, as decisões devem ser registradas, as ações tomadas também devem ser registradas. Registros são necessários para referência, orientação e evidência. O escritório é o lugar onde os registros são preparados e preservados. Toda ação precisa de controle, caso contrário não há garantia de que a ação ocorrerá de acordo com o padrão ou plano.

O escritório é o centro de controle. De acordo com Leffingwell, “um escritório bem organizado possibilita que a administração planeje sua operação de maneira inteligente, efetue seu plano com segurança, acompanhe seu progresso atualmente, determine sua eficácia prontamente, avalie os resultados sem demora e coordene todos os esforços. as atividades do negócio ” .

Propósitos de um escritório:

A partir da observação acima pode-se perceber a importância do escritório, uma vez que cumpre os seguintes propósitos:

(a) É um lugar onde a administração pode preparar os planos de maneira inteligente,

(b) A administração pode tornar seus planos eficazes a partir do escritório,

(d) Através de várias formas de técnicas de controle realizadas no escritório com registros disponíveis, a eficácia do plano em ação pode ser verificada,

(e) Os resultados de tal ação são avaliados no escritório sem demora,

(f) As diferentes atividades são coordenadas a partir do escritório.

Na verdade, estas são as diferentes funções que são realizadas em um escritório. Todas as funções são essenciais para o gerenciamento bem-sucedido de uma organização. Significa a importância do cargo.

Importância do Office to Business Enterprises:

Um negócio tem que ser organizado e, portanto, um negócio é uma organização. Como organização, deve ter um escritório onde diferentes funções devem ser realizadas. Como para qualquer outra organização, o escritório tem grande importância para uma organização empresarial ou empresa. Importância do escritório para uma empresa tem algum significado especial. Negócios significa assumir riscos.

Existem quatro tipos de stakeholders ou tomadores de risco em um negócio. Eles são:

(a) Os acionistas (no caso de uma sociedade limitada) ou os proprietários que assumem risco monetário,

b) Os credores que também assumem risco monetário,

(d) Os clientes que gastam dinheiro para comprar os produtos ou serviços da empresa e podem sofrer se os produtos ou serviços não forem desse padrão conforme o esperado.

Todos esses tipos de partes interessadas precisam ser satisfeitos e o gerenciamento bem-sucedido de uma empresa é uma tarefa formidável. O gerenciamento precisa de um escritório bem organizado que mantenha comunicação contínua e registros confiáveis.

Os registros de negócios devem ser perfeitos, pois há várias obrigações para o governo. Dicksee observou corretamente: "O escritório é para uma empresa o que é a mola principal para o relógio" . Se a mola de um relógio se move, então o pinhão principal se move, seguido por outros. Esta observação justifica a importância do cargo de dois lados. É um centro de coordenação e é um centro de controle.

Com o passar do tempo, há uma tendência para aumentar a escala de operação e tamanho do negócio. Há tendência para a diversificação. Tudo isso leva a uma maior pressão no trabalho de escritório, quantitativa e qualitativamente.

Da mesma forma, com o passar do tempo, mais funções são adicionadas a um relógio. Com hora, data e dia também são indicados por um relógio. Mas a mola está controlando tudo, embora a carga seja aumentada. A analogia entre um escritório e a mola principal de um relógio é, portanto, muito apropriada.

Um escritório também é comparado com o cérebro do corpo humano. O cérebro é o centro nervoso e o centro controlador do corpo humano. Idéias florescem no cérebro, que são comunicadas através dos nervos e ações são causadas por puxar os músculos.

Um ataque cerebral deixa o corpo paralisado e pode ser fatal. Os nervos coordenam as sensações de diferentes partes do corpo humano. De longe ou do topo do corpo, o cérebro controla as partes mais remotas e as mais próximas. Da mesma forma, a partir de um escritório bem organizado, as diferentes atividades de uma organização, próximas ou distantes, podem ser controladas e coordenadas, e a comunicação pode ser mantida.